Kamu ihale süreçleri, sıkı şekil kurallarına tabidir. Bu kuralların amacı, keyfiliği önlemek, şeffaflığı ve tüm istekliler için eşit muameleyi sağlamaktır. Özellikle ihale sürecinin itirazlar veya mahkeme kararları gibi nedenlerle uzaması durumunda gündeme gelen "teklif geçerlilik süresinin uzatılması" prosedürü, bu şekil kurallarının titizlikle uygulanması gereken alanlardan biridir. İdare ile istekliler arasındaki iletişimin nasıl ve hangi kanallar üzerinden yapılacağı mevzuatta açıkça belirtilmiştir. İhale süreçlerinin karmaşıklığı ve bu tür usul hatalarının ciddi hak kayıplarına yol açabilmesi, Yaka Danışmanlık gibi uzman kuruluşlardan danışmanlık almanın önemini artırmaktadır. Kamu İhale Kurulunun 30.07.2025 tarihli ve 2025/UH.II-1615 sayılı kararı, bu usul kurallarına uyulmamasının sonuçlarını net bir şekilde ortaya koymaktadır.

İdarenin Usule Aykırı İşlemler Zinciri

Karara konu olan olayda, bir araç kiralama ihalesi, Kurul'un daha önceki bir kararı uyarınca yeniden değerlendirmeye alınmış ve ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olan başvuru sahibi istekli üzerinde bırakılmıştır. Ancak bu süreçte, ihalenin ilk tarihinden itibaren 90 gün olan teklif geçerlilik süresi dolmuştur. Bunun üzerine idare, bir dizi hatalı işlem gerçekleştirmiştir:

  1. EKAP Dışı İletişim: İdare, istekliye "teklifinizin hala geçerli olup olmadığını bildirin" talebini, Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP) üzerinden değil, başka bir elektronik belge sistemi üzerinden göndermiştir.
  2. Süre Belirtmeme: İdare, bu talebinde teklif geçerlilik süresinin ne kadar süreyle uzatılmasını istediğini belirtmemiştir. Sadece genel bir "geçerli mi?" sorusu yöneltmiştir.
  3. Hatalı Gerekçeyle İptal: İstekli, teklifiyle bağlı olduğunu yazılı olarak bildirmesine rağmen, idare bu kez "istekli teklifinin geçerli olduğunu beyan etse de geçici teminat mektubunun süresi dolmuştur ve bu konuda yeni bir belge sunmamıştır" gerekçesiyle ihaleyi iptal etmiştir.

Kurulun Değerlendirmesi: Prosedür Esastır

Kamu İhale Kurulu, idarenin bu işlemlerinin tamamını hukuka aykırı bulmuş ve ihalenin iptali kararını iptal etmiştir. Kurul'un kararının temelinde şu gerekçeler yatmaktadır:

  • EKAP Kullanım Zorunluluğu: Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği ve İdari Şartname, idare ile istekliler arasındaki yazışmaların, özellikle de teklif geçerlilik süresinin uzatılması gibi kritik taleplerin EKAP üzerinden yapılmasını zorunlu kılmaktadır. İdarenin bu kurala uymaması, tek başına bir usul hatasıdır.
  • Süre Belirleme Sorumluluğu İdarenindir: Teklif geçerlilik süresinin ne kadar uzatılacağını belirleme yetkisi ve sorumluluğu idareye aittir. Geçici teminat mektubunun süresi de, teklif geçerlilik süresine bağlı olarak (ondan en az 30 gün fazla olacak şekilde) belirlenir. İdare, uzatılacak süreyi belirtmeden, isteklinin ne kadar süreli yeni bir teminat mektubu sunacağını kendiliğinden bilmesini bekleyemez. Bu durum, "belirlilik" ilkesine aykırıdır. İdare önce süreyi belirlemeli, ardından istekliye bu süreye uygun yeni bir teminat mektubu sunması için makul bir zaman tanımalıydı.
  • İptal Kararının Gerekçesinin Hukuksuzluğu: Kamu İhale Genel Tebliği'nin ilgili maddesi, teklif geçerlilik süresinin dolmasının tek başına ihalenin iptali için bir gerekçe olamayacağını açıkça belirtir. İdare, ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibine sözleşme imzalayıp imzalamayacağını sormakla yükümlüdür. İstekli kabul ettiği sürece, süresi dolmuş olsa bile sözleşme imzalanabilir. İdarenin, isteklinin olumlu yanıtına rağmen teminat mektubunun süresini bahane ederek ihaleyi iptal etmesi, mevzuata açıkça aykırıdır.

Analizin Sonucu ve Taraflar İçin Çıkarımlar

Bu karar, idari işlemlerin sadece sonucunun değil, izlenen prosedürün de hukuka uygun olması gerektiğini vurgulamaktadır.

  • İdareler Açısından: İdareler, ihale sürecindeki tüm bildirim ve yazışmaları, mevzuatta belirtilen resmi kanallar (elektronik ihalelerde EKAP) üzerinden yapmak zorundadır. Teklif geçerlilik süresi uzatımı gibi taleplerde, belirsizliğe yer vermeyecek şekilde, uzatılmak istenen süreyi açıkça belirtmelidirler. Sürenin dolması, otomatik bir iptal nedeni değildir; aksine, isteklilerle iş birliği içinde süreci tamamlama yükümlülüğü getirir.
  • İstekliler Açısından: İstekliler, idareden gelen taleplerin usule uygun olup olmadığını kontrol etmelidir. EKAP dışından gelen veya belirsiz ifadeler içeren taleplere karşı dikkatli olmalı ve haklarını korumak için süresi içinde şikâyet yoluna başvurmalıdırlar. Bu karar, usule aykırı bir iptal kararına karşı hak aramanın önemini göstermektedir.

Sonuç olarak Kurul, idarenin hem iletişim yöntemi hem de iptal gerekçesi açısından hukuka aykırı davrandığına hükmederek ihalenin iptali kararını iptal etmiş ve sürecin kaldığı yerden usulüne uygun olarak devam ettirilmesi gerektiğine karar vermiştir.