Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımlarında, aşırı düşük teklif açıklamalarının en kritik bileşenini işçilik maliyetleri oluşturur. İsteklilerin, bu maliyeti hesaplarken ve açıklarken, ihale dokümanında idare tarafından belirlenen asgari personel sayısı, ücret seviyeleri ve çalışma koşullarına harfiyen uyması zorunludur. Teknik Şartname’de belirtilen asgari personel sayısının altında bir rakam üzerinden maliyet analizi yapmak, teklifin dayandığı maliyet yapısının ihale konusu işi karşılamadığını gösterir ve açıklamanın temelden sakat olmasına neden olur. İhale süreçlerinde, özellikle işçilik maliyetlerinin hesaplanması gibi detaylı ve hata kabul etmeyen konularda Yaka Danışmanlık gibi uzman firmalardan destek almak, olası hak kayıplarının önüne geçilmesinde kritik rol oynar. Kamu İhale Kurulunun 13.08.2025 tarihli ve 2025/UH.II-1743 sayılı kararı, bu temel kuralın ihlal edilmesinin sonuçlarını net bir şekilde ortaya koymaktadır.

Açıklamadaki Temel Hata: Eksik Personel Sayısı

Karara konu olan 36 aylık temizlik hizmeti alımı ihalesinde, idare, teklifi sınır değerin altında kalan ve sonrasında ihale üzerinde bırakılan istekli olan bir iş ortaklığından aşırı düşük teklif açıklaması istemiştir. Başvuru sahibi ise, bu iş ortaklığının sunduğu açıklamanın, özellikle personel maliyetleri açısından, ihale dokümanına aykırı olduğunu iddia etmiştir.

İddianın merkezinde, Teknik Şartname’nin 5.1. maddesinde yer alan düzenleme bulunmaktaydı. Bu madde, işin yürütülmesi için “En az 1 adet Proje Sorumlusu, 2 adet Ekip Şefi ve 68 adet Temizlik Personeli olmak üzere toplam 71 personel” çalıştırılmasını zorunlu kılıyordu.

Ancak, ihale üzerinde bırakılan iş ortaklığının aşırı düşük teklif açıklaması incelendiğinde, işçilik maliyetlerinin sadece 68 adet temizlik personeli üzerinden hesaplandığı tespit edilmiştir. İstekli, maliyet analizine, şartnamede açıkça istenen 1 adet proje sorumlusu ve 2 adet ekip şefi pozisyonlarını ve bu pozisyonlara ilişkin maliyetleri dahil etmemiştir.

Kurulun Değerlendirmesi: Teknik Şartnameye Uygunluk Esastır

Kamu İhale Kurulu, bu durumu, aşırı düşük teklif açıklamasının reddi için yeterli ve esaslı bir aykırılık olarak değerlendirmiştir. Kurul’un kararının temelindeki mantık, açıklamanın ihale dokümanına bir bütün olarak uygun olması zorunluluğudur.

  1. Bağlayıcı Hüküm: Teknik Şartname’de belirtilen asgari personel sayısı, istekliler için bağlayıcı bir hükümdür. Tüm istekliler, teklif fiyatlarını ve maliyet analizlerini bu asgari sayı ve nitelikteki personeli çalıştıracakları varsayımı üzerine kurmak zorundadır.
  2. Maliyetin Eksik Hesaplanması: Proje sorumlusu ve ekip şefleri gibi nitelikli personelin maliyeti, düz temizlik personeline göre genellikle daha yüksektir. İsteklinin bu 3 kişilik maliyeti hiç hesaba katmaması, toplam işçilik giderini ve dolayısıyla toplam teklif maliyetini olması gerekenden önemli ölçüde düşük göstermesine neden olmuştur.
  3. Açıklamanın Yetersizliği: Aşırı düşük teklif açıklamasının amacı, teklif edilen fiyata idarenin istediği işin yapılabileceğini göstermektir. İdarenin istediği iş ise 71 personelle hizmet verilmesini içermektedir. 68 personel üzerinden yapılan bir maliyet analizi, bu işin maliyetini değil, daha eksik bir işin maliyetini açıklamaktadır. Bu nedenle, sunulan açıklama, sorgulamanın amacını karşılamaktan uzak ve yetersizdir.

Bu gerekçelerle Kurul, ihale üzerinde bırakılan iş ortaklığının aşırı düşük teklif açıklamasının Kamu İhale Genel Tebliği’nin ilgili hükümlerine ve ihale dokümanına aykırı olduğuna ve teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiğine karar vermiştir.

Analizin Sonucu ve Taraflar İçin Çıkarımlar

  • İdareler Açısından: İdareler, aşırı düşük teklif açıklamalarını incelerken, yapılan maliyet hesabının Teknik Şartname’de belirtilen asgari personel sayısı ve nitelikleriyle birebir uyumlu olup olmadığını titizlikle kontrol etmelidir. Personel sayısında veya niteliğinde herhangi bir eksiklik içeren açıklamalar, tereddütsüz reddedilmelidir.
  • İstekliler Açısından: Aşırı düşük teklif açıklaması hazırlarken, işçilik maliyeti analizinin temeli, Teknik Şartname’de belirtilen asgari personel sayısı ve bu personelin niteliklerine göre belirlenen ücretlerdir. Bu verilerden herhangi birini eksik almak veya dikkate almamak, açıklamanın doğrudan reddedilmesine yol açacaktır. İstekliler, maliyet analizlerini yaparken dokümanda belirtilen her bir personel pozisyonunu ve sayısını dikkate aldıklarından emin olmalıdır.

Sonuç olarak Kurul, ihale dokümanında öngörülen asgari personel sayısını dikkate almadan hazırlanan bir aşırı düşük teklif açıklamasının kabul edilemeyeceğine hükmederek, ihale üzerinde bırakılan isteklinin teklifinin reddedilmesi yönünde düzeltici işlem belirlemiştir.