Elektronik İhalelerde EKAP Kayıtlarının Önemi

Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP), kamu ihalelerinin dijital ortamda şeffaf ve hızlı bir şekilde yürütülmesini sağlayan merkezi bir sistemdir. Elektronik ihalelerde (e-ihale), isteklilerin yeterlik değerlendirmesi, büyük ölçüde EKAP üzerinde kayıtlı olan ve beyan edilen bilgiler üzerinden yapılır. Bu nedenle, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği, EKAP'a kayıtlı tüm gerçek ve tüzel kişilere, kendilerine ait bilgileri (yöneticiler, ortaklık yapısı vb.) eksiksiz, doğru ve en önemlisi güncel tutma zorunluluğu getirmiştir. Bu bilgilerin ihale tarihi itibarıyla güncel olmaması, teklifin doğrudan değerlendirme dışı bırakılmasına neden olabilecek ciddi bir usul hatasıdır. Kamu İhale Kurulunun 08.10.2025 tarihli ve 2025/UM.I-2196 sayılı kararı, bu kuralın ne kadar katı bir şekilde uygulandığını net bir şekilde ortaya koymaktadır.

İhale Tarihindeki ve Sonrasındaki Farklı Ortaklık Yapısı

Karara konu olan olayda, bir CTP boru alımı ihalesine katılan anonim şirket statüsündeki bir istekli, "EKAP üzerinden pay defterlerinin yüklenmemiş olması" gerekçesiyle idare tarafından değerlendirme dışı bırakılmıştır. İstekli ise bu duruma itiraz ederek, gerekli tüm belgelerin sisteme yüklü olduğunu iddia etmiştir.

Kamu İhale Kurulu, uyuşmazlığı çözmek için isteklinin EKAP'taki kayıt geçmişini incelemiştir. Yönetmelik, birden fazla ortağı olan anonim şirketlerin, ortaklık oranlarını gösteren pay defteri ve dayanağı olan yönetim kurulu karar defterinin ilgili kısımlarını EKAP'a yüklemelerini zorunlu kılmaktadır. Kurul'un incelemesi şu kritik gerçeği ortaya çıkarmıştır:

  • İstekli, 07.01.2021 tarihinde sisteme ortaklık yapısını gösteren belgeleri yüklemiştir. İhale tarihi olan 20.08.2025 itibarıyla EKAP'ta bu eski kayıtlar görünmektedir.
  • Ancak istekli, ihale tarihinden sonra, 27.08.2025 tarihinde sisteme yeni belgeler yüklemiştir. Bu yeni belgeler, 16.04.2025 tarihli bir yönetim kurulu kararına dayanmakta ve şirket ortaklarının pay oranlarının değiştiğini göstermektedir.

Bu durum, şirketin ortaklık yapısının ihale tarihinden (20.08.2025) aylar önce (16.04.2025) değiştiğini, ancak bu değişikliğin EKAP sistemine ihale tarihinden sonra yansıtıldığını kanıtlamaktadır.

Kurulun Değerlendirmesi: Güncelleme Yükümlülüğünün İhlali

Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği, şirket bilgilerinde bir değişiklik olması halinde bu değişikliğin en geç 7 gün içinde ve her durumda ihale tarihinden önce EKAP'a kaydedilmesini zorunlu kılmaktadır. Kamu İhale Genel Tebliği ise bu kuralı pekiştirerek, EKAP'taki bilgilerin güncel olmadığının anlaşılması durumunda tekliflerin değerlendirme dışı bırakılacağını açıkça belirtmektedir.

Kurul, isteklinin ortaklık yapısının 16.04.2025 tarihinde değişmesine rağmen, bu yeni durumu ihale tarihi olan 20.08.2025'ten önce EKAP'a kaydetmeyerek güncelleme yükümlülüğünü ihlal ettiğine karar vermiştir. İhale komisyonu, değerlendirmeyi ihale anındaki mevcut EKAP kayıtlarına göre yapmak zorundadır ve bu kayıtlarda yer alan bilgiler, şirketin gerçek durumunu yansıtmamaktadır. Bu nedenle Kurul, idarenin istekliyi değerlendirme dışı bırakma kararının, gerekçesi farklı olsa da, sonuç itibarıyla mevzuata uygun olduğuna hükmetmiştir.

Analizin Sonucu ve Taraflar İçin Çıkarımlar

Bu karar, e-ihale süreçlerinde EKAP kayıtlarının doğruluğunun ve güncelliğinin ne kadar hayati olduğunu göstermektedir:

  • İdareler Açısından: Yeterlik değerlendirmesi sırasında, özellikle anonim şirketlerin ortaklık yapısına ilişkin bilgileri MERSİS ve EKAP'a yüklenen pay defteri kayıtları üzerinden dikkatle kontrol etmelidirler. Bilgilerin güncel olmaması, geçerli bir değerlendirme dışı bırakma sebebidir.
  • İstekliler Açısından: Şirket yapılarında (yönetici, ortak, hisse oranı vb.) meydana gelen her değişikliği, yasal süresi olan 7 gün içinde ve mutlaka katılacakları bir sonraki ihalenin tarihinden önce EKAP'a kaydetmelidirler. Bu yükümlülüğün ihmal edilmesi, teklifleri ne kadar avantajlı olursa olsun, ihale dışı kalmalarına neden olacaktır.

Sonuç olarak, EKAP sadece bir teklif verme platformu değil, aynı zamanda isteklilerin kurumsal kimliklerini ve yeterliklerini teyit eden resmi bir kayıt sistemidir. Bu sistemdeki bilgilerin güncel tutulması, ihalelere sorunsuz katılımın ön koşuludur.