Elektronik ihale (e-ihale) süreçleri, şeffaflığı ve hızı artırırken, isteklilere de Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP) üzerindeki bilgilerini doğru, eksiksiz ve güncel tutma sorumluluğu yüklemektedir. Özellikle anonim şirketler gibi ortaklık yapısı sık değişebilen tüzel kişilikler için, pay defteri ve bu defterdeki kayıtların dayanağı olan yönetim kurulu kararları gibi temel belgelerin EKAP'a usulüne uygun olarak yüklenmesi, ihalelere katılım için bir ön şart haline gelmiştir. Bu tür teknik ancak temel bir yükümlülüğün ihmal edilmesi, diğer tüm yeterlik kriterleri sağlansa bile teklifin geçersiz sayılmasına neden olabilir. Yaka Danışmanlık, ihale, sözleşme ve hakediş süreçlerinde firmaların bu tür kritik usuli gereklilikleri atlamaması için profesyonel danışmanlık hizmeti sunarak, olası hak kayıplarının önüne geçmektedir. Kamu İhale Kurulunun 16.07.2025 tarihli ve 2025/UY.II-1500 sayılı kararı, EKAP'a hatalı veya ilgisiz belge yüklemenin sonuçlarını net bir şekilde ortaya koymaktadır.

EKAP'taki Belge Uyumsuzluğu ve İdarenin Gözden Kaçırdığı Hata

Bir yapım işi ihalesinde, bir iş ortaklığı ekonomik açıdan en avantajlı teklif olarak belirlenmiştir. Ancak, ihaleyi kaybeden bir başka istekli, ihaleyi kazanan iş ortaklığının yeterlik belgelerinde eksiklikler olduğu iddiasıyla itirazen şikayet başvurusunda bulunmuştur.

Kamu İhale Kurulu, şikayet üzerine yaptığı re'sen incelemede, başvuru sahibinin iddialarından daha temel ve kritik bir eksiklik tespit etmiştir. İhaleyi kazanan iş ortaklığının pilot ortağı olan Karabulut Grup A.Ş. (anonimleştirilmiştir), bir anonim şirkettir. Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği'nin 7. maddesi, anonim şirketlerin, ortaklar ve ortaklık oranlarının kaydı kapsamında, "beyan edilen kişilere ilişkin pay defteri ile dayanağı yönetim kurulu karar defterinin ilgili kısımlarını" tarayarak EKAP'a yüklemelerini zorunlu kılmaktadır.

Kurul, pilot ortağın EKAP'taki kayıtlarını incelediğinde, şirketin "pay defteri" olarak yüklemesi gereken alana, şirketin eski ticaret unvanına ("Tareno Global A.Ş." - anonimleştirilmiştir) ait yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defterini yüklediğini tespit etmiştir. Yüklenen bu defterlerin içeriği incelendiğinde, şirketin güncel ortaklık yapısını ve hisse dağılımını gösteren pay defteri kayıtlarının bulunmadığı anlaşılmıştır. Yüklenen yönetim kurulu karar defterinin, pay defterindeki kayıtların dayanağı niteliğinde olmadığı da belirlenmiştir.

Kurulun Değerlendirmesi: Yeterlik Şartı Olarak EKAP Kayıtlarının Doğruluğu

Kurul, bu durumu, yönetmeliğin amir hükmünün ihlali olarak değerlendirmiştir. E-ihalelerde, idareler isteklilerin ortaklık ve yönetim yapısına ilişkin bilgileri doğrudan EKAP'taki kayıtlardan alır. Bu kayıtların temelini ise, isteklilerin sisteme yüklediği pay defteri gibi resmi belgeler oluşturur. Eğer bir anonim şirket, bu temel belgeyi hiç yüklememiş veya somut olaydaki gibi ilgisiz/hatalı bir belge yüklemişse, ortaklık yapısını mevzuatın gerektirdiği şekilde tevsik etmemiş sayılır.

Bu durum, sonradan tamamlatılabilecek bir bilgi eksikliği değildir. Zira, tekliflerin değerlendirildiği anda, isteklinin yeterlik şartlarını sağladığını gösteren belgelerin EKAP'ta usulüne uygun olarak kayıtlı olması esastır. Hatalı belge yüklenmesi, bu yeterlik şartının ihale anında sağlanamadığı anlamına gelir.

Kurul, pilot ortağın, ortaklık yapısını tevsik eden temel belgeyi EKAP'a usulüne uygun olarak yükleme yükümlülüğünü yerine getirmediği gerekçesiyle, iş ortaklığının teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiğine karar vermiştir. Bu tespit üzerine, ihalenin bu aşamadan sonraki işlemlerinin yeniden gerçekleştirilmesi amacıyla düzeltici işlem belirlenmesine hükmedilmiştir.

Analizin Sonucu ve Taraflar İçin Çıkarımlar

Bu karar, e-ihale sisteminin temel bir işleyiş kuralını ve isteklilerin bu kurala uyma zorunluluğunu vurgulamaktadır.

İdareler için: Teklifleri değerlendirirken, özellikle anonim şirket statüsündeki isteklilerin EKAP'taki "Ortaklar ve Yöneticiler" bölümünde yüklenmiş olan belgeleri dikkatle incelemelidirler. Yüklenen belgenin gerçekten bir "pay defteri" olup olmadığını, güncel ortaklık yapısını yansıtıp yansıtmadığını ve dayanağı olan kararları içerip içermediğini kontrol etmelidirler. Hatalı veya ilgisiz belge yüklenmesi durumunda, bu durumu bir yeterlik eksikliği olarak değerlendirerek teklifi değerlendirme dışı bırakmalıdırlar.

İstekliler için (Özellikle Anonim Şirketler): EKAP kayıtlarının doğruluğu ve eksiksizliği, en az ihaleye sundukları teklif kadar önemlidir. Şirketlerinin ortaklık yapısını gösteren güncel pay defterini ve ilgili yönetim kurulu kararlarını tarayarak doğru alana yüklediklerinden kesinlikle emin olmalıdırlar. Şirket unvanı veya yapısında bir değişiklik olduğunda, EKAP'taki tüm belgelerin bu değişikliğe uygun olarak güncellenmesi kritik önem taşır. Bu kararda görüldüğü gibi, eski bir unvana ait veya içeriği yanlış bir defterin sisteme yüklenmesi gibi basit bir ihmal, ihaleyi kazanmış olsalar bile sonradan tekliflerinin iptaline neden olabilir.