4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, iş deneyimi olmayan mühendis ve mimarların kamu ihalelerine katılımını teşvik etmek amacıyla, mezuniyet belgelerini belirli bir tutarda iş deneyimi olarak kabul etmektedir. Bu imkân, mühendis veya mimarın en az beş yıldır %51'ine sahip olduğu tüzel kişiler tarafından da kullanılabilmektedir. Ancak bu hakkın kullanılabilmesi, ortaklık yapısının belirli belgelerle şüpheye yer bırakmayacak şekilde tevsik edilmesine bağlıdır. İhale süreçlerinde bu tür teknik belgelerin hazırlanması ve sunulması, ciddi bir uzmanlık gerektirir. Yaka Danışmanlık, karmaşık ihale, sözleşme ve hakediş konularında sunduğu danışmanlık hizmetleriyle, firmaların bu tür kritik süreçlerde hata yapma riskini en aza indirir. Kamu İhale Kurulunun 09.07.2025 tarihli ve 2025/UY.I-1470 sayılı kararı, anonim şirketlerde ortaklık yapısını tevsik eden belgeler arasında çelişki olması halinde hangisinin esas alınacağına dair önemli bir içtihat oluşturmaktadır.

Belgeler Arasındaki Çelişki: Pay Defteri ve Ticaret Sicili Kayıtları

Bir yapım işi ihalesinde, ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi olarak belirlenen anonim şirket, iş deneyimini tevsik etmek amacıyla, şirket ortağı olan bir mühendisin mezuniyet belgesini sunmuştur. Bu belgenin kullanılabilmesi için, ilgili ortağın ihale ilan tarihinden geriye doğru son beş yıl boyunca kesintisiz olarak şirket hisselerinin en az %51'ine sahip olduğunun kanıtlanması gerekmektedir.

İstekli firma, bu şartı kanıtlamak için EKAP'a yüklediği belgeler arasında, 22.04.2019 tarihli bir yönetim kurulu kararına ve bu kararın işlendiği pay defterine dayanmıştır. Bu belgelere göre, şirketin tek ortağı, hisselerinin %51'ini mezuniyet belgesi kullanılacak mühendise, %49'unu ise başka bir kişiye devretmiştir. Bu devir tarihi, beş yıllık kesintisiz ortaklık şartını sağlamaktadır.

Ancak, bir diğer isteklinin itirazı üzerine yapılan incelemede, şirketin Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi'nde yayımlanan ilanları ile şirket içi belgeler arasında ciddi bir çelişki olduğu ortaya çıkmıştır. Ticaret sicili kayıtlarına göre:

  • Şirket, 18.04.2018 tarihinde tek pay sahipli bir anonim şirket haline gelmiştir.
  • Şirketin tek pay sahipliliği durumu, 03.10.2024 tarihli ilana kadar devam etmiştir. Bu tarihte tek pay sahipliğinin sona erdiği tescil ve ilan edilmiştir.

Bu durum, bariz bir uyumsuzluk yaratmaktadır. Şirketin kendi iç kayıtlarına göre pay devri Nisan 2019'da gerçekleşmişken, üçüncü kişilere karşı hukuki geçerliliği olan ve kamuyu aydınlatma işlevi gören ticaret sicili kayıtlarına göre şirket, Ekim 2024'e kadar tek ortaklı yapısını sürdürmüştür.

Kurulun Değerlendirmesi: Ticaret Sicilinin Üstünlüğü

Kamu İhale Kurulu, bu çelişki karşısında, ticaret sicilinin aleniyet (kamuya açıklık) ve güven ilkesine dayanan işlevini ön plana çıkarmıştır. Türk Ticaret Kanunu uyarınca, özellikle şirketin ortaklık yapısındaki temel değişikliklerin (tek ortaklı hale gelme veya bu durumun sona ermesi gibi) tescil ve ilanı zorunludur. Üçüncü kişiler ve kamu kurumları, bir şirketin hukuki durumu hakkında bilgi edinirken bu sicil kayıtlarını esas alır.

Kurul, pay defteri ve yönetim kurulu karar defterinin şirket içi belgeler olduğunu, ancak ticaret sicili kayıtlarının ise üçüncü kişilere karşı ileri sürülebilen, kamusal nitelikte kayıtlar olduğunu vurgulamıştır. İki kayıt türü arasında bir çelişki olduğunda, kamusal güveni ve şeffaflığı sağlayan ticaret sicili kayıtlarına üstünlük tanınması gerektiğine karar vermiştir.

Ticaret sicili kayıtlarına göre, mezuniyet belgesi kullanılan ortağın şirkete ortak olması ve şirketin çok ortaklı yapıya geçmesi Ekim 2024'te gerçekleşmiştir. İhale ilan tarihi göz önüne alındığında, bu tarih beş yıllık kesintisiz ortaklık şartını sağlamamaktadır. Bu nedenle Kurul, isteklinin iş deneyimi yeterliğini karşılamadığına hükmederek teklifinin değerlendirme dışı bırakılması ve düzeltici işlem belirlenmesi yönünde karar vermiştir.

Analizin Sonucu ve Taraflar İçin Çıkarımlar

Bu karar, özellikle anonim şirket statüsündeki istekliler için kritik uyarılar içermektedir.

İdareler için: Yeterlik değerlendirmesi yaparken, özellikle anonim şirketlerin ortaklık yapısına ilişkin sunulan belgeleri, ticaret sicili kayıtları ile karşılaştırmalı olarak kontrol etmelidirler. Pay defteri gibi şirket içi belgeler ile ticaret sicili arasında bir uyumsuzluk tespit ettiklerinde, ticaret sicilini esas alarak değerlendirme yapmaları, hukuki uyuşmazlıkları önleyecektir.

İstekliler için (Özellikle Anonim Şirketler): Ortaklık yapılarında meydana gelen değişiklikleri, özellikle de tek pay sahipliği durumunun başlaması veya sona ermesi gibi tescili zorunlu halleri, zamanında ticaret siciline tescil ve ilan ettirmeleri hayati önem taşımaktadır. Şirket içi defterlere işlenmiş ancak tescil edilmemiş bir pay devri, kamu ihaleleri gibi resmi süreçlerde geçersiz sayılabilir. Mezuniyet belgesi gibi bir hakkı kullanmayı planlayan firmalar, ihale tarihinden çok önce hem şirket içi kayıtlarının (pay defteri, yönetim kurulu karar defteri) hem de kamusal kayıtlarının (ticaret sicili) birbiriyle tam uyumlu olduğundan emin olmalıdır. Aksi takdirde, fiili durum lehlerine olsa bile, hukuki durumu tevsik edemedikleri için ihale dışı kalma riskiyle karşı karşıya kalacaklardır.