Üçüncü Kişilerden Alınan Fiyat Teklifleri İle Açıklama Yapma

Aşırı düşük teklif açıklamalarının değerlendirilmesi, ihale süreçlerinin en tartışmalı ve karmaşık aşamalarından biridir. İstekliler, tekliflerinin gerçekçi ve uygulanabilir olduğunu kanıtlamak için Kamu İhale Genel Tebliği'nde belirtilen yöntemlere uygun olarak detaylı analizler ve dayanak belgeler sunmak zorundadır. Özellikle üçüncü kişi firmalardan alınan fiyat teklifleri, bu açıklamaların temel taşlarından birini oluşturur. Ancak bu belgelerin taşıması gereken şekil ve içerik şartları son derece katıdır. Kamu İhale Kurulunun 03.09.2025 tarihli ve 2025/UY.I-1847 sayılı kararı, birden fazla isteklinin sunduğu açıklamalardaki benzer ve farklı eksiklikleri bir arada değerlendirerek, Kurulun bu tür belgelere yaklaşımını kapsamlı bir şekilde ortaya koymaktadır. Karar, belgelerdeki şekli eksikliklerin ne zaman "maddi hata" olarak kabul edilebileceği ve ticari teamüllerin değerlendirmedeki yeri hakkında önemli ipuçları vermektedir.

Yasal Dayanak ve İlgili Düzenlemeler

Kamu İhale Genel Tebliği'nin 45. maddesi, aşırı düşük teklif açıklamalarına ilişkin usul ve esasları belirler. Maddeye göre, üçüncü kişilerden alınan bir fiyat teklifinin geçerli olabilmesi için, teklifi veren firma adına yetkili bir meslek mensubu (YMM/SMMM) tarafından düzenlenmiş bir "satış tutarı tespit tutanağı" veya "maliyet tespit tutanağı" ile desteklenmesi gerekir. Fiyat teklifi üzerinde, teklifteki birim fiyatın, dayanak tutanaktaki ağırlıklı ortalama satış tutarının %80'inden (veya maliyet tutarından) düşük olmadığını beyan eden bir şerh bulunmalıdır. Bu şerhte, dayanak tutanağın tarih ve sayısına atıf yapılması, belgeler arasındaki bağlantıyı kurmak için esastır. Tebliğ, bu belgelerin hem kendi içlerinde hem de birbirleriyle tutarlı olmasını, tüm yasal defter ve kayıtlara dayanmasını ve herhangi bir şüpheye mahal vermeyecek şekilde eksiksiz olmasını şart koşar. Aksi halde açıklama geçersiz sayılır ve teklif reddedilir.

Kurulun Değerlendirmesi

Somut olayda, bir yol yapım ihalesinde, başvuru sahibi, ihale üzerinde bırakılan iş ortaklığı, ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi iş ortaklığı ve açıklaması uygun bulunan bir diğer istekli olmak üzere üç farklı isteklinin aşırı düşük teklif açıklamalarının hatalı olduğunu iddia etmiştir. İddialar, büyük ölçüde bu üç isteklinin de hazır beton girdisi için sundukları üçüncü kişi fiyat teklifleri ve dayanak tutanaklarındaki usulsüzlükler etrafında yoğunlaşmıştır.

Kurul, her bir isteklinin açıklamasını ayrı ayrı incelemiştir:

  1. İhale Üzerinde Bırakılan İş Ortaklığı: Bu isteklinin sunduğu fiyat teklifindeki meslek mensubu beyanında, dayanak tutanağın tarihi "29.05.2025" olarak belirtilirken, ekteki tutanağın tarihi "29.05.2024"tür. Kurul, bu bariz tarih hatasına rağmen, tutanağın içeriğini (incelenen muhasebe dönemi olan 01.01.2025-31.03.2025 ve bu döneme ait faturalar) incelemiş ve belgelerin bir bütün olarak anlamlı ve tutarlı olduğuna karar vermiştir. Tarih hatası, esasa etkili olmayan bir "maddi hata" olarak değerlendirilmiştir.
  2. Açıklaması Uygun Bulunan Diğer İstekli: Bu isteklinin sunduğu fiyat teklifindeki beyanda, dayanak satış tutarı tespit tutanağının sayısına yer verilmemiş, ekteki tutanakta da bir belge sayısı bulunmamıştır. Kurul, yine belgelerin içeriğine odaklanmıştır. Fiyat teklifinde tutanağın tarihine doğru atıf yapıldığı, tutanağın içeriğinin ve dayandığı faturaların ilgili döneme ait olduğu ve belgelerin bir bütünlük arz ettiği tespit edilmiştir. Bu nedenle, belge sayısının eksikliği de açıklamanın reddini gerektirecek esaslı bir eksiklik olarak görülmemiştir.
  3. Ekonomik Açıdan En Avantajlı İkinci Teklif Sahibi İş Ortaklığı: Başvuru sahibi, bu iş ortaklığına fiyat teklifi veren beton firmasının, kendilerine (başvuru sahibine) aynı ürün için farklı faturalara dayalı, farklı bir fiyat teklifi verdiğini, bunun da tutanakların tüm satışları yansıtmadığını ve usulsüz olduğunu iddia etmiştir. Kurul bu iddiayı iki açıdan reddetmiştir. İlk olarak, bir tedarikçinin farklı müşterilerine, ticari stratejileri gereği farklı fiyatlar sunmasının ticari hayatın olağan akışına uygun olduğunu belirtmiştir. İkinci olarak, başvuru sahibinin bu iddiasını desteklemek için sunduğu belgenin (kendisine verilen fiyat teklifinin), idareye şikâyet aşamasında sunulmadığını, itirazen şikâyet aşamasında yeni bir delil olarak ileri sürüldüğünü tespit ederek şekil yönünden dikkate almamıştır.

Nihayetinde Kurul, incelenen her üç isteklinin de açıklamalarında tespit edilen eksikliklerin, açıklamaların özünü ve güvenilirliğini zedelemeyen, maddi hata niteliğinde veya ticari teamüllere uygun hususlar olduğuna karar vererek itirazen şikâyet başvurusunu reddetmiştir.

Analizin Sonucu ve Taraflar İçin Çıkarımlar

Bu karar, aşırı düşük teklif açıklamalarının değerlendirilmesinde Kurul'un izlediği metodolojiye dair kapsamlı bir bakış açısı sunmaktadır.

İdareler için: İhale komisyonları, açıklama belgelerindeki her türlü eksikliği veya uyuşmazlığı mutlak bir ret nedeni olarak görmemelidir. Önemli olan, sunulan belgelerin bir bütün olarak, teklif edilen fiyatın dayandığı maliyet bileşenlerini makul ve tevsik edilebilir bir şekilde ortaya koyup koymadığıdır. Tarih veya sayı gibi bariz yazım hataları, belgelerin geri kalanıyla (incelenen dönem, fatura içerikleri vb.) bir bütünlük ve tutarlılık sergiliyorsa, maddi hata olarak kabul edilmelidir. İdareler, değerlendirmelerinde aşırı şekilcilikten kaçınarak, belgelerin özüne ve amacına odaklanmalıdır.

İstekliler için: Bu karar, aşırı düşük teklif açıklaması hazırlarken belgeler arasındaki tutarlılığın hayati olduğunu göstermektedir. Bir tarih veya sayı hatası, eğer belgelerin kalanıyla çelişiyorsa ve bir bütünlük arz etmiyorsa, teklifin reddine yol açabilir. Bu nedenle, tüm belgelerin defalarca kontrol edilmesi esastır. Diğer yandan, rakip bir isteklinin açıklamasına itiraz edilirken, iddiaların somut delillerle desteklenmesi ve bu delillerin ilk aşamada (idareye şikâyet) sunulması kritik öneme sahiptir. Bir tedarikçinin farklı firmalara farklı fiyatlar vermesi gibi ticari hayata uygun durumları bir usulsüzlük olarak ileri sürmek, Kurul nezdinde kabul görmeyecektir. İtirazların, mevzuatın açık hükümlerinin ihlal edildiği veya sunulan belgelerin kendi içinde bariz çelişkiler barındırdığı noktalar üzerine inşa edilmesi gerekmektedir.