EKAP'tan Teyit Edilebilen Belgeler İçin "Aslı Gibidir" Onayı Gerekir mi?

Elektronik ihale (e-ihale) süreçleri, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamında bürokrasiyi azaltmak ve teyit süreçlerini hızlandırmak için tasarlanmıştır. Bu sistemde, istekliler birçok yeterlik bilgisini Yeterlik Bilgileri Tablosu'nda beyan eder ve bu bilgilerin çoğu EKAP, MERSİS, SGK veya GİB gibi kamu veritabanları üzerinden elektronik olarak teyit edilir. Bu durum, "belgelerin sunuluş şekli" (örneğin belgenin aslı, noter onaylı sureti veya "aslı idarece görülmüştür" şerhi) ile ilgili kuralları temelden değiştirmiştir. Bu tür karmaşık ihale, sözleşme ve hakediş sorunlarınızda, sürecin doğru yönetilmesi ve hak kayıplarının önlenmesi için Yaka Danışmanlık uzmanlığından destek almak, e-ihale yeterlik kurallarının doğru yorumlanmasını ve teklifinizin usul hataları nedeniyle elenmesini engeller. Kamu İhale Kurulu'nun (KİK) 29.01.2025 tarihli ve 2025/UH.II-370 sayılı kararı, e-ihalelerde belge teyidinin nasıl yapılması gerektiğini net bir şekilde ortaya koymuştur.

Kararın İlgili Kısmı

"Ancak ihaleye katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin sunulan belgelerin veya bu belgelerde yer alan bilgilerin EKAP üzerinden veya kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden temin edilebilmesi veya bu bilgilerin teyidinin yapılabilmesi durumunda, bu belgeler için belgelerin sunuluş şekline ilişkin şartların aranmayacağı... Kamu ihale mevzuatı uyarınca elektronik ihalelerde... İdari Şartname'de ihaleye katılım ve yeterlik belgeleri arasında sayılan ve... istekliler tarafından yeterlik bilgileri tablolarında beyan edilen belgeler arasında, EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayan belge bulunmadığı, bu nedenle idare tarafından, belge sunulmasının talep edilmediği anlaşıldığından başvuru sahibinin bu konudaki iddiaları da yerinde görülmemiştir."

Olayın Arka Planı: E-İhale Yeterlik Belgelerine Kapsamlı İtiraz

Bir "Personel Servis Taşıma Hizmet Alımı" ihalesinde, ikinci en avantajlı teklif sahibi olduğunu iddia eden firma, ihaleyi kazanan Arzu Taşımacılık A.Ş. hakkında 6 temel iddiada bulunur. Bu iddialar arasında, firmanın ortaklık bilgilerinin güncel olmadığı, geçici teminatının geçersiz olduğu, bilanço ve ciro verilerinin yetersiz olduğu ve iş deneyim belgesi gibi belgelerin "suretinin sureti" olarak sunulduğu ve "aslı gibidir" onaylarının bulunmadığı gibi hususlar yer alır.

KİK'in E-İhale Kurallarına Dayanan Ret Gerekçeleri

KİK, başvuru sahibinin tüm iddialarını reddetmiştir. Kurul'un kararları, e-ihalelerde teyit sürecinin nasıl işlediğini netleştirmiştir:

  1. Ortaklık ve Yönetici Bilgileri (İddia 6): KİK, ihaleyi kazanan firmanın (Limited Şirket) ortaklık (%100 pay) ve müdür bilgilerinin MERSİS entegrasyonu ile EKAP'a aktarıldığını ve Yeterlik Bilgileri Tablosu'ndaki beyanlarla uyumlu olduğunu tespit etmiştir. Firmanın Ltd. Şti. olması nedeniyle A.Ş.'ler için zorunlu olan "pay defteri" yüklemesi gerekmediğini belirtmiştir.
  2. Geçici Teminat (İddia 2): Başvuru sahibi, teminatın geçerlilik tarihini (14.05.2025) sorgulamıştır. Ancak KİK, ihaleyi kazanan firmanın "geçici teminat mektubu" değil, "nakit teminat" (Tedavüldeki Türk Parası) yatırdığını tespit etmiştir. Nakit teminatta, teminat mektupları gibi bir "geçerlilik tarihi" bulunmadığından iddia reddedilmiştir.
  3. Bilanço ve Ciro (İddia 3): İhaleyi kazanan firmanın 2023 yılı bilanço oranları (cari oran, öz kaynak vb.) ve toplam cirosu Yeterlik Bilgileri Tablosu'nda beyan edilmiştir. KİK, bu bilgilerin EKAP üzerinden (GİB entegrasyonu ile) sorgulandığını, teyit edildiğini ve şartnamedeki asgari oranları (%25 ciro, 0,75 cari oran vb.) karşıladığını belirlemiştir.
  4. İş Deneyim Belgesi ve Sunuluş Şekli (İddia 4-5): Başvuru sahibi, iş deneyim belgesinin "aslı gibidir" onayı olmadan sunulduğunu iddia etmiştir. KİK, ihaleyi kazanan firmanın "EKAP'ta kayıtlı olan bir iş deneyim belgesi" (2023/84098) beyan ettiğini tespit etmiştir. KİK, Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği Md. 31(7) uyarınca, EKAP üzerinden elektronik olarak teyit edilebilen belgeler için "belgelerin sunuluş şekli" (asıl, noter onayı, aslı idarece görülmüştür şerhi) şartlarının aranmayacağını vurgulamıştır. Belge EKAP'tan sorgulanabildiği için idarenin fiziksel belge talep etmemesi de hukuka uygundur.

Analizin Sonucu

  • E-ihalelerde, Yeterlik Bilgileri Tablosu'nda beyan edilen bilgilerin teyidi esastır.
  • Eğer bir belge (iş deneyim belgesi, bilanço, ciro, ortaklık yapısı) EKAP, MERSİS, GİB, SGK gibi kamu veritabanları üzerinden elektronik olarak sorgulanıp teyit edilebiliyorsa, idarelerin bu belgeler için "aslını getir", "noter onayı getir" veya "aslı idarece görülmüştür şerhi" gibi fiziksel belge formatı şartları araması gerekmez ve bu yöndeki iddialar geçersizdir.
  • İsteklilerin, özellikle MERSİS ve EKAP'taki ortaklık, yönetici ve adres bilgilerinin ihale tarihinden önce güncel olmasını sağlamaları kritiktir.
  • Geçici teminat olarak "nakit teminat" (banka dekontu) sunulmuşsa, bu teminat için "geçerlilik tarihi" (teminat mektuplarındaki gibi) aranmaz.