Aşırı Düşük Belgelendirme Sürecinde Yapılan Maddi Hatalar

Yapım işleri ihalelerinde, aşırı düşük olarak tespit edilen tekliflerin açıklanması süreci, ihale komisyonları için en meşakkatli, istekliler için ise en kritik aşamalardan biridir. Bu süreçte sunulan analizler, fiyat teklifleri ve dayanak belgelerin Kamu İhale Genel Tebliği'nde belirtilen sıkı şekil ve içerik kurallarına uygun olması esastır. Ancak, bu karmaşık belge setlerinde zaman zaman maddi hatalar meydana gelebilmektedir. Kamu İhale Kurulunun 03.09.2025 tarihli ve 2025/UY.1-1848 sayılı kararı, bu tür bir hatanın nasıl yorumlanması gerektiğine dair önemli bir örnek sunmaktadır. Karar, bir fiyat teklifi ile dayanağı olan tutanak arasındaki tarih uyuşmazlığının, belgelerin genel bağlamı ve içeriği dikkate alındığında esasa etkili olmayan bir maddi hata olarak değerlendirilebileceğini ortaya koymaktadır.

Yasal Dayanak ve İlgili Düzenlemeler

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'nun 38. maddesi, idarelere aşırı düşük teklifleri reddetmeden önce teklif sahiplerinden açıklama isteme yükümlülüğü getirir. Bu açıklamaların nasıl yapılacağına ilişkin detaylı kurallar ise Kamu İhale Genel Tebliği'nin 45. maddesinde düzenlenmiştir.

Tebliğ'e göre, istekliler açıklamalarını, kamu kurumlarınca yayımlanmış rayiçler, kendi maliyet/satış kayıtları veya üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifleri gibi belgelere dayandırabilirler. Üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifleri kullanıldığında, bu tekliflerin de "maliyet tespit tutanağı" veya "satış tutarı tespit tutanağı" gibi meslek mensuplarınca (YMM/SMMM) onaylanmış belgelere dayanması zorunludur. Fiyat teklifi üzerinde, meslek mensubunun, teklifteki fiyatın dayanak tutanaktaki değerlere uygunluğunu beyan eden bir şerh düşmesi gerekir. Bu şerhte, dayanak tutanağın tarih ve sayısına atıf yapılması, belgeler arasında bir bağ kurulması açısından önemlidir. Tebliğ, bu belgelerin hem şekil hem de içerik olarak tam ve uyumlu olmasını arar. Aksi takdirde, açıklamanın yetersiz kabul edilerek teklifin reddedilmesi gerekir.

Kurulun Değerlendirmesi

Somut olayda, bir yol yapım işi ihalesinde, teklifi aşırı düşük bulunan ve sonrasında ihale üzerinde bırakılan iş ortaklığı, beton harcı girdisine ilişkin açıklamasını, üçüncü bir firmadan aldığı fiyat teklifi ile yapmıştır. Başvuru sahibi, bu açıklamada yer alan fiyat teklifinde, meslek mensubunun düştüğü şerhte dayanak belgenin tarihinin "29.05.2025" olarak belirtilmesine rağmen, ekte sunulan "satış tutarı tespit tutanağı"nın tarihinin "29.05.2024" olduğunu, bu tarih uyuşmazlığı nedeniyle açıklamanın geçersiz sayılması gerektiğini iddia etmiştir.

Kurul, yaptığı incelemede bu tarih farklılığını tespit etmekle birlikte, konuyu daha geniş bir bağlamda ele almıştır. Kurul, sadece tarihteki bu bariz hataya odaklanmak yerine, belgelerin içeriğini bir bütün olarak değerlendirmiştir. Satış tutarı tespit tutanağında, yasal defter kayıtları olarak "01.01.2025-31.03.2025" döneminin dikkate alındığı açıkça belirtilmiştir. Ayrıca tutanak ekindeki fatura listesinde yer alan faturaların tarihlerinin de bu döneme ait olduğu görülmüştür.

Bu tespitler ışığında Kurul, şu mantıksal sonuca varmıştır: Fiyat teklifindeki beyanda tutanak tarihinin sehven "2025" yerine "2024" (veya tam tersi, olayda tutanak tarihi 2024, atıf yapılan tarih 2025) olarak yazılmış olması, belgelerin içeriği ve amacı göz önüne alındığında esasa etkili bir aykırılık değildir. Tutanak, incelenen muhasebe dönemi ve içerdiği faturalar itibarıyla açıkça 2025 yılına aittir ve fiyat teklifine doğru bir şekilde dayanak teşkil etmektedir. Dolayısıyla, fiyat teklifi ve dayanak tutanak bir bütün olarak incelendiğinde anlamlı ve tutarlıdır. Bu nedenle, tarih bilgisindeki farklılığın, açıklamanın geçerliliğini ortadan kaldırmayan, düzeltilebilir bir "maddi hata" niteliğinde olduğuna karar vermiştir. Kurul, başvuru sahibinin diğer iddialarını da reddederek itirazen şikâyet başvurusunun reddine hükmetmiştir.

Analizin Sonucu ve Taraflar İçin Çıkarımlar

Bu karar, aşırı düşük teklif açıklamalarının değerlendirilmesinde katı şekilcilik yerine, belgelerin bütüncül ve amaçsal yorumlanması gerektiğini gösteren önemli bir içtihattır.

İdareler için: İhale komisyonları, aşırı düşük teklif açıklamalarını incelerken, tespit ettikleri her türlü hata veya eksikliği otomatik bir ret sebebi olarak görmemelidir. Özellikle, belgeler arasında bariz bir yazım hatasından kaynaklandığı anlaşılan ve belgelerin geri kalan içeriğiyle çelişmeyen tarih, sayı gibi farklılıklar "maddi hata" kapsamında değerlendirilebilir. Komisyonun görevi, sunulan belgelerin bir bütün olarak teklif edilen fiyatı makul bir şekilde açıklayıp açıklamadığını tespit etmektir. Belgeler arasında bir bütünlük ve tutarlılık varsa, esasa etkili olmayan şekli eksiklikler veya hatalar, teklifin reddi için tek başına yeterli bir gerekçe olmamalıdır.

İstekliler için: İstekliler, aşırı düşük teklif açıklaması hazırlarken azami özen ve dikkati göstermelidir. Fiyat teklifleri, dayanak tutanaklar ve diğer destekleyici belgeler arasında tarih, sayı, miktar ve tutar gibi bilgilerin tam bir uyum içinde olduğundan emin olmalıdırlar. Bu karar, Kurulun bazı maddi hataları tolere edebileceğini gösterse de, bu durum bir güvence olarak görülmemelidir. Açıklamanın her bir parçasının kusursuz olması, teklifin reddedilme riskini en aza indirecektir. Diğer yandan, rakip bir isteklinin açıklamasına itiraz ederken, sadece basit yazım hatalarına odaklanmak yerine, açıklamanın esasına yönelik, yani fiyatın gerçekten tevsik edilip edilemediğine ilişkin daha kuvvetli argümanlar sunmak, başvurunun başarı şansını artıracaktır. Kurulun bu kararı, değerlendirmenin ruhunun, belgelerin bir bütün olarak anlamlı ve tutarlı bir açıklama sunup sunmadığı olduğunu teyit etmektedir.