Aşırı düşük teklif açıklamaları, isteklilerin tekliflerinin gerçekçiliğini kanıtladıkları kritik bir aşamadır. Bu süreçte sunulan bilgi ve belgelerin, özellikle de üçüncü kişilerden temin edilen fiyat teklifi gibi belgelerin, sadece içerik olarak değil, şekil ve geçerlilik olarak da mevzuata tam uygun olması gerekir. Belgelerin üzerindeki imzaların, belgeyi düzenleyen yetkili kişilere ait olduğunun teyit edilebilir olması, belgenin hukuki geçerliliğinin temel şartıdır. İhale, sözleşme ve hakediş süreçlerinde bu tür temel şekil şartlarına uyulmaması, açıklamanın tümüyle geçersiz sayılmasına neden olabilir. Yaka Danışmanlık, firmaların bu tür kritik detayları gözden kaçırarak hak kaybı yaşamamaları için aşırı düşük teklif dosyalarının hazırlanmasında profesyonel destek sunmaktadır. Kamu İhale Kurulunun 25.06.2025 tarihli ve 2025/UY.II-1391 sayılı kararı, sunulan açıklama belgelerindeki imzaların geçerliliğinin ne kadar önemli olduğunu ve bariz imza uyuşmazlıklarının sonuçlarını net bir şekilde ortaya koymaktadır.

Açıklama Belgelerinde İmza Doğruluğunun Önemi

Kamu İhale Genel Tebliği, aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında üçüncü kişilerden alınan fiyat tekliflerinin nasıl tevsik edileceğini detaylı olarak düzenler. Bu belgeler, bir meslek mensubu (SMMM/YMM) ve fiyat teklifini veren firma yetkilisi tarafından imzalanır. İdareler, bu belgeleri değerlendirirken, belgelerdeki imzaların, imza atmaya yetkili kişilere ait olup olmadığını, sunulan imza sirküleri veya imza beyannameleri ile karşılaştırarak kontrol eder. Bu kontrol, belgenin sahte olup olmadığına veya yetkisiz kişilerce düzenlenip düzenlenmediğine ilişkin bir ön inceleme niteliğindedir.

İdare Tarafından Gözle Yapılan İmza Karşılaştırması

İncelemeye konu kararda, idare, başvuru sahibi isteklinin aşırı düşük teklif açıklamasını iki temel imza uyuşmazlığı nedeniyle reddetmiştir:

  1. Asansör İş Kalemi: Bir asansör iş kalemine ilişkin sunulan fiyat teklifi ve dayanak tutanağındaki firma yetkilisine ait olduğu beyan edilen imzanın, firmanın noter onaylı imza sirkülerinde yer alan yetkililerin imzalarıyla bariz bir şekilde farklı olduğu tespit edilmiştir.
  2. Bitkisel Toprak Girdisi: Başka bir analiz girdisi olan bitkisel toprağa ilişkin sunulan fiyat teklifi ve dayanak tutanağını onaylayan serbest muhasebeci mali müşavirin, her iki belgeye attığı imzaların birbiriyle dahi örtüşmediği görülmüştür.

Başvuru sahibi, idarenin bu tespitinin salt gözlemsel olduğunu, grafolojik (kriminal) bir incelemeye dayanmadığını, dolayısıyla hukuki bir geçerliliği olmadığını ve atılan imzaların birebir aynı olmasının beklenemeyeceğini iddia etmiştir.

Kurulun Yaklaşımı: Bariz Farklılıklar İçin Teknik İnceleme Gerekmez

Kamu İhale Kurulu, başvuru sahibinin bu iddiasını yerinde bulmamıştır. Kurul, yaptığı incelemede, idarenin tespitlerine konu olan imzalardaki farklılıkların, bir imzanın zamanla veya atıldığı koşullara göre gösterebileceği makul farklılıkların ötesinde, "bariz bir şekilde benzer olmadığının açık olduğunu" teyit etmiştir.

Kurul, bu tespitiyle, ihale komisyonlarının birer adli grafoloji uzmanı gibi hareket etme yükümlülüğü olmadığını, ancak sunulan belgelerdeki imzalar ile teyit belgesindeki (imza sirküleri vb.) imzalar arasında ilk bakışta anlaşılabilecek, bariz ve açık bir farklılık bulunması durumunda, belgenin geçerliliği hakkında şüpheye düşme ve bu şüpheye dayanarak işlem tesis etme yetkisine sahip olduğunu ortaya koymuştur. İdare, bu durumda imzanın sahte olduğunu iddia etmemekte, ancak imzanın yetkili kişiye ait olduğunun teyit edilemediği gerekçesiyle belgenin geçerliliğini kabul etmemektedir. Bu durum, belgenin usulüne uygun sunulmadığı anlamına gelir ve açıklamanın reddi için yeterli bir gerekçedir.

Analizin Sonucu ve Taraflar İçin Çıkarımlar

Bu karar, aşırı düşük teklif açıklamalarında sunulan belgelerin şekli unsurlarının titizlikle kontrol edilmesi gerektiğini göstermektedir.

İstekliler açısından: Aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında sunulan tüm belgelerin, özellikle üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifleri ve bunları onaylayan meslek mensuplarına ait belgelerin, yetkili kişilerce ve imza sirkülerine/beyannamesine uygun şekilde imzalandığından emin olunmalıdır. Bir belgenin yetkisiz bir kişi tarafından imzalanması veya imzanın teyit edilememesi, o belgenin ve dolayısıyla ilgili iş kalemine yönelik açıklamanın tamamen geçersiz sayılmasına neden olacaktır. Bu tür riskleri ortadan kaldırmak için, belgeyi düzenleyen taraflardan imza sirkülerini veya beyannamesini de temin etmek ve imzaları karşılaştırmak yerinde bir önlem olacaktır.

İdareler açısından: İdareler, açıklama dosyalarını incelerken belgedeki imzaları, sunulan imza sirküleri veya EKAP'taki yetkili bilgileriyle karşılaştırma yetkisine sahiptir. Bu karşılaştırma sonucunda, uzmanlık gerektirmeyen, gözle görülebilir bariz bir farklılık tespit ettiklerinde, belgenin geçerliliği konusunda tereddüt yaşayarak açıklamayı uygun bulmama hakkına sahiptirler. Bu, idarenin takdir yetkisi kapsamında olup, sürecin güvenliğini sağlamaya yönelik meşru bir adımdır.