Elektronik ihale (e-ihale) sistemi, kamu alımlarında şeffaflığı artırmayı ve bürokrasiyi azaltmayı hedefler. Bu sistemde istekliler, birçok yeterlik belgesini fiziken sunmak yerine, Yeterlik Bilgileri Tablosu'nda beyan ederler. Ancak bu beyanların doğruluğunun teyit edilmesi süreci, idareler için belirli usul kurallarına bağlanmıştır ve bu kurallara uyulmaması, hukuki uyuşmazlıklara yol açabilmektedir. İhale süreçlerinin bu tür teknik detaylarında yapılacak bir hata, telafisi zor sonuçlar doğurabilir. Yaka Danışmanlık, e-ihale süreçlerindeki tecrübesiyle, ihale, sözleşme ve hakediş aşamalarında karşılaşılabilecek usul hatalarına karşı sizi korur. Kamu İhale Kurulunun 23.07.2025 tarihli ve 2025/UH.I-1558 sayılı kararı, idarenin tevsik edici belgeleri isteme usulündeki bir hatanın, isteklinin geçici teminatının gelir kaydedilmesi gibi ağır bir yaptırımı nasıl geçersiz kıldığını göstermesi açısından önemlidir.

Usule Aykırı Belge Talebi ve Sonucu: Gelir Kaydedilen Geçici Teminat

Bir bakanlığa bağlı genel müdürlük tarafından düzenlenen "Soğuk Zincir İzleme Sistemi Bakım, Onarım ve Geliştirme Hizmeti Alımı" ihalesinde, ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi olarak belirlenen bir anonim şirket, idarenin talebine rağmen Yeterlik Bilgileri Tablosu'nda beyan ettiği bilgileri tevsik eden belgeleri süresi içinde sunmamıştır. Bunun üzerine idare, isteklinin teklifini değerlendirme dışı bırakmış ve geçici teminatını gelir kaydetmiştir.

İstekli, Kuruma yaptığı itirazen şikayet başvurusunda, Yeterlik Bilgileri Tablosu'nda beyan ettiği tüm belgelerin karekod, teyit kodu gibi unsurlar taşıdığını ve EKAP veya diğer kamu kurumlarının internet siteleri üzerinden sorgulanarak teyit edilebilen belgeler olduğunu savunmuştur. Bu nedenle, idarenin bu belgeleri fiziken istemesinin hatalı olduğunu ve geçici teminatının gelir kaydedilmesi işleminin iptal edilmesi gerektiğini iddia etmiştir.

Kurulun İncelemesi: Belge İsteme Yazısının İçeriği ve Belge Niteliği

Kamu İhale Kurulu, uyuşmazlığı iki temel noktada incelemiştir: İdarenin belge isteme yazısının usule uygunluğu ve istenen belgelerin niteliği.

  1. Usule Aykırılık: Kurul, idarenin istekliye gönderdiği "Beyan edilen bilgileri tevsik eden belgelerin sunulması" konulu yazıyı incelediğinde, yazının mevzuatta öngörülen standart forma uygun olmadığını tespit etmiştir. Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği, bu tür taleplerde, "hangi belgelerin" sunulması gerektiğinin açıkça, belge ismi belirtilerek ve numaralandırılarak yazılmasını zorunlu kılmaktadır. Oysa idarenin gönderdiği yazı, "Vekaletname Bilgileri", "Ticaret Sicili Bilgileri", "İş Deneyim Belgesi" gibi genel başlıklar içeren, standart ve matbu bir metinden ibaretti. Bu durum, isteklinin tam olarak hangi belgeyi sunması gerektiği konusunda belirsizlik yaratmış ve talebi usulen sakatlamıştır.
  2. Belgelerin Niteliği: Kurul, daha da önemli bir tespitte bulunarak, başvuru sahibi isteklinin Yeterlik Bilgileri Tablosu'nda beyan ettiği belgelerin tamamının (vekaletname, ticaret sicil gazetesi, iş deneyim belgesi, bilanço, ciro vb.) zaten EKAP veya ilgili kurumların web siteleri üzerinden elektronik olarak sorgulanabilir ve teyit edilebilir belgeler olduğunu belirlemiştir. Mevzuata göre idareler, bu şekilde teyit edebildikleri belgeler için istekliden ayrıca fiziki bir sunum talep edemezler. Fiziki belge sunumu talebi, yalnızca bu yöntemlerle teyit edilemeyen belgeler için geçerlidir.

Bu iki tespiti birleştiren Kurul, idarenin hem usulen hatalı bir yazıyla hem de zaten elektronik olarak teyit edebileceği belgeleri isteyerek mevzuata aykırı davrandığına karar vermiştir. Sonuç olarak, isteklinin belge sunmamasının bir ihmal olarak kabul edilemeyeceğine ve bu gerekçeyle geçici teminatının gelir kaydedilmesi işleminin hukuka aykırı olduğuna hükmederek "düzeltici işlem" belirlenmesine karar vermiştir.

Analizin Sonucu ve Taraflar İçin Çıkarımlar

Bu karar, e-ihale süreçlerinde idarelerin ve isteklilerin uyması gereken kuralları netleştirmektedir.

İdareler için en önemli çıkarım, tevsik edici belge isteme sürecini titizlikle yürütme zorunluluğudur. Öncelikle, isteklinin beyan ettiği her bir belgenin EKAP veya diğer resmi kanallardan sorgulanıp sorgulanamadığını kontrol etmelidirler. Sorgulanabilen belgeler için asla fiziki sunum istenmemelidir. Sorgulanamayan belgeler için ise, standart forma uygun, hangi belgelerin istendiğini açık ve net bir şekilde listeleyen bir yazı ile talepte bulunulmalıdır. Aksi takdirde, usul hatası nedeniyle alınan yaptırım kararları Kurul tarafından iptal edilebilir.

İstekliler açısından ise bu karar, haklarını bilmenin ve idari işlemleri dikkatle takip etmenin önemini vurgulamaktadır. İdareden gelen bir belge talebinin, özellikle de geçici teminatın gelir kaydedilmesi gibi ağır bir yaptırım tehdidi içeriyorsa, hukuki uygunluğunu sorgulamak kritik bir adımdır. Beyan edilen belgelerin tamamı elektronik olarak teyit edilebilir nitelikteyse ve idareden usule aykırı bir talep gelirse, bu duruma süresi içinde itiraz etmek, hak kayıplarını önleyebilir.