KİK'ten Emsal Karar: Aşırı Düşük Açıklamadaki 'Kritik Hata' İhaleyi Nasıl Çevirdi?

Hizmet alımı ihalelerinde, özellikle personel taşıma gibi maliyet bileşenleri net olan işlerde, aşırı düşük teklif açıklamalarının usulüne uygun ve mevzuata tam uyumlu olması hayati önem taşımaktadır. En küçük bir usul hatası veya yanlış hesaplama, teklifin doğrudan reddedilmesine yol açabilir. Bu analiz, Kamu İhale Kurulu'nun 26.02.2025 tarihli ve 2025/UH.II-634 sayılı kararını inceleyerek, maliyet tevsikinde kullanılan belgelerin ve akaryakıt gibi kritik giderlerin hesaplanmasındaki hataların sonuçlarını ortaya koymaktadır. Bu tür karmaşık ihale, sözleşme ve hakediş sorunlarınızda, sürecin doğru yönetilmesi ve hak kayıplarının önlenmesi için Yaka Danışmanlık uzmanlığından destek almak, teklifinizin geçerliliği için belirleyici olabilir.

Kararın İlgili Kısmı

"…anılan istekli tarafından akaryakıt giderinin tevsikine ilişkin sunulan açıklamada öngörülen akaryakıt fiyatının… Rapordaki motorin KDV hariç fiyatının %90'ının altında olduğu, ayrıca ihale konusu iş kapsamında kullanılacak… aracın kat edeceği toplam mesafenin eksik hesaplanarak akaryakıt maliyetinin hatalı tespit edildiği anlaşıldığından; başvuru sahibinin iddiasının yerinde olduğu sonucuna varılmıştır."

Hizmet Alımı İhalesi: Kazanan İsteklinin Teklifinin 'Aşırı Düşük' Bulunması

Bir kamu idaresi tarafından gerçekleştirilen "Çevre Temizlik Personeli Servis Hizmeti Alımı" ihalesinde, ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi firma, ihale üzerinde bırakılan (kazanan) isteklinin aşırı düşük teklif açıklamasının geçersiz olduğu iddiasıyla itirazen şikayette bulunmuştur. Şikayetçi, kazanan isteklinin sunduğu açıklamanın 6 farklı noktada (araç amortismanı, kiralama bedelleri, bakım gideri, akaryakıt gideri, sigorta ve lastik maliyetleri) mevzuata aykırı olduğunu öne sürmüştür.

KİK'in Maliyet Tespiti İncelemesi: Hangi Maliyetler Hatalı Bulundu?

KİK, şikayetçinin iddialarını tek tek incelemiş ve önemli bir kısmını yerinde bulmuştur.

  1. Araç Kiralama/Amortisman Maliyeti (1. İddia): Kurul, kazanan isteklinin araç kiralama giderini tevsik etmek için sunduğu satış tutarı tespit tutanağının (Kamu İhale Genel Tebliği Md. 79.2.4'e göre) usulsüz olduğuna karar verdi. Tutanak, ihalenin ilan tarihinden önceki üç ay veya ondan önceki üç aya ait bilgileri içermesi gerekirken, farklı dönemlere ait faturalar (Ağustos ve Eylül) baz alınarak düzenlenmişti. Bu durum, belgenin doğrudan geçersiz sayılması için yeterli bulundu.
  2. Araç Bakım Gideri (2. İddia): Benzer şekilde, araçların periyodik bakım giderleri için sunulan fiyat teklifi ve dayanağı olan satış tutarı tespit tutanağı da aynı usulsüzlük (yanlış dönemlerin esas alınması) nedeniyle geçersiz sayıldı.
  3. Akaryakıt Gideri (3. İddia): Kurul, bu iddiayı iki açıdan yerinde buldu. Birincisi, isteklinin akaryakıt maliyeti için öngördüğü birim fiyat, EPDK tarafından yayımlanan ve Tebliğ'de referans kabul edilen rapordaki KDV hariç fiyatın %90'ının altında kalıyordu. İkincisi, istekli, araçlardan birinin (29+1 kişilik otobüs) toplam kat edeceği mesafeyi Teknik Şartname'ye göre eksik hesaplamıştı (732 sefer yerine 104 sefer olarak). Bu iki hata, akaryakıt maliyetinin hatalı tespit edildiği sonucunu doğurdu.

Reddedilen İddialar: İdarenin 'Önemli Bileşen' Sorumluluğu

KİK, şikayetçinin tüm iddialarını kabul etmemiştir. Örneğin, sigorta giderlerine (4. İddia) ilişkin açıklama mevzuata uygun bulunmuştur.

Daha da önemlisi, lastik giderlerine (5. İddia) ilişkin şikayet, idare tarafından aşırı düşük teklif sorgulaması yapılırken lastik giderinin "açıklanması istenen önemli teklif bileşenleri" arasında sayılmadığı gerekçesiyle reddedilmiştir. Yani, idare bir maliyet kalemini açıkça sorgulama konusu yapmadıysa, isteklinin de bu kalemi açıklama zorunluluğu bulunmamaktadır.

Analizin Sonucu

Bu KİK kararı, hem idareler hem de istekliler için kritik dersler içermektedir:

  • İdareler için: Aşırı düşük teklif sorgulamasında "önemli teklif bileşenleri" listesi dikkatle hazırlanmalıdır. Bu listeye dahil edilmeyen bir maliyet kalemi (örneğin lastik gideri) üzerinden daha sonra teklif reddi yapılamaz.
  • İstekliler için (Açıklama Sunarken):
    1. Satış Tutarı Tespit Tutanakları: Bu belgelerin dayandığı faturaların tarihleri, Kamu İhale Genel Tebliği'nde belirtilen 'ilan ayından önceki 3 ay' veya 'ondan önceki 3 ay' kuralına harfiyen uymalıdır. Farklı dönemlerin birleştirilmesi teklifi geçersiz kılar.
    2. Akaryakıt Maliyeti: Fiyat, mutlaka EPDK referans fiyatının %90'ı veya üzerinde olmalıdır. Ayrıca, Teknik Şartname'deki mesafeler (km, sefer sayısı) üzerinden yapılacak en küçük bir hesap hatası, tüm açıklamayı geçersiz kılabilir.
  • Sonuç: KİK, birden fazla temel maliyet kaleminde usulsüzlük ve hata tespit ettiğinden, düzeltici işlem belirlenmesine karar vermiştir. Bu karar, ihale üzerinde bırakılan isteklinin teklifinin reddedilmesi ve değerlendirmeye ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif (şikayetçi firmanın teklifi) ile devam edilmesi anlamına gelmektedir.