KİK'in "İhale Komisyonu Eksiksiz Toplanır" Yorumu: Üyenin Geç Katılması İhaleyi Geçersiz Kılar mı?

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'nun 6. maddesi, "İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır" hükmünü amirdir. Bu ilke, ihalelerin şeffaflığı ve kolektif karar alma süreci için temel bir güvencedir. Ancak, elektronik ihalelerin (e-ihale) yaygınlaşmasıyla birlikte bu kuralın nasıl yorumlanacağı tartışma konusu olmuştur. Kamu İhale Kurulu'nun 05.03.2025 tarihli ve 2025/UH.II-647 sayılı kararı, bir komisyon üyesinin ilk oturuma birkaç dakika geç katılmasının ihalenin kaderini nasıl etkileyeceğini netleştiren önemli bir içtihattır. Bu tür karmaşık ihale, sözleşme ve hakediş sorunlarınızda, sürecin doğru yönetilmesi ve hak kayıplarının önlenmesi için Yaka Danışmanlık uzmanlığından destek almak, usuli hatalara karşı haklarınızı korumanıza yardımcı olur.

Kararın İlgili Kısmı

"…bahsi geçen tutanaklarda tekliflerin açılma saati konusunda iki farklı bilginin yer aldığı görülmekle birlikte, bu durumdan, başvuru sahibinin iddiasında bahsettiği ihale komisyon üyesi B.K.nın ihale komisyonunca yapılan işlemlere katılmadığı ve ihale komisyonunun eksik toplandığı sonucunun çıkarılamayacağı, ilk oturumda yapılan işlemlere ilişkin olarak düzenlenen "E-Teklif Açma ve Belge Kontrol Tutanağı"... bahsi geçen üyenin ihale komisyonu işlemlerine katıldığının anlaşılabildiği..."

Olayın Arka Planı: "Üye 15 Dakika Geç Geldi" İddiası

Bir idarenin düzenlediği "4 Kısım Personel Taşıma Servis Kiralama" ihalesine teklif veren bir firma, itirazen şikayet başvurusunda bulunmuştur. Şikayetçi firmanın temel iddiası, ihale komisyonunun 4734 sayılı Kanun'a aykırı olarak toplanmasıdır. İddiaya göre, ihale saati 10:00 olmasına rağmen bir komisyon üyesi oturuma 15-20 dakika geç katılmış, bu sırada komisyon eksik üye ile teklifleri açmaya başlamıştır. Şikayetçi, bu durumun hem kamera kayıtları hem de idarenin şikayete verdiği cevapta (tekliflerin 10:17'de açıldığını beyan etmesi) ile sabit olduğunu ve ihalenin iptal edilmesi gerektiğini savunmuştur.

İdarenin Savunması ve KİK'in Tutanak İncelemesi

İdare şikayete verdiği cevapta, ilgili komisyon üyesinin (B.K.) katılımının beklendiğini, komisyonun eksiksiz toplandığını ve e-teklif zarflarının saat 10:17'de açıldığını belirtmiştir.

KİK yaptığı incelemede, elektronik ihale sistem (EKAP) kayıtlarını ve ihale işlem dosyasındaki ıslak imzalı tutanakları karşılaştırmıştır:

  1. EKAP Kayıtları: EKAP'tan indirilen "E-teklif Açma ve Belge Kontrol Tutanağı"nda tekliflerin açılma saati 10:00 olarak görünmekteydi ve tüm üyelerin adı yer almaktaydı.
  2. İmzalı Tutanak: İdarede bulunan ıslak imzalı ihale komisyonu kararında (23.01.2025 tarihli) ise tekliflerin açıldığı tarih ve saat 16.01.2025, saat 10:17 olarak belirtilmişti.

KİK, bu iki belge arasında (10:00 vs 10:17) bir zaman farkı olduğunu kabul etmekle birlikte, bu durumun şikayetçinin iddiasını (komisyonun eksik toplandığı) kanıtlamadığını belirtmiştir. Kurul, e-ihalelerde tekliflerin aynı günün mesai saatleri içerisinde açılmasının yeterli olduğunu ve tüm tutanaklarda (hem 10:00 görünen hem 10:17 görünen) iddia konusu üyenin imzasının ve isminin bulunduğunu vurgulamıştır.

KİK'in "Eksiksiz Toplanma" Kuralını E-İhale Kapsamında Yorumu

Kurul, şikayetçinin iddiasını "ihalenin esasını etkileyecek nitelikte bir mevzuata aykırılık" olarak görmemiştir. Gerekçesi şu şekildedir:

  • Tutanakların Bağlayıcılığı: Düzenlenen tüm açılış ve değerlendirme tutanaklarında (E-Teklif Açma ve Belge Kontrol Tutanağı, İsteklilerce Teklif Edilen Fiyatlara İlişkin Tutanak) ilgili üyenin adı ve/veya imzası bulunmaktadır. Bu durum, üyenin komisyon işlemlerine katıldığını resmi olarak göstermektedir.
  • E-İhale Prosedürü: Elektronik ihalelerde, teklifler EKAP üzerinden ihale komisyonu tarafından aynı günün mesai saatleri içerisinde açılır. İlan edilen saatin 10:00 olması, ancak tekliflerin fiilen 10:17'de açılmış olması, bu "mesai saati" kuralını ihlal etmez.
  • Esasa Etki: Komisyonun, tüm üyelerin katılımını bekleyerek oturuma 17 dakika geç başlamış olması, Kanun'un "eksiksiz toplanma" ilkesinin lafzına değil, ruhuna uygun bir davranış olarak görülmüştür. Asıl aykırılık, bir üye eksik iken işlem yapılması olurdu ki, tutanaklar böyle bir durumun yaşanmadığını göstermektedir.

Analizin Sonucu

Bu karar, "ihale komisyonu eksiksiz toplanır" kuralının e-ihalelerdeki esnekliğini ve yorumlanma biçimini göstermesi açısından önemlidir:

  • İdareler için: İhale komisyonunun toplanmasında kısa süreli gecikmeler (bir üyenin beklenmesi gibi) yaşanması halinde, bu durumun tutanaklara net olarak yansıtılması ve tüm işlemlerin tüm üyeler hazır bulunduktan sonra yapıldığının kayıt altına alınması, olası şikayetleri engellemek için kritik öneme sahiptir.
  • İstekliler için: Bir komisyon üyesinin oturuma fiziksel olarak birkaç dakika geç katılması, tek başına ihalenin iptali için yeterli bir gerekçe değildir. E-ihalelerde belirleyici olan, işlemlerin yapıldığı ana ilişkin tutanaklarda (E-Teklif Açma Tutanağı vb.) tüm komisyon üyelerinin katılımının (imza/isim) görünmesidir. KİK, ihalenin esasını (rekabeti, eşit muameleyi) etkilemeyen küçük usuli gecikmeleri, iptal sebebi olarak görmeme eğilimindedir.