Akaryakıt ve Bakım Giderlerinin Tevsikinde Kritik Hatalar

Hizmet alım ihalelerinde, sınır değerin altında kalan tekliflerin açıklanması sürecinde en sık yapılan hatalar akaryakıt ve bakım-onarım giderlerinin belgelendirilmesinde yaşanmaktadır. Mevzuata uygun olmayan belgeler, en düşük fiyatı verseniz bile ihaleden elenmenize neden olabilir. Bu tür karmaşık ihale, sözleşme ve hakediş sorunlarınızda, sürecin doğru yönetilmesi ve hak kayıplarının önlenmesi için Yaka Danışmanlık uzmanlığından destek almak firmanız için hayati önem taşır. Aşağıda Kamu İhale Kurulu'nun 22.04.2025 tarihli ve 2025/UH.II-974 sayılı kararı analiz edilmiştir.

Kararın İlgili Kısmı

"...istekli tarafından araçlara ilişkin akaryakıt giderlerinin tevsiki amacıyla... EPDK tarafından yayımlanan, İstanbul İli Avrupa yakasında bulunan bayiler adına beyan edilmiş fiyatların ortalamasını yansıtan en yüksek işlem hacimli 8 firmanın akaryakıt fiyatlarına ilişkin raporların sunulması gerekirken sunulmadığı... açıklamanın uygun olmadığı görülmüştür."

İsteklinin "Eksik Belge ve Hatalı Hesaplama" İddiası

İhale üzerinde bırakılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklamasını şikâyet eden başvuru sahibi, rakibinin akaryakıt giderini tevsik ederken zorunlu olan EPDK raporlarını sunmadığını, sadece internet sitesi çıktıları kullandığını iddia etmiştir. Ayrıca, bakım ve lastik giderleri için sunulan fiyat tekliflerinin ve maliyet tespit tutanaklarının mevzuata uygun olmadığını, araçların özelliklerine göre (minibüs, otobüs) ayrım yapılmadığını öne sürmüştür.

İdarenin Değerlendirmesi

İdare, ihale üzerinde bırakılan isteklinin sunduğu açıklamaları yeterli bularak ihaleyi sonuçlandırmıştır. Özellikle personel maliyetlerinin modül üzerinden hesaplandığını ve diğer giderlerin de fiyat teklifleri ile tevsik edildiğini kabul etmiştir.

Kamu İhale Kurulu'nun "EPDK Raporu Zorunluluğu" Tespiti

Kurul, yaptığı detaylı incelemede personel giderleri ve bakım giderlerine ilişkin açıklamaların büyük oranda mevzuata uygun olduğunu tespit etmiştir. Ancak, akaryakıt girdisi konusunda kritik bir eksiklik belirlemiştir. Kamu İhale Genel Tebliği'nin 79.2.7 maddesi gereğince, akaryakıt fiyatlarının tevsikinde EPDK tarafından yayımlanan ve İstanbul Avrupa Yakası'ndaki en yüksek hacimli 8 firmanın ortalama fiyatlarını gösteren raporların (veya eşdeğer geçerli belgelerin) sunulması zorunludur.

İhale üzerinde bırakılan istekli, bu raporları sunmak yerine, sadece yerel bir akaryakıt firmasının internet sitesi fiyatlarını sunmuştur. Kurul, bu belgelendirmenin Tebliğ'e aykırı olduğunu ve akaryakıt gibi önemli bir maliyet kaleminin usulüne uygun açıklanmadığını belirterek, isteklinin teklifinin reddedilmesine karar vermiştir. Ayrıca, kendi malı olan araçlar için sunulan maliyet tespit tutanaklarının da standart formlara uygun olmadığı tespit edilmiştir.

 

Analizin Sonucu

Bu karar, aşırı düşük teklif açıklamalarında şekil şartlarının önemini göstermektedir:

  • Akaryakıt Raporları: Akaryakıt maliyeti açıklanırken, EPDK raporlarının veya Tebliğ'de belirtilen resmi dayanakların sunulması zorunludur. Rastgele internet çıktıları kabul edilmez.
  • Standart Formlar: Maliyet tespit tutanakları, mutlaka KİK tarafından belirlenen standart formlara uygun doldurulmalı ve meslek mensubu (SMMM/YMM) tarafından kaşelenmelidir.
  • Araç Tipi Ayrımı: Bakım ve lastik giderleri açıklanırken, ihalede kullanılacak araç tiplerine (minibüs, otobüs vb.) göre ayrı ayrı maliyetlendirme yapılmalıdır.