Aşırı düşük tekliflerin sorgulanması, kamu ihalelerinde rekabetin korunması ile kamu kaynağının verimli kullanılması arasındaki hassas dengeyi sağlayan en önemli mekanizmalardan biridir. İdareler, teklif bedelinin işin maliyetini karşılayıp karşılayamayacağını denetlerken, istekliler de tekliflerinin gerçekçi ve uygulanabilir olduğunu kanıtlamak zorundadır. Bu kanıtlama süreci, Kamu İhale Genel Tebliği tarafından belirlenen katı usul ve şekil kurallarına tabidir. İhale, sözleşme ve hakediş süreçlerinde bu tür teknik detayların doğru bir şekilde yönetilmesi, ihalenin kaderini belirleyebilir. Bu noktada Yaka Danışmanlık, aşırı düşük teklif açıklamaları gibi karmaşık süreçlerde firmalara uzman desteği sunarak hak kayıplarını önlemektedir. Kamu İhale Kurulunun 18.06.2025 tarihli ve 2025/UM.I-1346 sayılı kararı, bu usul kurallarından birine uyulmamasının sonuçlarını net bir şekilde ortaya koymaktadır.

Aşırı Düşük Teklif Açıklamalarında Yöntem ve Dayanak İlişkisi

Kamu İhale Genel Tebliği'nin 79. maddesi, isteklilerin aşırı düşük tekliflerini açıklarken kullanabilecekleri yöntemleri detaylı olarak sıralar. Bu yöntemlerden biri de "Üçüncü Kişilerden Alınan Fiyat Teklifleri"dir. Bu yöntemin kullanılabilmesi için, fiyat teklifini veren üçüncü kişinin, kendi maliyet veya satışlarına dayanarak bu teklifi oluşturduğunu bir meslek mensubuna (Serbest Muhasebeci Mali Müşavir veya Yeminli Mali Müşavir) onaylatması gerekir. Bu onaylama, "Maliyet Tespit Tutanağı" veya "Satış Tutarı Tespit Tutanağı" ile yapılır.

Tebliğ'e göre, bu tutanaklar fiyat teklifinin "dayanağı" olarak düzenlenir ve aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında idareye sunulur. Bu kural, iki belgenin birbirinden ayrılamaz bir bütün olduğunu ifade eder: Fiyat teklifi ana belgedir, maliyet tespit tutanağı ise o fiyatın nasıl oluşturulduğunu gösteren destekleyici ve teyit edici dayanak belgesidir.

Maliyet Tespit Tutanağının Tek Başına Yeterli Olmaması

İncelenen kararda, ihalenin birinci kısmında en düşük teklifi veren ve idarece açıklaması uygun bulunan istekli, açıklama kapsamında sadece bir "Maliyet Tespit Tutanağı" (Ek-O.5) sunmuştur. Sunulan bu tutanak, önemli teklif bileşenleri olarak belirlenen gıda ürünlerine (yufka, un, peynir vb.) ilişkin bilgileri içermektedir. Ancak istekli, bu maliyet tutanağına dayanarak kendisine bir fiyat teklifi sunan üçüncü kişiye ait herhangi bir fiyat teklifi belgesini açıklamasına eklememiştir.

İhale üzerinde bırakılmayan ikinci en avantajlı teklif sahibi (başvuru sahibi), bu durumun mevzuata aykırı olduğunu iddia etmiştir. Kamu İhale Kurulu da yaptığı incelemede bu iddiayı haklı bulmuştur. Kurul, maliyet tespit tutanağının tek başına bir açıklama yöntemi olmadığını, sadece üçüncü kişiden alınan bir fiyat teklifinin dayanağı olarak kullanılabileceğini vurgulamıştır. Dolayısıyla, asıl belge olan fiyat teklifi sunulmadan, sadece dayanak belgesi olan maliyet tespit tutanağının sunulması, açıklamanın usulüne uygun yapılmadığı anlamına gelmektedir.

Kurulun Şekil Şartlarına Bağlılığı ve Düzeltici İşlem Kararı

Kurul, bu tespiti yaptıktan sonra, ihale üzerinde bırakılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklamasının mevzuata uygun olmadığına ve teklifinin reddedilmesi gerektiğine karar vermiştir. Bu karar sonucunda, idarenin mevcut ihale komisyonu kararını iptal ederek, açıklaması uygun bulunmayan isteklinin teklifini reddetmesi ve değerlendirmeye sıradaki geçerli teklif ile devam etmesi yönünde "düzeltici işlem" belirlenmiştir.

Bu karar, Kurulun aşırı düşük teklif açıklamalarında Tebliğ'de belirtilen şekil şartlarına ne kadar sıkı bir şekilde bağlı kaldığını göstermektedir. Açıklamanın içeriği ne kadar mantıklı veya gerçekçi olursa olsun, sunumun usule uygun olmaması, teklifin reddi için yeterli bir sebep olarak kabul edilmektedir.

Analizin Sonucu ve Taraflar İçin Çıkarımlar

Bu karar, aşırı düşük teklif açıklaması hazırlayan istekliler ve bu açıklamaları değerlendiren idareler için önemli bir rehber niteliğindedir.

İstekliler açısından: Aşırı düşük teklif açıklaması hazırlarken seçilen yöntemin tüm gerekliliklerini eksiksiz olarak yerine getirmek hayati önemdedir. Üçüncü kişi fiyat teklifi yöntemi kullanılıyorsa, hem fiyat teklifinin kendisinin hem de bu teklifin dayanağı olan ve meslek mensubu tarafından onaylanmış maliyet/satış tutarı tespit tutanağının birlikte sunulması zorunludur. Birinin eksikliği, diğerini geçersiz kılacaktır.

İdareler açısından: İdarelerin, aşırı düşük teklif açıklamalarını değerlendirirken sadece sunulan rakamların makuliyetini değil, aynı zamanda sunumun Tebliğ'de öngörülen usul ve şekil kurallarına uygunluğunu da titizlikle kontrol etmesi gerekmektedir. Usule aykırı bir açıklamayı kabul etmek, ihalenin sonradan iptaline veya düzeltici işlem kararına yol açarak süreci uzatabilir ve idareyi zor durumda bırakabilir.

Sonuç olarak, bu karar, aşırı düşük teklif açıklama sürecinin sadece bir maliyet analizi olmadığını, aynı zamanda katı kurallara bağlanmış hukuki bir prosedür olduğunu ve bu prosedüre uyulmamasının doğrudan teklifin reddi sonucunu doğurduğunu açıkça göstermektedir.