Kamu ihale süreçlerinin temelini, tüm potansiyel isteklilerin aynı ve doğru bilgilere sahip olarak tekliflerini hazırlamalarını sağlayan şeffaf ve tutarlı bir ihale dokümanı oluşturur. İhale İlanı, bu dokümanın vitrini olup, içerdiği bilgilerin dokümanın diğer bölümleriyle tam bir uyum içinde olması, hukuki belirlilik ve eşit muamele ilkelerinin bir gereğidir. İdarelerin ihale sürecinde yaptığı değişikliklerin tüm dokümanlara ve ilana doğru bir şekilde yansıtılması, sağlıklı bir rekabet ortamı için elzemdir. Yaka Danışmanlık, bu tür usuli ancak sonucu doğrudan etkileyen ihale, sözleşme ve hakediş konularında firmalara rehberlik ederek, olası hak kayıplarının önüne geçmektedir. Kamu İhale Kurulunun 09.07.2025 tarihli ve 2025/UH.I-1462 sayılı kararı, ihale ilanı ile doküman arasındaki bir çelişkinin ihalenin iptaline nasıl yol açtığını gösteren net bir örnektir.

Zeyilname ile Gelen Uyumsuzluk

Bir sağlık müdürlüğü, 24 ay süreli laboratuvar hizmet alımı için ihaleye çıkmıştır. İhalenin EKAP'ta yayımlanan ilanında, "işe başlama tarihi" olarak "Sözleşmenin imzalandığı tarihten itibaren 30 gün içinde işe başlanacaktır" ifadesine yer verilmiştir. Ancak idare, ihale tarihinden önce bir zeyilname düzenlemiştir. Bu zeyilname ile Sözleşme Tasarısı ve Teknik Şartname'de yer alan işe başlama süresi, "sözleşme tarihinden itibaren en geç 45 (kırkbeş) gün" olarak değiştirilmiştir.

İdare bu değişikliği zeyilname ile duyurmuş, fakat 4734 sayılı Kanun'un 26. maddesi uyarınca bir "düzeltme ilanı" yayımlamamıştır. Sonuç olarak, ihale dokümanının iki önemli parçası olan Sözleşme Tasarısı ve Teknik Şartname'de işe başlama süresi 45 gün olarak belirtilirken, ihalenin kamuya duyurulan en temel belgesi olan İhale İlanı'nda bu süre hala 30 gün olarak görünmeye devam etmiştir. Bu durum, doküman içinde ve ilan ile doküman arasında bariz bir çelişki yaratmıştır.

Kurulun Değerlendirmesi: Teklif Hazırlığını Etkileyen Esaslı Hata

Kamu İhale Kurulu, bu durumu değerlendirirken, işe başlama tarihinin tekliflerin hazırlanmasını doğrudan etkileyen esaslı bir unsur olduğuna dikkat çekmiştir. İşe başlama süresi; personelin, ekipmanın, sarf malzemelerinin temini ve lojistik planlamaların yapılabilmesi için kritik bir veridir. Sürenin 30 gün olması ile 45 gün olması arasında, bir isteklinin maliyet hesaplamaları ve iş planı açısından önemli farklar bulunmaktadır. Daha uzun bir hazırlık süresi, bazı maliyetlerin düşürülmesine veya daha uygun koşullarda tedarik sağlanmasına imkan tanıyabilir.

4734 sayılı Kanun, ihale ilanında bulunması zorunlu hususlar arasında "işe başlama ve işi bitirme tarihini" açıkça saymaktadır. Kanun'un 26. ve 55. maddeleri, ilanda yer alan ve tekliflerin hazırlanmasını etkileyebilecek bu tür esaslı bir unsurda değişiklik yapılması halinde, sürecin bir düzeltme ilanı ile yürütülmesi gerektiğini amirdir. İdare, zeyilname yapmakla yetinmiş, ancak bu değişikliği ilana yansıtarak tüm potansiyel isteklilerin doğru bilgiye ulaşmasını sağlamamıştır.

Kurul, İhale İlanı ile ihale dokümanının diğer bölümleri arasındaki bu çelişkinin, isteklileri yanıltabileceğini, tekliflerin sağlıklı bir şekilde hazırlanmasını engelleyeceğini ve rekabet ile eşit muamele ilkelerini zedeleyeceğini tespit etmiştir. Bu tür bir aykırılığın, teklifler alındıktan sonra düzeltici işlemle giderilmesi mümkün değildir. Çünkü bazı istekliler tekliflerini 30 günlük süreye göre, bazıları ise zeyilnameyi dikkate alarak 45 günlük süreye göre hazırlamış olabilir. Bu durum, tekliflerin aynı koşullar altında hazırlanmadığı anlamına gelir. Bu nedenle Kurul, ihalenin iptal edilmesi gerektiğine karar vermiştir.

Analizin Sonucu ve Taraflar İçin Çıkarımlar

Bu karar, ihale dokümanı hazırlama ve değiştirme süreçlerindeki usul kurallarının ne kadar önemli olduğunu bir kez daha göstermektedir.

İdareler için: İhale dokümanında yapılan herhangi bir değişikliğin, dokümanın tüm ilgili bölümlerine (ilan, idari şartname, sözleşme tasarısı, teknik şartname vb.) tutarlı bir şekilde yansıtıldığından emin olmalıdırlar. Özellikle ilanda yer alan ve kanunen belirtilmesi zorunlu olan esaslı bir unsurda (işin adı, miktarı, işe başlama tarihi vb.) değişiklik yapılıyorsa, zeyilname düzenlemenin yanı sıra mutlaka süresi içinde bir düzeltme ilanı yayımlamaları gerekmektedir. Aksi takdirde, ihale süreci temelden sakatlanmış olur ve ihalenin iptali kaçınılmaz hale gelir.

İstekliler için: İhale dokümanını bir bütün olarak dikkatle incelemeli ve dokümanın farklı bölümleri arasında çelişkiler olup olmadığını kontrol etmelidirler. İlan ile şartname arasında veya şartnamenin kendi maddeleri arasında bir uyumsuzluk fark ettiklerinde, bu durumu ihale tarihinden önce idareye şikayet yoluyla bildirerek düzeltilmesini talep etmelidirler. Bu proaktif yaklaşım, hem kendilerinin hem de diğer isteklilerin sağlıklı bir zeminde teklif hazırlamasına olanak tanır ve ileride yaşanabilecek hukuki belirsizlikleri ortadan kaldırır.