Kamu ihalelerinde idarelerin, ihtiyaçlarını karşılarken temel ilkelerden olan rekabeti ve eşit muameleyi sağlaması esastır. Bu kapsamda, ihale dokümanında belirlenen teknik ve idari şartların, ihtiyacın gerektirdiği makul düzeyde olması ve potansiyel isteklilerin ihaleye katılımını gereksiz yere kısıtlamaması gerekir. Özellikle yeterlik kriteri olarak belirlenmeyen ancak sözleşme aşamasında istenen belgelerle ilgili şartların dahi bu ilkelere uygun olması zorunludur. İhale, sözleşme ve hakediş süreçlerinde karşılaşılan bu tür sorunlar, ihalenin iptaline kadar varan sonuçlar doğurabilir. Yaka Danışmanlık, ihale dokümanlarının hazırlanması ve incelenmesi aşamasında bu tür riskleri ortadan kaldırmak için idarelere ve isteklilere danışmanlık hizmeti sunmaktadır. Kamu İhale Kurulunun 18.06.2025 tarihli ve 2025/UH.I-1338 sayılı kararı, sözleşme aşamasına yönelik bir düzenlemenin dahi rekabeti nasıl engelleyebileceğini ve ihalenin iptaline nasıl yol açabileceğini gösteren çarpıcı bir örnektir.

İdarenin Mutfağında Yapılan İhalelerde Kapasite Raporu Sınırı

Kamu İhale Genel Tebliği'nin 73. maddesi, yemek hizmeti alımı ihalelerinde istenecek kapasite raporlarına ilişkin net kurallar koymaktadır. Buna göre, eğer yemek üretimi idarenin kendi mutfağında yapılacaksa, istekliden istenebilecek kapasite raporuna ilişkin günlük üretim miktarı, "idarenin günlük yemek ihtiyacının yarısını (1/2) geçemez." Bu kuralın amacı, ihalenin esasen idarenin tesislerinde yürütüleceği gerçeğinden hareketle, isteklilerden kendi mutfakları için aşırı yüksek bir kapasite talep ederek ihaleye katılımı daraltmanın önüne geçmektir. Kapasite raporu bu tür ihalelerde, genellikle idarenin mutfağının kullanılamaz hale geldiği acil durumlar için bir güvence mekanizması olarak düşünülür.

İdarece Belirlenen Kapasite Miktarının Rekabete Etkisi

İncelemeye konu olan "Malzeme Dahil Yemeğin Pişirilmesi, Dağıtılması ve Sonrası Hizmetleri" ihalesinde, yemek üretiminin idareye ait mutfakta yapılacağı belirtilmiştir. İhale dokümanı incelendiğinde, toplam 300.160 adet yemeğin 249 iş gününde verileceği, bu da günlük ortalama 1.205 adet yemeğe tekabül ettiği anlaşılmaktadır.

Tebliğ'deki kurala göre, idarenin bu ihalede isteyebileceği maksimum kapasite raporu miktarı, günlük ihtiyacın yarısı olan yaklaşık 603 adet/gün olmalıydı. Ancak idare, İdari Şartname'nin 48.2'nci maddesinde, yangın, su basması, teknik arıza gibi olağandışı durumlarda kullanılmak üzere, yüklenicinin "günlük en az 3.000 öğün normal yemek üretebildiğine dair kapasite raporuna sahip" bir mutfağı olmasını şart koşmuştur. Bu şart, yasal sınırın yaklaşık beş katıdır.

Kurul, bu düzenlemenin açıkça mevzuata aykırı olduğuna hükmetmiştir. İstenen 3.000 öğün/gün kapasitesi, sadece ihtiyacın çok üzerinde olmakla kalmayıp, aynı zamanda piyasada bu kapasiteye sahip firma sayısını sınırlayarak rekabeti önemli ölçüde daraltan bir nitelik taşımaktadır.

Yeterlik Kriteri Olmasa da Sözleşme Şartlarının Mevzuata Uygunluğu

İdarenin savunması, bu belgelerin bir yeterlik kriteri olarak teklif aşamasında istenmediği, sözleşme imzalandıktan sonra yer teslimine kadar sunulmasının talep edildiği yönünde olabilirdi. Ancak Kurul, bu yaklaşımı kabul etmemiştir. Bir şartın, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında değil de sözleşmenin yürütülmesi aşamasında istenmesi, o şartın kamu ihale mevzuatının temel ilkelerine (rekabet, eşit muamele, ölçülülük) aykırı olmasını meşru kılmaz.

Kurul, kararında, yeterlik kriteri olarak belirlenmeyen ve sözleşme aşamasına ilişkin yapılan düzenlemelerin de mevzuata uygun olması gerektiğini vurgulamıştır. Yeterlik kriteri olması durumunda rekabeti artırmak amacıyla konulan sınırlamaların, idareler tarafından sözleşme aşaması için daha ağır koşullar getirilerek dolanılması kabul edilemez. Bu durum, sağlıklı bir rekabet ortamının oluşmasını en başından engeller. Sonuç olarak Kurul, mevzuata aykırılığın düzeltici işlemle giderilemeyecek nitelikte olduğuna karar vererek ihalenin iptaline hükmetmiştir.

Analizin Sonucu ve Taraflar İçin Çıkarımlar

Bu karar, kamu ihale süreçlerinin bütüncül bir yaklaşımla ele alınması gerektiğini göstermektedir.

İdareler açısından: İhtiyaçlarını belirlerken ve teknik şartnameleri hazırlarken, sadece yeterlik kriterlerine değil, sözleşmenin yürütülmesine ilişkin şartlara da azami özen göstermelidirler. Kamu İhale Genel Tebliği gibi düzenleyici metinlerde yer alan sınırlamalara harfiyen uymak zorundadırlar. Özellikle, bir güvence mekanizması olarak düşünülen şartların dahi, ihtiyacın gerçek boyutuyla orantılı ve ölçülü olması, rekabeti kısıtlayıcı bir etki yaratmaması gerekmektedir.

İstekliler açısından: İhale dokümanını incelerken sadece teklif aşamasında sunulacak belgelere değil, sözleşme aşamasında ve işin yürütümü sırasında kendilerinden talep edilecek şartlara da dikkat etmelidirler. Mevzuata aykırı, rekabeti daraltıcı veya aşırı ağır bir şart tespit ettiklerinde, bunun sözleşme aşamasında istenecek olması, itiraz haklarını ortadan kaldırmaz. İhale öncesinde şikayet yoluna başvurarak bu tür aykırılıkların giderilmesini talep etmek, hem kendi haklarını korumak hem de adil bir rekabet ortamı yaratmak adına önemlidir.