Kamu ihalelerinde aşırı düşük teklif açıklamalarının bel kemiğini, maliyetleri tevsik etmek için sunulan belgelerin usulüne uygunluğu oluşturur. Kamu İhale Genel Tebliği, bu belgelerin nasıl düzenleneceğine dair detaylı standart formlar ve kurallar belirlemiştir. Özellikle üçüncü kişilerden alınan fiyat tekliflerine dayanak oluşturan "Satış Tutarı Tespit Tutanağı" (Ek-O.6), içeriğindeki her bir bilginin eksiksiz ve doğru doldurulması gereken kritik bir belgedir. Bu tutanakta yer alan yasal defter tasdik bilgileri, belgenin gerçeğe uygunluğunu ve denetlenebilirliğini sağlayan en önemli unsurlardan biridir. Bu bilgilerin eksik olması, tutanağı ve dolayısıyla dayandığı fiyat teklifini geçersiz kılabilir. İhale süreçlerinde bu tür teknik belge hazırlama ve kontrol işlemlerinde hata yapmamak için Yaka Danışmanlık gibi uzman firmalardan destek almak, olası hak kayıplarının önüne geçmektedir. Kamu İhale Kurulunun 13.08.2025 tarihli ve 2025/UH.II-1732 sayılı kararı, bu şekil şartlarından birinin ihlal edilmesinin sonuçlarını net bir şekilde ortaya koymaktadır.

Açıklamadaki Kritik Eksiklik: Defter Tasdik Bilgileri

Karara konu olan kilometre bazlı otobüs ve minibüs kiralama ihalesinde, ihale üzerinde bırakılan istekli, aşırı düşük teklif açıklamasında araç maliyetlerini tevsik etmek amacıyla, üçüncü kişilerden aldığı kiralama fiyat tekliflerini ve bu tekliflere dayanak teşkil eden Satış Tutarı Tespit Tutanaklarını sunmuştur.

Başvuru sahibi, bu açıklamaların birçok yönden hatalı olduğunu iddia etmiştir. Kamu İhale Kurulu, iddiaların tamamını incelemiş ve diğer iddiaları yerinde bulmamakla birlikte, 1. Grup (minibüs) araçların kiralama giderini tevsik etmek için sunulan belgelerde esasa etkili bir hukuka aykırılık tespit etmiştir.

Tespit edilen temel sorun, 1. Grup araçlar için sunulan fiyat teklifine dayanak teşkil eden Satış Tutarı Tespit Tutanağı'nın 3 numaralı "Mükellefin tespit yapılan üç aylık süreye ait yasal defter tasdik bilgileri" başlıklı kısmının tamamen boş bırakılmış olmasıdır. Bu bölümde, tutanağı düzenleyen mükellefin (yani fiyat teklifini veren firmanın) yevmiye/işletme defteri ve envanter defterinin hangi makam tarafından, hangi tarih ve numara ile tasdik edildiği bilgilerinin yer alması zorunludur.

Kurulun Değerlendirmesi: Şekil Şartı Belgenin Güvenilirliği İçin Esastır

Kurul, bu eksikliğin, belgenin geçerliliğini ortadan kaldıran temel bir usul hatası olduğuna karar vermiştir. Kurul'un bu değerlendirmesinin arkasındaki mantık şudur:

  • Denetlenebilirlik ve Güvenilirlik: Satış Tutarı Tespit Tutanağı'nın amacı, fiyat teklifinde belirtilen bedelin, teklifi veren firmanın gerçek ticari faaliyetlerine ve yasal kayıtlarına dayandığını göstermektir. Defter tasdik bilgileri, bu tutanağın doğruluğunun ve gerçeğe uygunluğunun denetlenebilmesi için birincil referans noktasıdır. Bu bilgiler olmadan, tutanakta beyan edilen satışların yasal defterlere uygun olup olmadığını teyit etmek imkânsız hale gelir.
  • Standart Formun Amacı: Kamu İhale Genel Tebliği ekinde yer alan standart formlar, asgari olarak içermesi gereken bilgileri tanımlar. Bu formattaki bir bölümün tamamen boş bırakılması, belgenin standart forma uygun düzenlenmediği anlamına gelir.
  • Sonuç: Defter tasdik bilgileri eksik olan bir Satış Tutarı Tespit Tutanağı, hukuken geçersizdir. Bu geçersiz tutanağa dayanılarak verilen bir fiyat teklifi de, tevsik edici niteliğini kaybeder. Dolayısıyla, isteklinin 1. Grup araçların kiralama maliyetine ilişkin açıklaması temelsiz kalmıştır.

Bu gerekçelerle Kurul, ihale üzerinde bırakılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklamasının, 1. Grup araç kiralama maliyeti yönünden mevzuata uygun olmadığına ve bu nedenle teklifinin bir bütün olarak reddedilmesi gerektiğine hükmetmiştir.

Analizin Sonucu ve Taraflar İçin Çıkarımlar

  • İdareler Açısından: İdareler, aşırı düşük teklif açıklamalarında sunulan maliyet/satış tutarı tespit tutanaklarını incelerken, sadece fiyat ve miktar uyumuna değil, defter tasdik bilgileri gibi tüm şekli unsurların eksiksiz doldurulup doldurulmadığını da titizlikle kontrol etmelidir. Bu tür temel bir eksiklik, açıklamanın reddi için yeterli bir gerekçedir.
  • İstekliler Açısından: Aşırı düşük teklif açıklaması hazırlarken, üçüncü kişilerden fiyat teklifi alınıyorsa, bu tekliflere dayanak olacak tutanakların standart formlara harfiyen uygun ve eksiksiz doldurulduğundan emin olunmalıdır. Fiyat teklifini veren firmadan, yasal defterlerinin tasdik bilgilerini (noter, tarih, yevmiye no vb.) eksiksiz bir şekilde tutanağa yazdırması istenmelidir. Bu kararın gösterdiği gibi, basit gibi görünen bir şekil eksikliği, tüm açıklamanın geçersiz sayılmasına neden olabilir.

Sonuç olarak Kurul, usulüne uygun düzenlenmemiş bir tutanağa dayanan açıklamanın kabul edilemeyeceğine karar vererek, ihale üzerinde bırakılan isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması yönünde düzeltici işlem belirlenmesine oybirliğiyle karar vermiştir.