Aşırı düşük tekliflerin açıklanması süreci, isteklilerin teklif ettikleri fiyatın gerçekçiliğini ve işi yapabilme kabiliyetlerini kanıtladıkları kritik bir aşamadır. Bu süreçte sunulan açıklamaların, Kamu İhale Genel Tebliği'nde sıralanan belirli ve sınırlı sayıdaki tevsik yöntemlerinden birine dayanması zorunludur. Maliyetlerin gelişi güzel formüllerle veya dayanaksız beyanlarla açıklanması, teklifin reddedilmesi için yeterli bir sebeptir. İhale, sözleşme ve hakediş süreçlerinde karşılaşılan bu tür teknik ancak belirleyici konularda doğru adımları atmak, firmaların ihalelerden elenmesini önler. Yaka Danışmanlık, aşırı düşük teklif açıklamalarının hazırlanmasında ve değerlendirilmesinde firmalara güncel mevzuat ışığında profesyonel destek sunmaktadır. Kamu İhale Kurulunun 16.07.2025 tarihli ve 2025/UH.II-1502 sayılı kararı, maliyet bileşenlerinin açıklanmasında yapılabilecek temel hataları ve bunların sonuçlarını ortaya koyan öğretici bir nitelik taşımaktadır.

Aşırı Düşük Teklif Açıklamasındaki Temel Hatalar

Bir belediyenin yağmur suyu hatlarının temizlenmesi ve görüntülenmesi işi ihalesinde, teklifi sınır değerin altında kalan ve ihaleyi kazanan isteklinin sunduğu aşırı düşük teklif açıklaması, rakip bir firma tarafından birden çok nedenle sorgulanmıştır. Kurul'un yaptığı incelemede, açıklamada mevzuata aykırı olan birkaç temel hata tespit edilmiştir:

  1. Kendi Malı Olmayan Araçlar İçin Amortisman Hesabı: İstekli, ihalede kullanacağını beyan ettiği 2 adet su tankeri, 2 adet kamyonet ve 1 adet görüntüleme aracı için amortisman hesabı yaparak maliyetlerini düşürmüştür. Ancak, açıklama ekinde sunduğu demirbaş listesinde bu araçlar yer almamaktadır. Kamu İhale Genel Tebliği'nin ilgili maddelerine göre, amortisman gideri ancak isteklinin "kendi malı olan" ve bu durumu ruhsat, demirbaş defteri veya noter tespiti gibi resmi belgelerle kanıtladığı makine ve ekipman için bir maliyet unsuru olarak gösterilebilir. Kiralık veya başka bir yolla temin edilecek araçlar için amortisman hesaplanması hukuken mümkün değildir; bu araçlar için kiralama bedelini gösteren bir fiyat teklifi sunulması gerekirdi.
  2. Formül ile Sigorta ve Bakım-Onarım Gideri Hesaplanması: İstekli, aynı şekilde kendi malı olmayan bu araçların sigorta ve bakım-onarım giderlerini, sigorta acentelerinden veya yetkili servislerden alınmış fiyat teklifleri yerine, kendi oluşturduğu bir formül üzerinden "günlük 8 saat çalışma" varsayımıyla hesaplamıştır. Tebliğ, sigorta ve bakım-onarım gibi hizmet maliyetlerinin bu şekilde formüllerle açıklanmasına izin vermemektedir. Bu tür giderlerin, ilgili hizmeti sunan üçüncü kişilerden alınmış ve usulüne uygun düzenlenmiş fiyat teklifleri ile tevsik edilmesi zorunludur.
  3. Dayanağı Olmayan Yakıt Sarfiyatı Beyanı: İstekli, araçların yakıt maliyetlerini hesaplarken, Çevre, Şehircilik ve İklim Değişikliği Bakanlığı'nın birim fiyatını kullanmış ancak araçların saatlik veya günlük yakıt sarfiyat miktarlarının neye dayandığına (katalog verisi, üretici beyanı vb.) ilişkin hiçbir bilgi veya belge sunmamıştır. Bu durum, yakıt maliyeti hesabını dayanaksız bırakmıştır.
  4. Nakliye Giderinin Açıklanmaması: İdare, aşırı düşük teklif açıklama yazısında "nakliye" giderinin de önemli bir bileşen olarak açıklanmasını istemiştir. Ancak istekli, bu maliyet kalemine açıklamasında hiç yer vermemiştir.

Kurulun Değerlendirmesi ve Kararı

Kamu İhale Kurulu, bu tespitler ışığında, isteklinin aşırı düşük teklif açıklamasının birden fazla temel yönden mevzuata aykırı olduğuna karar vermiştir. Kendi malı olmayan araçlar için amortisman hesaplanması, sigorta ve bakım giderlerinin formülle açıklanması, yakıt sarfiyatının belgelendirilmemesi ve istenen bir maliyet kaleminin hiç açıklanmaması gibi hususlar, açıklamanın güvenilirliğini ve geçerliliğini ortadan kaldırmıştır.

Bu hatalar, basit birer hesaplama hatası veya tamamlatılabilecek bir bilgi eksikliği değil, Tebliğ'de öngörülen açıklama yöntemlerine esastan aykırılık teşkil etmektedir. Bu nedenle Kurul, idarenin açıklamayı uygun bularak ihaleyi bu istekli üzerinde bırakma kararının hatalı olduğuna hükmetmiş ve isteklinin teklifinin reddedilerek ihale sürecinin yeniden işletilmesi yönünde düzeltici işlem belirlenmesine karar vermiştir.

Analizin Sonucu ve Taraflar İçin Çıkarımlar

Bu karar, aşırı düşük teklif açıklaması hazırlama sürecinin ne kadar titizlik ve mevzuat bilgisi gerektirdiğini göstermektedir.

İdareler için: Aşırı düşük teklif açıklamalarını incelerken, sadece sunulan rakamların toplamına değil, her bir maliyet bileşeninin hangi yöntemle ve hangi belgelere dayanılarak tevsik edildiğine dikkat etmelidirler. Özellikle amortisman hesabı, sigorta, bakım-onarım gibi giderlerin Tebliğ'de belirtilen kurallara (kendi malı olma, fiyat teklifi sunma vb.) uygun olup olmadığını titizlikle kontrol etmelidirler. Mevzuata aykırı yöntemlerle yapılmış bir açıklamayı kabul etmek, ihalenin iptaline veya düzeltici işlem kararına yol açacaktır.

İstekliler için: Aşırı düşük teklif açıklaması hazırlarken, her bir maliyet kalemi için Tebliğ'de izin verilen tevsik yöntemlerinden uygun olanını seçmeli ve bu yöntemin gerektirdiği tüm belgeleri eksiksiz sunmalıdırlar. Kendi malı olmayan bir araç için asla amortisman hesabı yapmamalı, bunun yerine kiralama fiyat teklifi sunmalıdırlar. Sigorta, bakım-onarım gibi hizmetler için mutlaka ilgili sektördeki firmalardan usulüne uygun fiyat teklifleri almalıdırlar. Yakıt sarfiyatı gibi teknik verileri, üretici katalogları veya benzeri güvenilir belgelere dayandırmalıdırlar. İdarenin açıklama istediği hiçbir maliyet kalemini atlamamalıdırlar. Aksi takdirde, teklifleri ne kadar avantajlı olursa olsun, açıklamaları geçersiz sayılarak ihale dışı kalacaklardır.