Yerine Getirilmesi İmkansız Olan Geriye Dönük Bir Şartın İhale Dokümanına Yazılması

Kamu ihalelerinde idareler, ihtiyaç duydukları mal, hizmet veya yapım işinin kalitesini ve standartlarını sağlamak amacıyla teknik şartnamelerde çeşitli düzenlemeler yapma yetkisine sahiptir. Ancak bu düzenlemelerin, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'nun temel ilkeleri olan rekabet, eşit muamele, saydamlık ve öngörülebilirlik ilkeleriyle uyumlu olması esastır. Kamu İhale Kurulunun 03.09.2025 tarihli ve 2025/UH.I-1843 sayılı kararı, teknik şartnamede yer alan bir hükmün bu ilkeleri nasıl ihlal edebileceğine dair çarpıcı bir örnek teşkil etmektedir. Karar, isteklilerden yerine getirilmesi fiilen imkânsız olan, geriye dönük bir şartın istenmesinin hukuka aykırılığını ve sonucunda ihalenin iptal edilmesi gerektiğini ortaya koymaktadır.

Yasal Dayanak ve İlgili Düzenlemeler

4734 sayılı Kanun'un "Temel İlkeler" başlıklı 5. maddesi, idarelerin ihalelerde rekabeti, eşit muameleyi ve ihtiyaçların uygun şartlarla karşılanmasını sağlamakla sorumlu olduğunu belirtir. Bu ilkeler, ihale dokümanında yer alan tüm düzenlemelerin temelini oluşturur.

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği'nin 30. maddesi, yeterlik kriteri olarak belirlenmeyen ancak sözleşmenin yürütülmesi aşamasında işin yerine getirilmesi için gerekli olan mesleki ve teknik yükümlülüklere teknik şartnamede yer verilebileceğini düzenler. Bununla birlikte, bu yükümlülüklerin de temel ilkelere uygun olması gerekir. İhaleye katılımı engelleyecek veya belirli istekliler lehine avantaj yaratacak şekilde düzenlenemezler. Özellikle, isteklilerin ihale ilanıyla haberdar oldukları bir ihaleye katılmak için, ilandan önceki bir tarihte bir belgeyi almış olmalarını şart koşmak, öngörülebilirlik ve eşit muamele ilkelerini temelden sarsar. Bir isteklinin, henüz varlığından haberdar olmadığı bir ihalenin gelecekteki bir şartını öngörerek geçmişte bir belge temin etmesi beklenemez.

Kurulun Değerlendirmesi

İncelenen olayda, bir üniversitenin yemek hizmeti alımı ihalesine ait teknik şartnamede, vejetaryen, diyabetik ve glütensiz yemeklere ilişkin bir düzenleme yer almıştır. Bu düzenlemeye göre yüklenici, sözleşme imzalama aşamasında, bu özel yemeklere ilişkin çeşitli analiz raporlarını (hayvansal DNA, glüten, şeker türevi vb.) idareye sunmakla yükümlü tutulmuştur. Sorunun temel kaynağı ise bu raporlar için getirilen zaman şartıdır: Raporların, "ihalenin ilan tarihinden önceki 3 ay içerisinde alınmış" olması zorunlu kılınmıştır.

Başvuru sahibi, bu şartın rekabeti engellediğini, çünkü ihale ilanı ile bu kriteri öğrenen bir isteklinin geriye dönük olarak bu şartı yerine getirmesinin fiilen imkânsız olduğunu iddia etmiştir.

Kurul, yaptığı değerlendirmede başvuru sahibini haklı bulmuştur. Kurul, öncelikle söz konusu analiz raporlarının yeterlik kriteri olarak idari şartnamede düzenlenmediğini, teknik şartnamede sözleşmenin yürütülmesine ilişkin bir yükümlülük olarak yer aldığını tespit etmiştir. Ancak bir düzenlemenin sözleşme aşamasına ilişkin olması, onun temel ilkelere aykırı olabileceği gerçeğini ortadan kaldırmaz.

Kurul, "raporların ilan tarihinden önceki 3 ay içinde alınmış olması" şartının, ihaleye katılımda öngörülebilirliğe uygun olmadığına dikkat çekmiştir. Bir istekli, ihale ilan edildiği anda bu şarttan haberdar olmaktadır. Bu tarihte, geçmişe dönük olarak, yani ilandan önceki 3 aylık zaman diliminde bir rapor temin etmesi mümkün değildir. Bu şartı ancak ihaleden daha önceden bir şekilde haberdar olan veya tesadüfen bu nitelikte güncel bir rapora sahip olan istekliler yerine getirebilir. Bu durum, 4734 sayılı Kanun'un en temel ilkelerinden olan rekabet ve eşit muamele ilkelerini açıkça ihlal etmektedir.

Kurul, bu durumun ihaleye katılımı önemli ölçüde zedeleyeceği ve belirli istekliler lehine haksız bir avantaj yaratacağı sonucuna varmıştır. Düzenlemenin hukuka aykırılığının düzeltici işlemle giderilemeyecek nitelikte olduğuna kanaat getiren Kurul, ihalenin iptaline karar vermiştir.

Analizin Sonucu ve Taraflar İçin Çıkarımlar

Kurulun bu kararı, ihale dokümanı hazırlık süreçlerinde temel ilkelerin gözetilmesinin ne denli hayati olduğunu bir kez daha göstermiştir.

İdareler için: İdareler, teknik şartnamelerde kaliteyi ve özel ihtiyaçları güvence altına almak amacıyla belge veya rapor talep edebilirler. Ancak bu taleplerin, tüm potansiyel istekliler tarafından makul bir çabayla ve eşit şartlarda karşılanabilir olması zorunludur. Geriye dönük, yerine getirilmesi imkânsız veya sadece belirli bir grup isteklinin karşılayabileceği şartlar getirmekten kesinlikle kaçınmalıdırlar. Somut olaydaki gibi analiz raporları isteniyorsa, bu raporların "sözleşme imzalandıktan sonra işe başlamadan önce sunulması" veya "işin yürütümü sırasında periyodik olarak sunulması" gibi makul ve uygulanabilir şartlarla talep edilmesi gerekirdi. İlan tarihinden önceki bir döneme atıf yapmak, ihalenin hukuki temelini sakatlayan ve iptalle sonuçlanabilecek ciddi bir hatadır.

İstekliler için: İstekliler, ihale dokümanını incelerken sadece idari şartnamedeki yeterlik kriterlerini değil, teknik şartnamedeki yükümlülükleri de dikkatle okumalıdır. Özellikle yerine getirilmesi imkânsız, rekabeti kısıtlayıcı veya belirli bir firmayı işaret eden düzenlemeler tespit ettiklerinde, şikâyet süresi içinde (ihale tarihinden en geç üç iş günü öncesine kadar) idareye başvurarak bu aykırılıkların düzeltilmesini talep etmelidirler. Bu karar, süresinde yapılacak bir şikâyet başvurusunun, hukuka aykırı bir ihalenin en baştan düzeltilmesini veya iptal edilmesini sağlayarak tüm istekliler için adil bir yarışma ortamı yaratabileceğini göstermektedir.