İdari Şartnamede Belirtilen Yeterlik Kriterlerinin Önemi

Kamu ihaleleri, idarelerin ihtiyaçlarını en uygun şartlarla karşılamasını hedeflerken, bu süreci adil ve şeffaf kurallara bağlar. Bu kuralların en önemlilerinden biri, isteklilerin ihaleye katılabilmek için sağlaması gereken yeterlik kriterleridir. İdari şartnamelerde net bir şekilde tanımlanan bu kriterler, hem idarenin aradığı nitelikteki mal veya hizmete ulaşmasını güvence altına alır hem de istekliler arasında eşit muamelenin sağlanmasına hizmet eder. Kamu İhale Kurulunun 10.09.2025 tarihli ve 2025/UM.I1-1913 sayılı kararı, idari şartnamede istenen bir yetki belgesindeki en küçük bir ifadenin eksikliğinin dahi teklifin geçersiz sayılmasına neden olabileceğini gösteren önemli bir örnektir.

Karara Konu Olayda Yetki Belgesinin Yetersizliği

Bir belediyenin ek hizmet binası için kameralı güvenlik sistemi malzemesi alımını konu alan ihalede, idare, idari şartnamede bazı kritik ürün kalemleri (video kayıt yazılımı, bullet kamera, dome kamera vb.) için "üreticiden ihale adına düzenlenmiş satış yapmaya ve servis vermeye yetkili olduğunu gösterir Yetki Belgesi" sunulmasını zorunlu kılmıştır.

İhaleye katılan bir istekli, distribütör firmadan aldığı bir yetki belgesini sunmuştur. Ancak ihale komisyonu, bu belgede yalnızca “satmaya ve adı geçen ihaleye katılmaya yetkilidir” ifadesinin yer aldığını, şartnamede açıkça istenen “servis vermeye yetkili olduğunu gösterir” ibaresinin bulunmadığını tespit etmiştir. Ayrıca belgede, şartnamede tek tek sayılan ürün kalemlerinin isimleri yerine genel bir marka adı (“I-PRO ürünleri”) kullanılmıştır. Bu gerekçelerle isteklinin teklifi değerlendirme dışı bırakılmış ve ihale, geçerli teklif kalmadığı için iptal edilmiştir.

İstekli, sunduğu yetki belgesinin aslında servis, montaj ve satıcılık gibi tüm yetkileri kapsadığını, distribütör firmanın bu yöndeki açıklayıcı yazısını şikayet aşamasında idareye sunduğunu belirterek Kurula itirazen şikayet başvurusunda bulunmuştur.

Kurulun Değerlendirmesi: Yeterlik Kriterleri Yoruma Açık Değildir

Kamu İhale Kurulu, yaptığı incelemede idarenin kararını yerinde bulmuştur. Kurul, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun temel ilkelerine ve ilgili yönetmelik hükümlerine atıfta bulunarak, yeterlik değerlendirmesinde aranacak kriterlerin ve istenecek belgelerin ihale dokümanında açıkça belirtilmesi gerektiğini vurgulamıştır.

Kurul, idarenin şartnamede “satış yapmaya” ve “servis vermeye” yetkili olunduğunu gösteren bir belgeyi ayrı ayrı ve açıkça talep ettiğini belirtmiştir. İsteklinin sunduğu belgede ise “servis verme” yetkisine dair bir ifadenin bulunmaması, belgenin bu kritik yeterlik şartını karşılamadığı anlamına gelmektedir. İsteklinin, teklifi değerlendirme dışı bırakıldıktan sonra distribütör firmadan aldığı ve ilk belgenin servis yetkisini de kapsadığını belirten ikinci bir yazının sunulması, teklif değerlendirme aşamasındaki bu temel eksikliği gideremez. Çünkü yeterlik kriterlerinin tekliflerin sunulduğu anda tam olarak karşılanması esastır. Aksi bir durum, tekliflerin eşit şartlarda değerlendirilmesi ilkesini zedeleyecektir.

Ayrıca Kurul, belgede şartnamede istenen ürünlerin isimlerinin açıkça yazılmaması, bunun yerine genel bir marka ismine yer verilmesinin de bir eksiklik olduğuna dikkat çekmiştir. Bu durum, yetkinin tam olarak hangi ürünleri kapsadığı konusunda belirsizlik yaratmaktadır.

Analizin Sonucu ve Taraflar İçin Çıkarımlar

Bu karar, kamu ihalelerinde yeterlik belgelerinin hazırlanması ve sunulmasında en üst düzeyde titizlik gösterilmesi gerektiğini bir kez daha ortaya koymaktadır.

  • İstekliler İçin Çıkarımlar: İstekliler, idari şartnamenin yeterlik kriterleriyle ilgili maddelerini kelime kelime okumalı ve sunacakları belgelerin (yetki belgesi, iş deneyim belgesi vb.) istenen tüm ifadeleri, koşulları ve formatı eksiksiz içerdiğinden emin olmalıdır. Şartnamede “ve” bağlacıyla birbirine bağlanan farklı yetkiler (örneğin “satış yapma ve servis verme”) isteniyorsa, belgede her iki yetkinin de açıkça belirtilmesi zorunludur. Genel ifadeler veya sonradan sunulacak açıklayıcı yazılar, teklif anındaki bir eksikliği telafi etmeyecektir.
  • İdareler İçin Çıkarımlar: İdareler, ihale dokümanını hazırlarken ihtiyaç duydukları yeterlik kriterlerini açık, net ve tereddüde yer bırakmayacak şekilde tanımlamalıdır. Bu karar, idarelerin şartnamede belirledikleri net kriterlere dayanarak yaptıkları değerlendirmelerin Kurul tarafından desteklendiğini göstermektedir. İdareler, teklifleri değerlendirirken belgelerin lafzına sadık kalmalı ve yorum yoluyla eksiklikleri tamamlama yoluna gitmemelidir. Bu yaklaşım, hukuki belirlilik ve eşit muamele ilkelerinin korunması için esastır.