Kamu ihalelerinde aşırı düşük tekliflerin sorgulanması, kamu kaynaklarının etkin kullanımı ile hizmetin kalitesi ve sürdürülebilirliği arasında bir denge kurmayı amaçlar. Bu süreçte istekliler, teklif ettikleri bedelin gerçekçi ve işin maliyetlerini karşılayabilir olduğunu kanıtlamakla yükümlüdür. Bu kanıtlama süreci, Kamu İhale Genel Tebliği tarafından belirlenen katı usul ve şekil kurallarına tabidir. İhale, sözleşme ve hakediş süreçlerinde bu kurallara harfiyen uyulması, teklifin geçerliliği için bir ön koşuldur. Bu tür teknik ve hukuki detaylarda yapılacak hataların önüne geçmek için Yaka Danışmanlık gibi uzman kuruluşlar, firmalara süreç yönetimi konusunda profesyonel destek sağlamaktadır. Kamu İhale Kurulunun 25.06.2025 tarihli ve 2025/UY.I-1362 sayılı kararı, aşırı düşük teklif açıklamasında yapılan bir usul hatasının, teklifin reddedilmesine nasıl yol açtığını net bir şekilde ortaya koymaktadır.

Üçüncü Kişi Fiyat Tekliflerinde Dayanak Belgenin Rolü

Kamu İhale Genel Tebliği, aşırı düşük teklif açıklamalarında kullanılabilecek yöntemlerden biri olarak "üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifleri"ni belirtir. Bu yöntemin geçerli olabilmesi için, fiyat teklifinin tek başına sunulması yeterli değildir. Tebliğ, bu fiyat teklifinin dayanağı olarak, fiyatı veren üçüncü kişinin maliyetlerini veya satışlarını gösteren ve bir meslek mensubu (Serbest Muhasebeci Mali Müşavir veya Yeminli Mali Müşavir) tarafından onaylanan "maliyet tespit tutanağı" veya "satış tutarı tespit tutanağı"nın da sunulmasını zorunlu kılar. Bu kuralın temel amacı, sunulan fiyat teklifinin afaki olmadığını, gerçek ticari kayıtlara dayandığını ve bir uzman tarafından teyit edildiğini güvence altına almaktır.

Maliyet Tespit Tutanağının Yanlış Kişi Tarafından Düzenlenmesi

İncelemeye konu olan yapım işi ihalesinde, teklifi sınır değerin altında kalan ve sonradan ihale üzerinde bırakılan istekli, açıklamasında muhtelif girdiler için üçüncü kişilerden aldığı proforma faturaları (fiyat teklifleri) sunmuştur. Ancak, bu fiyat tekliflerine dayanak teşkil etmesi gereken Maliyet Tespit Tutanağı'nı, fiyat teklifini veren üçüncü kişiler adına bir meslek mensubuna düzenletmek yerine, kendi firması (açıklama sunan istekli) adına bir meslek mensubuna düzenletmiştir. Diğer bir deyişle, tutanak, fiyat teklifini veren firmanın değil, o teklifi kullanan isteklinin maliyetlerini göstermektedir.

Kamu İhale Kurulu, bu durumu Tebliğ'in açık hükmüne aykırı bulmuştur. Kurul, maliyet tespit tutanağının "fiyat teklifini veren kişiyle" ilgili olması gerektiğini, yani o kişinin maliyetlerini yansıtması gerektiğini vurgulamıştır. Fiyat teklifini veren bir firmanın maliyetini, o teklifi alan başka bir firmanın maliyet tutanağı ile ispatlamak mümkün değildir. Bu usul hatası, sunulan fiyat tekliflerinin dayanağını ortadan kaldırmış ve dolayısıyla açıklamayı geçersiz kılmıştır. Ayrıca, sunulan fiyat tekliflerinin üzerinde bulunması gereken meslek mensubu onayı ve imzasının da eksik olduğu tespit edilmiştir.

Kurulun Düzeltici İşlem Kararı

Kurul, yapılan bu tespitler ışığında, idarenin mevzuata aykırı bir açıklamayı uygun bularak ihaleyi bu istekli üzerinde bırakmasının hukuka aykırı olduğuna karar vermiştir. Sonuç olarak, ihale üzerinde bırakılan isteklinin teklifinin reddedilmesi ve bu aşamadan sonraki işlemlerin (örneğin, varsa ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklifin değerlendirilmesi) mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi yönünde "düzeltici işlem" belirlenmiştir. Bu karar, idarenin hatalı kararını ortadan kaldırarak ihale sürecini tekrar hukuka uygun bir zemine oturtmayı amaçlamaktadır.

Analizin Sonucu ve Taraflar İçin Çıkarımlar

Bu karar, aşırı düşük teklif açıklaması sürecinin ne kadar detaylı ve dikkat gerektiren bir prosedür olduğunu göstermektedir.

İstekliler açısından: Aşırı düşük teklif açıklaması hazırlarken, özellikle üçüncü kişi fiyat teklifleri kullanılıyorsa, Tebliğ'de belirtilen her bir şekil şartına harfiyen uyulmalıdır. Fiyat teklifini kim veriyorsa, maliyet/satış tutarı tespit tutanağının da o kişi adına ve o kişinin kayıtlarına göre bir meslek mensubu tarafından düzenlenmesi sağlanmalıdır. Ayrıca, fiyat teklifi üzerinde bulunması gereken meslek mensubu beyanı, imzası ve kaşesi gibi unsurların eksiksiz olduğundan emin olunmalıdır. Bir belgenin yanlış düzenlenmesi, tüm açıklamayı geçersiz kılabilir.

İdareler açısından: İdarelerin ihale komisyonları, aşırı düşük teklif açıklamalarını incelerken sadece sunulan fiyatların makul olup olmadığını değil, aynı zamanda belgelerin Tebliğ'de öngörülen usul ve şekil kurallarına tam olarak uyup uymadığını da titizlikle kontrol etmelidir. Bu kararda olduğu gibi, belgelerin kimin adına düzenlendiği gibi temel bir usul hatasının gözden kaçırılması, ihalenin seyrini hukuka aykırı bir şekilde değiştirebilir ve sonradan Kurul müdahalesine yol açabilir.