KİK'ten Kritik Tamamlatma Yasağı: Satış Tutarı Tespit Tutanağı Ekindeki İmza Beyannamesi Sonradan Sunulamaz!

Aşırı düşük teklif açıklamalarında "bilgi eksikliği" ile "belge eksikliği" arasındaki ince çizgi, bir teklifin geçerliliği ile reddi arasındaki farkı belirler. İdarelerin 4734 sayılı Kanun'un 37. maddesi uyarınca "bilgi açıklama" talebiyle belge tamamlatıp tamamlatamayacağı, sürekli bir tartışma konusudur. Bu tür karmaşık ihale ve sözleşme sorunlarında, sürecin doğru yönetilmesi ve hak kayıplarının önlenmesi için Yaka Danışmanlık uzmanlığından destek almak, hangi belgelerin "tamamlatılabilir" hangilerinin "tamamlatılamaz" olduğunu ayırt etmenizi sağlar. Kamu İhale Kurulu'nun (KİK) 27.03.2025 tarihli ve 2025/UH.I-822 sayılı kararı, aşırı düşük teklif açıklamasının zorunlu bir ek belgesinin sonradan istenemeyeceğini netleştirmiştir.

Kararın İlgili Kısmı

"... "kombi genleşme tankı" iş kalemi için alınan fiyat teklifine dayanak teşkil eden tutanağın ekinde, mükellef adına tutanağı imzalayan vekilin imza beyannamesine yer verilmediği, açıklama kapsamında sunulmayan belgelerin de sonradan talep edilerek tamamlatılamayacağı anlaşıldığından, isteklinin aşırı düşük teklif açıklamasının bu yönüyle mevzuata uygun olmadığı ve başvuru sahibinin bu husustaki iddiasının yerinde olduğu sonucuna varılmıştır."

Olayın Arka Planı: Vekilin İmza Beyannamesi Eksikliği

Bir kazan ve kaskad sistemi bakım-onarım hizmet alımı ihalesinde, ihale üzerinde bırakılan istekli, aşırı düşük teklif açıklamasında Kamu İhale Genel Tebliği'nin (KİGT) 79.2.2.1 maddesi uyarınca üçüncü kişilerden fiyat teklifleri ve bu tekliflere dayanak teşkil eden Ek-O.6 "Satış Tutarı Tespit Tutanakları" sunmuştur.

Başvuru sahibi (ikinci en avantajlı teklif sahibi), bu açıklamalardaki imzalara itiraz etmiştir. İdare, yaptığı incelemede, "kombi genleşme tankı" iş kalemine ait fiyat teklifi ve tutanağı imzalayan kişinin, firma yetkilisi değil, vekil (Murat Arslan) olduğunu fark etmiştir. Ancak istekli, aşırı düşük teklif açıklama dosyasına bu vekilin imza beyannamesini eklememiştir.

Bunun üzerine idare, 4734/37. maddeyi (net olmayan hususların açıklanması) kullanarak, 26.02.2025 tarihli bir yazı ile istekliden bu vekilin imza beyannamesini 27.02.2025 tarihine kadar sunmasını istemiştir. İstekli de bu belgeyi idareye sunmuş ve idare açıklamayı kabul etmiştir.

KİK'in Değerlendirmesi: "Açıklamanın Eki" Olan Belge Tamamlatılamaz

KİK, bu işlemi "hukuka aykırı belge tamamlatma" olarak değerlendirmiştir. Kurul'un dayandığı nokta, KİGT eki Ek-O.6 Satış Tutarı Tespit Tutanağı'nın "Ek" başlıklı bölümüdür. Bu bölüm, tutanağın ekinde sunulması zorunlu belgeleri şöyle sıralar:

"Ek:

  1. Mükellef Adına Tutanağı İmzalayanın İmza Beyannamesi ile Mükellefe Ait Temsile Yetkili Olunduğunu Gösterir Ticaret Sicil Tasdiknamesi...
  2. Meslek Mensubuna Ait Faaliyet Belgesinin Aslı ya da Sureti"

KİK'e göre, vekilin imza beyannamesi, "net olmayan bir husus" değil, aşırı düşük teklif açıklamasının ve Ek-O.6 tutanağının zorunlu bir parçası (eki) olan bir belgedir. Bu belge, açıklamanın sunulduğu anda dosyada bulunmak zorundadır.

İdarelerin 4734/37. madde kapsamında "bilgi açıklama" talebi, mevcut bir belgedeki maddi hata veya çelişkiyi gidermeye yöneliktir; hiç sunulmamış zorunlu bir belgenin sonradan eklenmesini kapsamaz. İdare, "kombi genleşme tankı" kalemine ait açıklama dosyasında bulunmayan imza beyannamesini sonradan isteyerek, mevzuata aykırı bir belge tamamlatma işlemi yapmıştır.

Bu bir kalemdeki açıklama usulüne uygun olmadığı için, isteklinin toplam aşırı düşük teklif açıklaması geçersiz hale gelmiştir. KİK, bu gerekçeyle düzeltici işlem belirlenmesine (ihale üzerinde bırakılan isteklinin teklifinin reddedilmesi) karar vermiştir.

Analizin Sonucu

Bu karar, aşırı düşük teklif açıklamalarının "tamamlatma" sınırlarını net bir şekilde çizmektedir:

  1. İstekliler Açısından: aşırı düşük teklif açıklaması sunarken, KİGT'de belirtilen tüm zorunlu ek belgelerin (özellikle Ek-O.5 ve Ek-O.6 tutanaklarının ekleri olan imza sirküleri/beyannamesi, faaliyet belgesi vb.) dosyada eksiksiz olduğundan emin olun. Bu belgelerden birinin eksikliği, sonradan "tamamlatma" yoluyla giderilemez ve teklifinizin reddedilmesine yol açar.
  2. İdareler Açısından: Aşırı düşük teklifleri incelerken, 4734/37. maddeyi (bilgi açıklama) dikkatli kullanın. Eğer eksik olan şey, sunulan bir belgedeki "net olmayan bir husus" (örn: okunamayan bir tarih) ise açıklama istenebilir. Ancak eksik olan şey, KİGT'nin "ekinde sunulur" dediği hiç sunulmamış bir belgenin kendisi (örn: imza beyannamesi, faaliyet belgesi) ise, bu durum "belge eksikliği" olup, tamamlatılamaz ve açıklamanın reddedilmesi gerekir.