Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP), kamu ihale süreçlerinin şeffaf, hızlı ve güvenli bir şekilde yürütülmesini sağlayan temel bir araçtır. Elektronik ihalelerde (e-ihale), isteklilerin yeterliklerine ilişkin birçok bilgi, fiziki belge sunulmasına gerek kalmaksızın EKAP üzerinden beyan edilir ve idarelerce teyit edilir. Bu sistemin sağlıklı işlemesi, isteklilerin EKAP'taki bilgilerini eksiksiz, doğru ve güncel tutma sorumluluğuna bağlıdır. İhale süreçlerindeki bu dijital dönüşüm, beraberinde yeni usul ve kurallar getirmiştir. Yaka Danışmanlık, bu dijital süreçlerde firmaların karşılaşabileceği ihale, sözleşme ve hakediş sorunlarına yönelik güncel mevzuat bilgisiyle profesyonel destek sağlamaktadır. Kamu İhale Kurulunun 02.07.2025 tarihli ve 2025/UM.I-1429 sayılı kararı, e-ihalelerde teklif vermeye yetkili kişilerin teyidinin nasıl yapılması gerektiğini ve EKAP kayıtlarının güncelliğinin önemini ortaya koyan bir örnektir.

İsteklinin Temsil Yetkisine İlişkin İddia

Kısmi teklife açık bir gıda alımı ihalesinin bir kısmında, ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olarak belirlenen bir anonim şirket hakkında, bir başka istekli tarafından itirazda bulunulmuştur. İtirazın temelinde, şirketin yönetim kurulunda ve temsile yetkili müdüründe değişiklik olmasına rağmen, bu değişikliğin EKAP'a bildirilmediği ve dolayısıyla e-teklifin, şirketi temsile yetkili olmayan bir kişi tarafından e-imza ile imzalandığı iddiası yer almaktadır. Şikayetçi, bu durumun teklifin geçersiz sayılması için yeterli bir sebep olduğunu savunmuştur.

Kurulun EKAP ve Ticaret Sicili Kayıtları Üzerinden Yaptığı İnceleme

Kamu İhale Kurulu, uyuşmazlığı çözmek için e-ihale mevzuatının temel prensiplerini dikkate alarak bir inceleme yapmıştır. İlgili mevzuat uyarınca, e-ihalelerde tüzel kişi isteklilerin yönetimindeki görevlilere ve temsil yetkisine ilişkin bilgiler, idare tarafından doğrudan EKAP üzerinden alınır. İsteklilerin, bu bilgileri güncel tutma zorunluluğu vardır ve EKAP'taki bilgiler ile ticaret sicili kayıtları arasında bir çelişki olması halinde, kamusal niteliği daha güçlü olan ticaret sicili kayıtları esas alınır.

Kurul, şikayete konu olan isteklinin (AGS Gıda Sanayi ve Ticaret A.Ş. - anonimleştirilmiştir) yeterlik bilgileri tablosunda beyan ettiği yönetici bilgilerini incelemiştir. İstekli, "Yöneticilere Ait Bilgiler" kısmında, Hamit Akgül'ün (anonimleştirilmiştir) yönetim kurulu üyesi ve şirketi münferiden temsile yetkili olduğunu beyan etmiştir. Bu bilginin doğruluğu, MERNİS entegrasyonu ve Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi kayıtları üzerinden teyit edilmiştir. Nitekim, 09 Aralık 2024 tarihli Ticaret Sicil Gazetesi'nde, adı geçen kişinin şirketi temsile yetkili olarak atandığı tescil ve ilan edilmiştir.

İnceleme sonucunda, e-teklifin altında e-imzası bulunan kişinin, hem isteklinin EKAP'ta beyan ettiği hem de ticaret sicili kayıtlarında resmi olarak temsile yetkili olduğu görülen kişiyle aynı olduğu tespit edilmiştir. Dolayısıyla, şikayetçinin "teklifin yetkisiz kişi tarafından imzalandığı" ve "EKAP kayıtlarının güncel olmadığı" yönündeki iddiasının maddi bir temeli bulunmadığı anlaşılmıştır. İstekli, temsilci değişikliğini ticaret siciline tescil ettirmiş ve ihalede bu güncel ve yetkili temsilcisi aracılığıyla teklif vermiştir.

Analizin Sonucu ve Taraflar İçin Çıkarımlar

Bu karar, e-ihalelerde temsil yetkisinin teyidi ve EKAP kayıtlarının rolü hakkında önemli dersler içermektedir.

İdareler için: E-ihalelerde bir isteklinin temsil yetkisini değerlendirirken, temel referans noktaları isteklinin yeterlik bilgileri tablosundaki beyanı ve bu beyanın EKAP entegrasyonları (MERSİS, Ticaret Sicili vb.) üzerinden doğrulanmasıdır. Bir başka isteklinin soyut iddiası yerine, resmi kayıtlar üzerinden somut bir inceleme yapılması esastır. Eğer EKAP üzerinden yapılan sorgulamada beyan edilen temsilcinin yetkili olduğu görülüyorsa, teklifin geçerli kabul edilmesi gerekir.

İstekliler için: EKAP'taki bilgilerini güncel tutmak, yasal bir zorunluluk ve ihalelere sorunsuz katılımın ön koşuludur. Özellikle yönetim, ortaklık yapısı ve temsil yetkisi gibi kritik bilgilerde bir değişiklik olduğunda, bu değişikliğin öncelikle ticaret siciline tescil ettirilmesi ve ardından derhal EKAP'a kaydedilmesi hayati önem taşır. Bu karar, bilgilerini güncel tutan bir isteklinin, haksız iddialara karşı nasıl korunduğunu göstermektedir. E-teklifin, yalnızca EKAP'ta tanımlı ve ticaret sicilinde yetkili olarak görünen kişiler tarafından e-imza ile imzalanması, teklifin geçerliliği için mutlak bir şarttır.

Sonuç olarak Kurul, şikayete konu isteklinin teklifinin, ticaret sicili kayıtlarına uygun olarak yetkilendirilmiş bir temsilci tarafından imzalandığını tespit ederek, itirazen şikayet başvurusunu reddetmiştir. Karar, e-ihale sisteminin güvenilirliğinin ve resmi kayıtların esas alınması ilkesinin önemini bir kez daha teyit etmiştir.