Pazarlık Usulünde Yaklaşık Maliyetin Rolü

Pazarlık usulü, kanunda belirtilen özel hallerde uygulanan ve idare ile istekliler arasında teknik ve mali konuların müzakere edilmesine olanak tanıyan bir ihale yöntemidir. Bu usulün en kritik aşamalarından biri, müzakereler tamamlandıktan sonra isteklilerden son yazılı fiyat tekliflerinin alınmasıdır. İşte tam bu aşamada, şeffaflık ve rekabetin sağlanması için mevzuatın getirdiği amir bir hüküm devreye girer: İdare, son teklifleri almadan hemen önce "yaklaşık maliyeti" tüm isteklilere açıklamak zorundadır. Bu kural, isteklilerin son tekliflerini, idarenin iş için öngördüğü bütçeyi bilerek, daha bilinçli bir şekilde oluşturmalarını sağlar. Kamu İhale Kurulunun 17.09.2025 tarihli ve 2025/UH.II-2000 sayılı kararı, bu kurala uyulmamasının ne kadar ciddi bir usul hatası olduğunu ve doğrudan ihalenin iptaline yol açtığını göstermektedir.

Yaklaşık Maliyetin Geç Açıklanması

Karara konu olan olay, bir hastanenin sonuç karşılığı hizmet alımı ihalesidir ve pazarlık usulüyle gerçekleştirilmiştir. İhale süreci şu şekilde işlemiştir:

  1. 20.08.2025: İdare, ihaleye katılan üç istekliden ilk tekliflerini almıştır.
  2. 21.08.2025: İdare, isteklileri aynı gün saat 10:00'a kadar son yazılı fiyat tekliflerini sunmaya davet etmiştir. İstekliler son tekliflerini sunmuştur. Ancak idare, bu oturumda yasal bir zorunluluk olmasına rağmen yaklaşık maliyeti açıklamamıştır.
  3. 21.08.2025 (sonrası): İdare, son teklifleri değerlendirmiş ve en düşük teklifi veren isteklinin teklifini aşırı düşük bularak kendisinden açıklama istemiştir.
  4. 27.08.2025: İsteklilerden birinin şikâyeti üzerine ve aşırı düşük teklif açıklaması süreci devam ederken, idare EKAP üzerinden yeni bir "Tekliflerin Açılmasına İlişkin Tutanak" yayımlayarak yaklaşık maliyeti ilk defa bu tarihte açıklamıştır.

Bu durum, yaklaşık maliyetin, son teklifler verildikten yaklaşık bir hafta sonra açıklandığını göstermektedir ki bu, mevzuatın açık hükmünün ihlalidir.

Kurulun Değerlendirmesi: Zamanlama Esastır ve İhlali İptal Sebebidir

İtirazen şikâyet başvurusunu inceleyen Kamu İhale Kurulu, idarenin bu eyleminin temel bir usul hatası olduğuna karar vermiştir. Kurul'un kararının dayanakları şunlardır:

  • Açık Mevzuat Hükmü: Hem Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği hem de Kamu Alımlarının Elektronik Ortamda Yapılmasına İlişkin Uygulama Yönetmeliği, pazarlık usulüyle yapılan ihalelerde yaklaşık maliyetin "son yazılı fiyat tekliflerinin verildiği oturumda" açıklanacağını kesin bir dille ifade eder.
  • İdarenin Savunmasının Reddi: İdare, savunmasında EKAP'ın teknik altyapısının, aşırı düşük teklif açıklamaları incelenip karara bağlanmadan yaklaşık maliyet bilgisinin gönderilmesine izin vermediğini iddia etmiştir. Ancak Kurul bu savunmayı reddetmiştir. Zira idarenin, aşırı düşük teklif süreci devam ederken 27.08.2025 tarihinde yaklaşık maliyeti açıklayabildiği gerçeği, sistemin buna izin verdiğini, sorunun teknik değil, idarenin usulü yanlış uygulamasından kaynaklandığını göstermektedir.
  • Düzeltilemez Nitelikte Aykırılık: Yaklaşık maliyetin zamanında açıklanmaması, sonradan telafi edilebilecek basit bir hata değildir. Bu durum, isteklilerin son tekliflerini oluştururken sahip olmaları gereken önemli bir bilgiden mahrum bırakılması anlamına gelir. Süreç bu şekilde sakatlandığı için, geriye dönülerek düzeltilmesi mümkün değildir.

Bu gerekçelerle Kurul, mevzuata aykırı bu işlemin düzeltici işlemle giderilemeyecek nitelikte olduğuna ve ihalenin iptal edilmesi gerektiğine hükmetmiştir.

Analizin Sonucu ve Taraflar İçin Çıkarımlar

Bu karar, pazarlık usulü ihalelerde usul kurallarının ne kadar önemli olduğunu vurgulamaktadır:

  • İdareler Açısından: Pazarlık usulünün her aşamasını, özellikle de yaklaşık maliyetin açıklanma zamanı gibi kritik prosedürleri mevzuata harfiyen uygun olarak yürütmelidirler. Teknik altyapı veya başka gerekçelerle yasal zorunluluklardan kaçınmak mümkün değildir. Usul hataları, harcanan tüm emeği boşa çıkararak ihalenin iptaline yol açar.
  • İstekliler Açısından: Pazarlık usulü ihalelerde haklarını ve sürecin nasıl işlemesi gerektiğini iyi bilmelidirler. Bu kararda olduğu gibi, son teklif oturumunda yaklaşık maliyetin açıklanmaması gibi temel bir usul hatası, ihalenin iptali için güçlü bir gerekçe oluşturur. Bu tür aykırılıkları tespit ettiklerinde yasal başvuru yollarını kullanmaktan çekinmemelidirler.

Sonuç olarak, kamu ihalelerinde şeffaflık sadece bir iyi niyet beyanı değil, uyulması zorunlu kurallar bütünüdür. Yaklaşık maliyetin zamanında açıklanması da bu kuralların en önemlilerinden biridir ve ihlali, sürecin meşruiyetini ortadan kaldırır.