Kamu ihalelerinde idarelerin belirli bilgileri gizli tutma yükümlülüğü, rekabetin ve eşit muamelenin korunması açısından esastır. Özellikle yaklaşık maliyet ve isteklilerin teklifleri gibi bilgiler, ihale süreci sonuçlanana kadar gizli kalmalıdır. Ancak, idarenin aldığı kararların dayanaklarını açıklaması da saydamlık ilkesinin bir gereğidir. Bu iki ilke arasındaki denge, zaman zaman uyuşmazlıklara konu olabilmektedir. İhale süreçlerindeki bu tür hukuki incelikler, profesyonel bir yaklaşım gerektirir. Yaka Danışmanlık, ihale, sözleşme ve hakediş süreçlerinde mevzuatın doğru yorumlanması ve uygulanması konusunda hem idarelere hem de isteklilere rehberlik etmektedir. Kamu İhale Kurulunun 23.07.2025 tarihli ve 2025/UH.I-1544 sayılı kararı, fiyat dışı unsur gerekçe raporunun ihale dokümanı kapsamında paylaşılmasının gizlilik ilkesini ihlal edip etmediği konusuna açıklık getirmektedir.

İddia: Gerekçe Raporu Neden Dokümanda Yer Alıyor?

Bir belediye tarafından gerçekleştirilen kent temizliği için araç kiralama hizmeti alımı ihalesinde, başvuru sahibi, ihale dokümanları arasında "fiyat dışı unsur gerekçe raporu" adlı bir belgenin de bulunduğunu ve bu belgeye EKAP üzerinden tüm isteklilerin ulaşabildiğini tespit etmiştir. Başvuru sahibi, bu raporun ihale onay belgesinin ekinde yer alması gereken ve gizli kalması gereken bir belge olduğunu, ihale öncesinde isteklilerle paylaşılmasının 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'nun temel ilkelerinden olan gizlilik ilkesine aykırı olduğunu iddia etmiştir.

Kurulun Değerlendirmesi: Paylaşılan Bilginin Niteliği ve Etkisi

Kamu İhale Kurulu, değerlendirmesinde öncelikle ilgili mevzuat hükümlerine atıf yapmıştır. Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği'nin 61. maddesi, fiyat dışı unsurlara yönelik düzenlemeyi yapan birim tarafından gerekçeli bir açıklama belgesi (gerekçe raporu) hazırlanmasını ve bu belgenin "ihale onay belgesinin ekinde yer almasını" öngörmektedir. Başvuru sahibi, bu hükmü, raporun sadece idari bir belge olduğu ve gizli kalması gerektiği şeklinde yorumlamıştır.

Ancak Kurul, uyuşmazlığı sadece bu usul kuralı üzerinden değil, paylaşılan bilginin "niteliği ve rekabete etkisi" üzerinden değerlendirmiştir. Kurul, idare tarafından ihale dokümanı kapsamında yayımlanan gerekçe raporunun içeriğini incelemiştir. Yapılan incelemede, raporun;

  • Fiyat dışı unsur belirlenmesinin nedenlerini (örneğin, işin kalitesini artırmak, daha modern araçları teşvik etmek gibi) açıkladığını,
  • İdari Şartname'de zaten belirtilmiş olan teklif fiyatı puanlamasına ilişkin formül ve bilgilere yer verdiğini,
  • İçeriği itibarıyla herhangi bir istekliye avantaj sağlayacak veya diğer isteklileri dezavantajlı duruma düşürecek bir bilgi barındırmadığını,
  • En önemlisi, yaklaşık maliyet gibi Kanun gereği kesinlikle gizli tutulması gereken bilgileri ifşa etmediğini tespit etmiştir.

Bu tespitler ışığında Kurul, raporun ihale dokümanı kapsamında paylaşılmasının, rekabeti veya eşit muamele ilkesini zedeleyen bir yönü bulunmadığına karar vermiştir. Her ne kadar Yönetmelik, raporun ihale onay belgesi ekinde yer alacağını belirtse de, bunun dokümanla birlikte paylaşılmasını yasaklayan açık bir hüküm bulunmamaktadır. Paylaşılan bilginin niteliği itibarıyla sakıncalı olmaması nedeniyle, Kurul bu durumu mevzuata aykırılık olarak görmemiş ve başvuru sahibinin iddiasını yerinde bulmamıştır.

Analizin Sonucu ve Taraflar İçin Çıkarımlar

Bu karar, idari işlemlerin sadece şekli kurallara değil, aynı zamanda temel ihale ilkelerine olan etkileriyle de değerlendirildiğini göstermektedir.

İdareler için çıkarım, gizlilik ilkesinin mutlak bir şekilde korunması gereken bilgi türleri (yaklaşık maliyet, teklifler) ile idari kararların gerekçeleri gibi saydamlık kapsamında paylaşılabilecek bilgiler arasında bir ayrım yapmaları gerektiğidir. Fiyat dışı unsurların neden belirlendiğini açıklayan bir raporun paylaşılması, idarenin takdir yetkisini neye dayandırdığını göstererek süreci daha şeffaf hale getirebilir. Ancak idareler, bu tür belgeleri paylaşırken, içinde gizli kalması gereken hiçbir bilginin (özellikle yaklaşık maliyetle ilgili hesaplamalar veya ipuçları) bulunmadığından kesinlikle emin olmalıdır.

İstekliler açısından ise, bir usul hatası iddiasında bulunurken, bu hatanın sadece şekli bir aykırılık olmanın ötesinde, rekabeti nasıl olumsuz etkilediğini veya kendileri için nasıl bir hak kaybına yol açtığını somut delillerle ortaya koymaları önemlidir. Sadece bir belgenin "normalde olmaması gereken bir yerde olması" iddiası, eğer bu durumun rekabete olumsuz bir etkisi ispatlanamazsa, Kurul tarafından ihalenin seyrini değiştirecek bir aykırılık olarak kabul edilmeyebilir. Bu karar, ihale hukukunda "esasa etki" kavramının önemini bir kez daha vurgulamaktadır.