Kamu ihalelerinde yeterlik kriterlerinin belgelendirilmesi, katı usul kurallarına tabidir. Özellikle, mühendis veya mimar ortağın mezuniyet belgesinin iş deneyimi olarak kullanılması gibi özel durumlarda, mevzuatın aradığı şartların tam ve eksiksiz olarak yerine getirilmesi, teklifin geçerliliği için hayati önem taşır. Bu süreçlerde sunulması gereken belgelerin, Kamu İhale Kurumu tarafından belirlenen standart formlara uygun olması, sürecin şeffaf ve standart bir şekilde işlemesini sağlar. Yaka Danışmanlık, ihale, sözleşme ve hakediş süreçlerinde karşılaşılan bu tür teknik belge gereklilikleri ve usul hataları konusunda firmalara profesyonel danışmanlık hizmeti sunarak, olası hak kayıplarının önüne geçmektedir. Kamu İhale Kurulunun 16.07.2025 tarihli ve 2025/UY.II-1494 sayılı kararı, standart forma uygun olmayan bir ortaklık durum belgesinin neden bilgi tamamlattırma kapsamında değerlendirilemeyeceğini ve teklifin reddine yol açtığını net bir şekilde ortaya koymaktadır.

Sunulan Belge ve İdarenin Kararı

Bir üniversitenin mekanik işleri yapım ihalesinde, bir istekli firma, iş deneyimi yeterliğini karşılamak için makine mühendisi olan ve şirketin %100 hissedarı olan ortağının mezuniyet belgesini kullanmıştır. Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği uyarınca, bu durumda isteklinin, mezuniyet belgesi sahibi ortağın "ihale ilan tarihinden geriye doğru son beş yıldır kesintisiz olarak şirket hisselerinin en az %51'ine sahip olduğunu" gösteren bir belge sunması zorunludur. Kamu İhale Genel Tebliği ise bu belgenin, KİK tarafından yayımlanan (KİK031.3/Y) nolu standart forma uygun olarak düzenlenmesi gerektiğini amirdir.

Ancak istekli, yeterlik bilgileri tablosunda bu standart form yerine, ilgili ticaret odasından alınmış "Firma Ortakları Belgesi" başlıklı bir belge sunmuştur. Bu belgede, ortağın adı, sermaye tutarı ve şirkete giriş tarihi gibi bilgiler yer almakla birlikte, mevzuatın aradığı en kritik bilgi olan "son beş yıldır kesintisiz olarak %51 veya daha fazla hisseye sahip olduğu" ifadesi bulunmamaktadır. İdare, bu belgenin standart forma ve aranan içeriğe uygun olmadığı gerekçesiyle isteklinin teklifini değerlendirme dışı bırakmıştır.

Bilgi Eksikliği mi, Belge Eksikliği mi?

İstekli, itirazen şikayet başvurusunda, sunulan belgedeki eksikliğin "teklifin esasını değiştirmeyen bir bilgi eksikliği" olduğunu ve 4734 sayılı Kanun'un 37. maddesi uyarınca idare tarafından tamamlattırılması gerektiğini savunmuştur.

Ancak Kamu İhale Kurulu, bu görüşe katılmamıştır. Kurul, bir belgedeki bilgi eksikliğinin tamamlatılabilmesi için, öncelikle sunulan belgenin kendisinin geçerli olması ve aranan "asli unsurları" taşıması gerektiğini vurgulamıştır. Ortaklık durum belgesinin asli unsuru, ortağın belirli bir süre boyunca (somut olayda 5 yıl) ve belirli bir oranda (somut olayda %51) kesintisiz ortaklığını teyit etmesidir. İsteklinin sunduğu ticaret odası belgesi, bu asli bilgiyi içermemektedir. Belge, sadece ortağın şirkete giriş tarihini göstermekte, ancak o tarihten ihale tarihine kadar geçen sürede ortaklık oranının kesintisiz olarak korunduğuna dair bir beyan veya teyit sunmamaktadır.

Bu nedenle Kurul, durumu "belgede bilgi eksikliği" olarak değil, "aranan şartları tevsik eden bir belgenin sunulmaması" olarak değerlendirmiştir. Teklifin esasını oluşturan bir yeterlik kriterinin kanıtlanamaması, sonradan tamamlatılabilecek bir durum değildir. Bilgi tamamlattırma mekanizması, sunulmuş ve esasen geçerli bir belgedeki küçük, tali nitelikteki eksiklikler için işletilebilir. Ancak bir yeterlik şartının ispatı için gereken temel beyanı içermeyen bir belge, "yok" hükmündedir ve bu durumun sonradan giderilmesi, diğer istekliler aleyhine bir durum yaratacağından, rekabet ve eşit muamele ilkelerine aykırıdır. Sonuç olarak Kurul, idarenin kararını yerinde bularak itirazen şikayet başvurusunu reddetmiştir.

Analizin Sonucu ve Taraflar İçin Çıkarımlar

Bu karar, yeterlik belgelerinin hazırlanmasında standart formların ve içeriğin önemini bir kez daha ortaya koymaktadır.

İdareler için: Bilgi tamamlattırma yetkisini kullanırken dikkatli olmalıdırlar. Teklifin esasını oluşturan ve bir yeterlik şartının varlığını veya yokluğunu doğrudan belirleyen asli bilgilerin eksikliği durumunda, bu yetkiyi kullanamazlar. İdareler, "belge eksikliği" ile "belgedeki tali bilgi eksikliği" arasındaki ayrımı net bir şekilde yapmalı ve Kanun'un 37. maddesini, yeterlik şartlarını sağlamayan bir istekliyi sonradan "yeterli" hale getirecek şekilde yorumlamaktan kaçınmalıdır.

İstekliler için: İhale dokümanında istenen belgeleri, özellikle de KİK tarafından formatı belirlenmiş standart formları, büyük bir titizlikle hazırlamalıdırlar. Ortaklık durum belgesi gibi kritik belgeler için, ticaret odasından alınan genel bir belge yerine, mevzuatın gerektirdiği tüm beyanları içeren, ilgili standart forma uygun ve yetkili kişilerce (SMMM, YMM veya ticaret sicil müdürlüğü) düzenlenmiş bir belge temin etmelidirler. "Nasıl olsa sonra tamamlatırım" düşüncesi, teklifin esasını etkileyen bu tür eksikliklerde geçerli değildir ve ihalenin kaybedilmesine yol açabilir.