Elektronik kamu alımları (e-ihale), süreçleri standartlaştırarak hız ve verimlilik sağlamayı amaçlarken, aynı zamanda teknolojik altyapının sorunsuz çalışmasına bağımlıdır. İstekliler, tekliflerini zamanında ve usulüne uygun olarak Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP) üzerinden göndermekle yükümlüdür. Ancak bazen, isteklinin herhangi bir kusuru olmaksızın, sistemin kendisinden kaynaklanan anlık hatalar nedeniyle teklifler idare tarafından açılamayabilir. Bu durum, hem istekli için ciddi bir hak kaybı riski doğurur hem de ihalenin rekabetçi bir ortamda sonuçlanmasını engeller. İhale, sözleşme ve hakediş süreçlerinde karşılaşılan bu tür teknik aksaklıklar karşısında hakların korunması için doğru adımların atılması büyük önem taşır. Yaka Danışmanlık, firmaların bu gibi beklenmedik teknik sorunlar karşısında yasal haklarını aramalarına yardımcı olmaktadır. Kamu İhale Kurulunun 25.06.2025 tarihli ve 2025/UH.II-1394 sayılı kararı, EKAP sisteminden kaynaklanan bir hatanın sonuçlarını ve bu durumda Kurulun benimsediği yaklaşımı göstermesi açısından aydınlatıcıdır.

Başarıyla Gönderilen Teklifin Açılamaması Sorunu

İncelemeye konu olan olayda, başvuru sahibi firma, ihaleye teklifini ihale tarihinden bir gün önce EKAP üzerinden göndermiştir. Sistem, teklifin başarıyla gönderildiğine dair bir onay mesajı vermiş ve istekliye bir e-anahtar kodu atamıştır. İstekli, "E-tekliflerim" ekranından kontrol ettiğinde de teklifinin sorunsuz bir şekilde idare tarafından açılmayı beklediğini görmüştür. Bu aşamaya kadar her şey normal seyrinde ilerlemiştir.

Ancak, ihale saatinde komisyon teklifleri açmaya başladığında, başvuru sahibinin teklifi "Teklif dosyasındaki elektronik imza(lar) geçersiz" hatası nedeniyle açılamamıştır. Bu durum üzerine istekli, derhal EKAP Etkileşim Merkezi'ni arayarak bir sorun kaydı oluşturmuştur.

Teknik İnceleme ve Hatanın Kaynağının Tespiti

Konunun itirazen şikayet yoluyla Kurul önüne gelmesi üzerine, Kurul, olayın teknik boyutunu aydınlatmak için kendi bünyesindeki Elektronik İhale Daire Başkanlığı'ndan bir inceleme yapmasını istemiştir. Daire Başkanlığı tarafından yapılan log kaydı incelemeleri sonucunda şu kritik tespitler yapılmıştır:

  • İstekli, teklifini 07.05.2025 tarihinde saat 19:58'de başarıyla EKAP sistemine göndermiştir. Gönderim aşamasında bir sorun yaşanmamıştır.
  • İsteklinin kullandığı elektronik imza sertifikası, gönderim anında geçerli ve doğrudur.
  • Sorun, ihale komisyonunun teklifleri açtığı sırada yaşanmıştır. Bu sırada EKAP sistemi, imzanın geçerliliğini teyit etmek için ilgili Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcısı (ESHS) ile anlık bir iletişim kurar. İşte bu iletişim sırasında anlık bir hata veya zaman aşımı yaşanması nedeniyle imza doğrulanamamış ve sistem "sertifika geçersiz" şeklinde bir hata mesajı üretmiştir.
  • Sonuç olarak, teklifin açılamaması durumunun başvuru sahibi isteklinin herhangi bir kusurundan kaynaklanmadığı net bir şekilde tespit edilmiştir.

Kurulun İptal Kararı ve Gerekçesi

Hatanın istekliden kaynaklanmadığı anlaşıldıktan sonra, Kurul, bu durumun nasıl telafi edileceğini değerlendirmiştir. Başvuru sahibi, e-imza doğrulama işleminin yenilenerek teklifinin değerlendirmeye alınmasını talep etmiştir. Ancak Kurul, bu talebi mümkün görmemiştir. Çünkü ihale süreci ilerlemiş, diğer teklifler açılmış, teklif değerlendirme işlemleri tamamlanmış ve hatta ihale yetkilisi tarafından ihale kararı onaylanmıştır. 4734 sayılı Kanun'a göre, tekliflerin açıldığı ilk oturum kapatıldıktan sonra bu aşamaya geri dönmek ve yeni bir teklifi değerlendirmeye dahil etmek hukuken mümkün değildir.

Bu durumda, bir yanda isteklinin kusuru olmaksızın uğradığı açık bir hak kaybı, diğer yanda ise geri döndürülemez bir ihale aşaması bulunmaktadır. Kurul, bu çelişki karşısında, ihalenin sağlıklı bir rekabet ortamında sonuçlanma imkanının kalmadığına karar vermiştir. Mevzuata aykırılığın düzeltici bir işlemle giderilemeyecek nitelikte olduğu tespit edildiğinden, ihalenin tamamen iptal edilmesi gerektiği sonucuna varılmıştır.

Analizin Sonucu ve Taraflar İçin Çıkarımlar

Bu karar, e-ihale sisteminin güvenilirliği ve olası hatalar karşısında tarafların haklarının nasıl korunacağı konusunda önemli bir içtihattır.

İstekliler açısından: Bir e-teklif gönderdikten sonra "başarıyla gönderilmiştir" uyarısı almak, sürecin sorunsuz tamamlanacağı anlamına gelmeyebilir. İhale saatinde tekliflerinin açılıp açılmadığını EKAP üzerinden takip etmeleri ve bu karardaki gibi bir sorunla karşılaştıklarında derhal ve belgeli bir şekilde (ekran görüntüleri, arama kayıtları vb.) EKAP Etkileşim Merkezi'ne başvurarak durumu kayıt altına almaları hayati önemdedir. Bu, sonraki hukuki süreçte iddialarını kanıtlamalarına yardımcı olacaktır.

İdareler ve Kamu İhale Kurumu açısından: Bu karar, EKAP sisteminin ve bağlı sertifika doğrulama altyapılarının %100 hatasız çalışmadığını göstermektedir. Sistemsel bir hata nedeniyle bir isteklinin teklifinin değerlendirme dışı kalması, ihalenin iptaline yol açarak kamu hizmetlerinin gecikmesine neden olmaktadır. Bu tür anlık doğrulama hatalarının yaşanması durumunda, ihale komisyonunun sürece devam etmeden önce durumu EKAP teknik desteği ile çözmeye çalışması veya Kurul'un, bu özel durumlarda teklifin yeniden doğrulanmasına imkan tanıyacak bir mekanizma geliştirmesi, benzer hak kayıplarının ve ihale iptallerinin önüne geçebilir.