Aşırı düşük teklif açıklamaları, idareye sunulan bir maliyet dökümünden çok daha fazlasıdır; her bir maliyet bileşeninin Kamu İhale Genel Tebliği'nde belirtilen usul ve esaslara göre belgelendirildiği hukuki bir tevsik sürecidir. Özellikle personel taşıma gibi çok sayıda maliyet girdisi içeren hizmet alımlarında, bu bileşenlerden herhangi birinde yapılacak bir hata, açıklamanın bütününü geçersiz kılabilir. İhale, sözleşme ve hakediş süreçlerinde bu karmaşık kurallara tam hakimiyet, teklifin geçerliliği için hayati önem taşır. Yaka Danışmanlık, firmaların bu tür detaylı ve teknik açıklama dosyalarını mevzuata uygun şekilde hazırlamalarına yardımcı olarak, usul hatalarından kaynaklanabilecek hak kayıplarını önlemektedir. Kamu İhale Kurulunun 02.07.2025 tarihli ve 2025/UH.I-1435 sayılı kararı, bir aşırı düşük teklif açıklamasının ne kadar çok noktadan hatalı olabileceğini ve bu hataların kümülatif etkisinin teklifin reddedilmesine nasıl yol açtığını göstermesi bakımından ders niteliğindedir.

Açıklamanın Kapsamlı Değerlendirmesi

İncelemeye konu ihalede, başvuru sahibi, hem ihaleyi kazanan isteklinin hem de ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi isteklinin aşırı düşük teklif açıklamalarının usulsüz olduğunu iddia etmiştir. Kamu İhale Kurulu, her iki isteklinin açıklamasını da idare tarafından belirlenen önemli teklif bileşenleri (sözleşme giderleri, personel, araç kiralama/amortisman, akaryakıt, bakım-onarım, lastik, sigorta vb.) bazında ayrıntılı bir incelemeye tabi tutmuştur.

Hatalı Bulunan Açıklamadaki Temel Eksiklikler

Kurul, ihaleyi kazanan isteklinin açıklamasını her bir kalemde mevzuata uygun bulurken, ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olan isteklinin açıklamasında ise adeta bir hatalar zinciri tespit etmiştir. Başlıca eksiklikler şunlardır:

  • Lastik Gideri: İstekli, lastik maliyetini tevsik etmek için sadece bir satış faturası sunmuştur. Tebliğ'e göre fatura, kendi başına bir açıklama yöntemi değildir. Fiyat teklifi ve dayanağı olan maliyet/satış tutarı tespit tutanağı gibi usulüne uygun belgeler sunulmamıştır.
  • Sözleşme Giderleri: Yapılan hesaplamada Kamu İhale Kurumu payı (%0,05) maliyete dahil edilmemiştir.
  • Personel Giderleri: İhale dokümanında çalıştırılması öngörülen 2 adet idari personel için herhangi bir maliyet hesaplaması yapılmamıştır.
  • Araç Giderleri (Amortisman): İstekli, kendi malı olan araçları kullanacağını belirtmesine rağmen, bu araçların demirbaş veya amortisman defterinde kayıtlı olduğunu gösteren noter tespit tutanağı ya da YMM/SMMM raporu gibi zorunlu belgeleri sunmamıştır. Dolayısıyla amortisman hesabı dayanaksız kalmıştır.
  • Akaryakıt Gideri: Araçların yakıt tüketim miktarını gösteren yetkili servis yazısı veya benzeri bir teknik belge sunulmamıştır.
  • Sigorta Gideri: Sigorta maliyetini tevsik için bir sigorta acentesinden alınan poliçeler sunulmuş, ancak Tebliğ'in 79.3.4. maddesi gereği, acenteden alınan belgeler için sigorta şirketinin genel veya bölge müdürlüğünden alınması gereken teyit yazısı sunulmamıştır.

Kurul, bu eksikliklerin her birinin tek başına dahi açıklamayı kusurlu hale getirdiğini, tamamının bir arada değerlendirildiğinde ise açıklamanın kabul edilemez olduğunun açık olduğunu belirtmiştir. Bu nedenle, idarenin bu açıklamayı uygun bularak istekliyi ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olarak belirlemesi işlemini hukuka aykırı bulmuş ve düzeltici işlemle bu isteklinin teklifinin reddedilmesine karar vermiştir.

Analizin Sonucu ve Taraflar İçin Çıkarımlar

Bu karar, aşırı düşük teklif açıklaması hazırlama ve değerlendirme süreçlerinde gösterilmesi gereken titizliğin altını çizmektedir.

İstekliler açısından: Aşırı düşük teklif açıklaması, bir bütün olarak ele alınmalı ve idarenin talep ettiği her bir maliyet bileşeni, Tebliğ'de o bileşen için öngörülen spesifik yöntem ve belgelerle eksiksiz olarak açıklanmalıdır. Bir maliyet kalemini fatura ile, diğerini fiyat teklifi ile, bir başkasını resmi tarife ile açıklarken, her yöntemin kendi şekil şartlarına (meslek mensubu onayı, teyit yazısı, dayanak tutanakları vb.) harfiyen uyulmalıdır. Kapsamlı ve çok sayıda hatanın bir araya geldiği bir açıklamanın geçerli kabul edilmesi mümkün değildir.

İdareler açısından: Aşırı düşük teklif açıklamalarını değerlendiren ihale komisyonları, adeta bir denetçi gibi hareket etmeli, her bir maliyet bileşenini ve dayanak belgesini Tebliğ'in ilgili maddeleriyle karşılaştırarak kontrol etmelidir. Birkaç kalemin doğru açıklanmış olması, diğer kalemlerdeki bariz hataların göz ardı edilmesini gerektirmez. Değerlendirmenin bütüncül yapılması ve mevzuata tam uyumun aranması, ihalenin hukuka uygun sonuçlandırılması için bir zorunluluktur. Bu kararda idare, hem birinci hem de ikinci en avantajlı teklifin açıklamalarını uygun bulmuş, ancak Kurul incelemesi ikinci teklifin açıklamasının tamamen yetersiz olduğunu ortaya koymuştur. Bu da idarelerin değerlendirmelerindeki olası eksikliklere işaret etmektedir.