İhale dokümanları, hem ihaleye katılım ve tekliflerin değerlendirilmesi aşamasına yönelik yeterlik kriterlerini hem de sözleşmenin imzalanmasından sonra işin yürütülmesi sırasında yüklenicinin uyması gereken kuralları ve yerine getirmesi gereken yükümlülükleri içerir. Bu iki aşamaya ilişkin düzenlemelerin birbirinden ayırt edilmesi, hem idarelerin değerlendirme sürecinde hata yapmaması hem de isteklilerin neyi ne zaman sunacaklarını bilmeleri açısından kritik öneme sahiptir. Sözleşmenin yürütülmesine ilişkin bir şartın, ihaleye katılım için bir yeterlik kriteri gibi yorumlanarak bir isteklinin elenmesi, temel bir hukuki hatadır. İhale süreçlerinin bu tür ince hukuki ayrımlar içermesi, Yaka Danışmanlık gibi uzman danışmanlık firmalarından destek almanın önemini vurgulamaktadır. Kamu İhale Kurulunun 13.08.2025 tarihli ve 2025/UH.II-2240 sayılı kararı, bu ayrımın nasıl yapılması gerektiğine dair net bir örnek sunmaktadır.

Başvuru Sahibinin İddiası: "Yüklenici Vekili Bildirilmedi"

Karara konu olan şoförsüz araç kiralama hizmeti alımı ihalesinde, ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi, ihale üzerinde bırakılan isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiğini iddia etmiştir. Başvuru sahibinin temel argümanı, Teknik Şartname'nin 3.10'uncu maddesinde yer alan bir hükme dayanıyordu. Bu madde, "Yüklenici, yükümlülüklerini yerine getirirken İdare'nin onayı ile sorumlu bir vekil görevlendirecektir. Sözleşmenin imzalanmasından sonra yetki belgesi ile birlikte yetkili temsilcisinin (yüklenici vekili) adı, soyadı, adres ve telefonları İdare'ye bildirilecektir." şeklinde bir düzenleme içermekteydi.

Başvuru sahibi, ihale üzerinde bırakılan isteklinin teklif dosyası kapsamında bu "yüklenici vekili" olarak görevlendirilecek kişiyi ve bilgilerini sunmadığını, bu nedenle Teknik Şartname'ye aykırı hareket ettiğini ve teklifinin reddedilmesi gerektiğini savunmuştur.

Kurulun Değerlendirmesi: Düzenleme Sözleşme Aşamasına Yöneliktir

Kamu İhale Kurulu, yaptığı incelemede başvuru sahibinin bu iddiasını yerinde bulmamıştır. Kurul'un kararının temelinde, şikâyete konu düzenlemenin lafzı ve ihale sürecinin aşamaları arasındaki ayrım yatmaktadır.

Kurul, Teknik Şartname'nin ilgili maddesini dikkatle incelemiştir. Maddenin metni, "yüklenici vekili" olarak adlandırılan bu kişinin bilgilerinin ne zaman sunulacağını açıkça belirtmektedir: "Sözleşmenin imzalanmasından sonra... İdare'ye bildirilecektir."

Bu net ifade karşısında Kurul, aşağıdaki hukuki değerlendirmeyi yapmıştır:

  1. Yeterlik Kriteri Değildir: Söz konusu düzenleme, İdari Şartname'de ihaleye katılım için bir yeterlik kriteri olarak belirlenmemiştir. İsteklilerden teklifleri kapsamında bir "yüklenici vekili" bildirmeleri istenmemiştir.
  2. Sözleşmesel Bir Yükümlülüktür: Düzenlemenin lafzından da anlaşıldığı üzere, bu, ihaleyi kazanan ve "yüklenici" sıfatını alan firmanın, sözleşme imzalandıktan sonra, işin yürütülmesi aşamasında yerine getirmesi gereken bir yükümlülüktür.
  3. Tekliflerin Değerlendirilmesi Aşamasında Aranmaz: İhale komisyonu, teklifleri değerlendirirken, sadece İdari Şartname'de belirtilen yeterlik kriterlerinin karşılanıp karşılanmadığını ve teklifin diğer usul kurallarına uygun olup olmadığını denetler. Henüz sözleşme aşamasına gelinmemişken, bu aşamaya ilişkin bir yükümlülüğün yerine getirilip getirilmediğini kontrol edemez ve bu gerekçeyle bir teklifi değerlendirme dışı bırakamaz.

Bu gerekçelerle Kurul, başvuru sahibinin iddiasının, ihale sürecinin aşamalarını ve belgelerin isteneceği zamanı hatalı yorumlamasından kaynaklandığı sonucuna varmıştır. İhale üzerinde bırakılan isteklinin, teklif aşamasında henüz bir yükümlülüğü doğmamış olan "yüklenici vekili" bilgisini sunmamasında mevzuata herhangi bir aykırılık bulunmamaktadır.

Analizin Sonucu ve Taraflar İçin Çıkarımlar

  • İdareler Açısından: İdareler, teklifleri değerlendirirken, sadece o aşamada aranması gereken yeterlik kriterlerine odaklanmalıdır. Sözleşme tasarısında veya teknik şartnamede yer alan ve açıkça "sözleşme imzalandıktan sonra", "işe başlarken" veya "işin yürütülmesi sırasında" gibi ifadelere yer verilen yükümlülükleri, birer yeterlik kriteri gibi değerlendirip bu gerekçeyle eleme yapmaktan kaçınmalıdır.
  • İstekliler Açısından: İstekliler, ihale dokümanını okurken hangi belgenin veya bilginin ne zaman sunulması gerektiğini dikkatle ayırt etmelidir. Teklif zarfında sadece teklif aşamasında istenen belgeler sunulmalıdır. Sözleşme aşamasına ilişkin yükümlülükler (kilit teknik personel listesi, iş programı, yüklenici vekili bildirimi vb.) için teklif aşamasında bir belge sunma zorunluluğu yoktur. Bu ayrımı bilmek, hem gereksiz belge hazırlama zahmetinden kurtarır hem de bu kararda olduğu gibi, rakip firmaların yersiz iddialarına karşı hazırlıklı olmayı sağlar.

Sonuç olarak Kurul, şikâyete konu düzenlemenin tekliflerin değerlendirilmesi aşamasıyla bir ilgisi bulunmadığına hükmederek başvuruyu reddetmiştir.