İhale Dokümanında "Tutanaklar" Belirsizse İptal Gerekir mi? Danıştay'dan Net Karar: "Esasa Etkili Değil"

Kamu ihalelerinde doküman hazırlık süreci, sözleşme aşamasında yaşanabilecek uyuşmazlıkları önlemek adına kritik bir öneme sahiptir. İstekliler, dokümandaki en ufak bir belirsizliği veya çelişkiyi, rekabeti veya teklif hazırlamayı engelleyici bir unsur olarak görerek şikayet konusu yapabilmektedir. Ancak bu belirsizliklerin hangilerinin "esasa etkili" olduğu, hangilerinin ise işin doğası gereği sözleşme aşamasına bırakılabileceği önemli bir hukuki ayrımdır. Danıştay 13. Dairesi'nin 31/01/2025 tarihli E:2025/16, K:2025/526 sayılı kararı, tam da bu noktada, sözleşme tasarısında tutulacak tutanakların ayrıntılı olarak sayılmamasının ihalenin iptalini gerektirmeyeceğine dair önemli bir içtihat ortaya koymaktadır. Bu tür karmaşık ihale, sözleşme ve hakediş sorunlarınızda, sürecin doğru yönetilmesi ve hak kayıplarının önlenmesi için Yaka Danışmanlık uzmanlığından destek almak, firmaların hukuki pozisyonlarını korumaları için kritik önem taşımaktadır.

Kararın İlgili Kısmı

"...her ne kadar Hizmet İşleri Genel Şartnamesi uyarınca tutulacak kayıtların Sözleşme Tasarısında belirtilmesi gerekmekte ise de, işin yürütülmesi sırasında ortaya çıkacak durumlara bağlı olarak değişiklik gösterebilecek olan kayıtların ve ihale dokümanında belirtilen edimlerin yerine getirilmesine ilişkin hangi tutanakların tutulacağının sayılmamasının esasa etkili bir aykırılık teşkil etmediği..."

Yüklenici Adayı: "Sözleşme Tasarısı Çelişkili ve Eksik"

Bir belediyenin "Temizlik Araçları ve İş Makinası Kiralanması İşi" ihalesinde, bir istekli "istekli olabilecek" sıfatıyla ihale dokümanına itirazen şikayette bulunmuştur. İddiası, Sözleşme Tasarısı'nın iki maddesi arasında çelişki olduğu ve tutulacak kayıtların net olarak düzenlenmediği yönündeydi.

  • Madde 19.1: "İşin yürütülmesine ilişkin kayıt ve tutanaklar İdare tarafından tutulacaktır."
  • Madde 20.2: "Süreklilik arz eden işlerde, Kontrol Teşkilatı ile Yüklenicinin... birlikte tutacakları kayıtlar, işin o dönem içerisinde yapılan kısmının teslimi anlamına gelir."

İstekli, bu iki maddenin kimin tutanak tutacağı konusunda çeliştiğini ve Hizmet İşleri Genel Şartnamesi (HİGŞ) gereği tutulması gereken tutanakların tasarıda ayrıntılı olarak sayılmamasının mevzuata aykırı olduğunu iddia etmiştir.

İdare Mahkemesi: "Belirsizlik İptal Sebebidir"

İlk Derece Mahkemesi, davacı firmayı haklı bulmuştur. Mahkeme, HİGŞ ve Tip Sözleşme hükümlerine göre kayıtların yüklenici ve kontrol teşkilatı tarafından birlikte tutulması gerektiğini, ancak Tasarı'nın 19.1 maddesinin bu konuda çelişki yarattığını belirtmiştir. Ayrıca, tutulacak kayıt ve tutanak türlerinin tasarıda açıkça düzenlenmemesinin sözleşmenin yürütülmesinde uyuşmazlığa neden olacağına hükmederek Kamu İhale Kurulu (KİK) kararını iptal etmiştir.

Danıştay'ın Yorumu: "Madde 19 ve 20 Çelişkili Değil, Birbirini Tamamlıyor"

Danıştay ise, KİK'in temyiz başvurusunu kabul ederek İdare Mahkemesi kararını bozmuştur. Danıştay, iki madde arasında bir çelişki olmadığına karar vermiştir:

  1. Madde 19.1: Bu maddenin, tutanakların kim tarafından tutulacağından ziyade, işin yürütülmesinde hangi kayıtların esas alınacağını (İdarenin belirlediği kayıtlar) düzenlediğini belirtmiştir.
  2. Madde 20.2: Bu maddenin ise, kayıtların tutulma usulünü (kontrol teşkilatı ve yüklenicinin birlikte tutması) ortaya koyduğunu ifade etmiştir.

Danıştay'a göre, bu iki madde çelişkili değil, birbirini tamamlayıcı niteliktedir.

Danıştay'ın Nihai Kararı: Tutanakların Tek Tek Sayılmaması 'Esasa Etkili' Bir Aykırılık Değildir

Danıştay, analizinin en kritik kısmında, şikayetin diğer boyutu olan "tutanakların tasarıda sayılmaması" konusuna değinmiştir. Yüksek Mahkeme, işin sözleşmeye uygun yapılıp yapılmadığının tespitine yönelik kayıtların, işin ifası sırasında yüklenici ve idare tarafından o anki duruma göre belirlenebileceğini vurgulamıştır.

Karara göre, hangi aşamada hangi tutanağın tutulacağı işin niteliğine göre değişiklik gösterebilir. Bu nedenle, HİGŞ'de genel esaslar belirtilmişken, bu kayıtların hepsinin ihale dokümanı aşamasında tek tek sayılmaması, "esasa etkili bir aykırılık" olarak değerlendirilemez.

Analizin Sonucu

Bu karar, ihale dokümanlarındaki "belirsizlik" iddialarına karşı idarelere önemli bir hukuki koruma sağlamaktadır:

  • İdareler İçin: Sözleşme tasarılarında, HİGŞ gibi üst mevzuata atıf yapmak ve genel prensipleri belirlemek yeterli olabilir. İşin yürütülmesi sırasında ortaya çıkacak durumlara göre tutulacak spesifik kayıtların (puantaj, vardiya defteri, arıza tutanağı vb.) tamamını ihale dokümanında listeleme zorunluluğu yoktur.
  • İstekliler İçin: Bir dokümanın "eksik" veya "belirsiz" olduğu iddiasıyla şikayette bulunurken, bu eksikliğin sadece bir detay eksikliği değil, aynı zamanda teklif verilmesini veya rekabeti doğrudan etkileyen "esasa etkili" bir aykırılık olduğunun ispatlanması gerekmektedir. Danıştay, her detayın dokümanda yer almamasının ihalenin iptali için yeterli bir sebep olmadığı yönünde net bir içtihat oluşturmuştur.