Yeterlik Kriterlerinde "İhale Tarihi" Esası

Kamu ihalelerinde isteklilerin yeterliğini tevsik etmek amacıyla sundukları belgelerin, "ihale tarihi" itibarıyla geçerli ve eksiksiz olması temel bir kuraldır. Bu kural, tüm isteklilerin ihaleye aynı şartlarda katıldığını ve yeterlik koşullarını teklif verdikleri anda sağladıklarını güvence altına alır. Mevzuat, teklifin esasını değiştirmemek kaydıyla bazı "bilgi eksikliklerinin" sonradan tamamlatılmasına imkân tanırken, bu esnekliğin sınırları net bir şekilde çizilmiştir. İhale anında var olmayan veya geçerli olmayan bir yeterlik belgesinin, sonradan temin edilerek sunulması, bir bilgi eksikliğinin giderilmesi değil, yeterlik şartının ihale tarihinden sonra sağlanması anlamına gelir ve bu durum genellikle kabul edilemez.

Yasal Zemin: Kapasite Raporunun Geçerlilik Koşulu

Uyuşmazlığın hukuki temelini, Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin "Makine, teçhizat ve diğer ekipmana ilişkin belgeler ve kapasite raporu" başlıklı 41'inci maddesi oluşturmaktadır. Maddenin 5. fıkrası, "Sunulacak kapasite raporunun ihale veya son başvuru tarihi itibarıyla geçerli olması zorunludur" şeklinde amir bir hüküm içermektedir. Bu hüküm, yoruma yer bırakmayacak şekilde, kapasite raporunun geçerliliğinin değerlendirileceği anı "ihale tarihi" olarak sabitlemektedir.

Buna karşılık, aynı Yönetmeliğin 56. maddesi, teklifin esasını değiştirmeyecek nitelikteki bilgi eksikliklerinin idare tarafından belirlenen sürede tamamlatılabileceğini düzenler. Ancak bu madde, ihale tarihi itibarıyla yeterlik şartını sağlamayan bir isteklinin, bu şartı sonradan yerine getirmesine olanak tanımaz.

Uyuşmazlığın Gelişimi ve Kurulun Değerlendirmesi

Kamu İhale Kurulunun 27.08.2025 tarihli ve 2025/UH.I-1832 sayılı kararına konu olan olayda, bir gençlik kampı organizasyonu hizmet alımı ihalesinde, isteklilerden işin yapılacağı ilçede belirli bir kapasiteye sahip mutfakları olduğunu gösteren bir kapasite raporu sunmaları istenmiştir.

Başvuru sahibi istekli, yeterlik bilgileri tablosuna ilgili Ticaret Odası tarafından düzenlenmiş ve TOBB tarafından onaylanmış bir kapasite raporunu yüklemiştir. Ancak idare, yaptığı incelemede, belgedeki adresin Muş'un Malazgirt ilçesine ait olmasına rağmen, SGK işyeri sicil numarasının Bitlis iline ait olduğunu tespit etmiştir. Bu tutarsızlık üzerine idare, belgeyi düzenleyen Ticaret Odası'ndan durumu teyit etmesini istemiştir. Gelen cevabi yazılarda, SGK sicil numarasının sisteme "sehven" yanlış girildiği, bu nedenle ilk belgenin iptal edilerek, doğru SGK sicil numarasıyla yeni bir kapasite raporunun ihale tarihinden (28.07.2025) sonraki bir tarihte (31.07.2025) düzenlendiği belirtilmiştir. İdare, bu durumu gerekçe göstererek, isteklinin ihale tarihi itibarıyla geçerli bir kapasite raporu sunmadığı sonucuna varmış ve teklifi değerlendirme dışı bırakmıştır.

İstekli Kurula yaptığı itirazda, hatanın kendisinden değil, belgeyi düzenleyen kurumdan kaynaklandığını ve durumun "bilgi eksikliğinin tamamlatılması" çerçevesinde değerlendirilmesi gerektiğini savunmuştur.

Kurul, yaptığı değerlendirmede şu sonuca varmıştır:

  • Yönetmelik uyarınca kapasite raporunun ihale tarihi itibarıyla geçerli olması esastır.
  • İsteklinin ihale anında sunduğu belge, sonradan yetkili merciler tarafından "hatalı" olduğu için iptal edilmiştir. Dolayısıyla, ihale tarihi itibarıyla sunulan belge hukuken geçersizdir.
  • Doğru bilgilerle düzenlenen yeni kapasite raporunun tarihi, ihale tarihinden sonradır. Bu yeni belge, ihale anında var olmayan bir yeterlik durumunu sonradan yaratmaktadır.
  • Bu durum, mevcut bir belgedeki basit bir bilgi eksikliğinin (örneğin bir tarihin veya sayının eksik yazılması gibi) tamamlatılması değildir. Bu, yeterlik şartının kendisinin ihale tarihinden sonra sağlanması anlamına gelmektedir ki bu, teklifin esasını değiştiren bir durumdur.

Bu gerekçelerle Kurul, idarenin, isteklinin teklifini değerlendirme dışı bırakma kararının mevzuata uygun olduğuna hükmederek başvuruyu reddetmiştir.

Analizin Sonucu ve Taraflar İçin Çıkarımlar

Bu karar, yeterlik belgelerinin sunulması ve değerlendirilmesinde zamanlama ve geçerliliğin önemini vurgulamaktadır.

İdareler Açısından: İdareler, bilgi tamamlama yetkisini kullanırken, talebin teklifin esasını değiştirip değiştirmediği ayrımını dikkatle yapmalıdır. İhale tarihi itibarıyla sağlanması zorunlu olan bir yeterlik belgesinin bu tarihte mevcut olmaması veya geçersiz olması durumunda, sonradan sunulan geçerli bir belgeyi kabul etmek, diğer istekliler aleyhine eşit muamele ilkesinin ihlali anlamına gelecektir.

İstekliler Açısından: İstekliler, ihaleye sunacakları tüm yeterlik belgelerinin doğruluğunu ve güncelliğini ihale tarihinden önce titizlikle kontrol etme sorumluluğu taşımaktadır. Belgeyi düzenleyen kurum tarafından yapılmış olsa dahi, bir hata içeren belgenin sorumluluğu nihai olarak ihaleye katılan istekliye aittir. Bu nedenle, belgeleri temin ettikten sonra tüm bilgilerin (adres, sicil numarası, tarihler, kapasite bilgileri vb.) ihale dokümanındaki şartlara ve gerçek duruma uygunluğunu teyit etmek, olası bir değerlendirme dışı bırakılma riskini önlemek için kritik bir adımdır.