Kamu ihale süreçleri, şeffaflığı ve doğrulanabilirliği sağlamak adına sıkı şekil kurallarına tabidir. İstekliler tarafından sunulan belgelerin, mevzuatta öngörülen format ve onay mekanizmalarına uygun olması esastır. Bu kurallardan biri de, Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler (SMMM) tarafından düzenlenen belgelerde özel bir kaşenin (TÜRMOB kaşesi) kullanılma zorunluluğudur. Ancak, bir belgenin içeriği doğru ve eksiksizken, sadece bu özel kaşenin yerine standart bir kaşenin kullanılmış olması durumunda teklifin akıbetinin ne olacağı, hukukun "şekilcilik" ile "esas" arasındaki hassas dengesini gündeme getirir. Bu tür usulî eksikliklerin yönetimi, hem idareler hem de istekliler için kritik öneme sahiptir ve bu noktada Yaka Danışmanlık gibi uzman kuruluşların rehberliği, hak kayıplarının önlenmesinde önemli bir rol oynar. Kamu İhale Kurulunun 06.08.2025 tarihli ve 2025/UY.II-1708 sayılı kararı, bu dengenin nasıl kurulduğunu ve hangi tür eksikliklerin "tamamlatılabilir" nitelikte olduğunu gösteren önemli bir örnektir.

Olayın Gelişimi: Kaşe mi, Mühür mü?

Karara konu olan bir öğrenci yurdu onarım ve tadilat işi ihalesinde, başvuru sahibi istekli, iş deneyimini tevsik etmek amacıyla, %51'den fazla hissesine sahip mühendis ortağının mezuniyet belgesini sunmuştur. Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği gereği, bu durumda mezuniyet belgesiyle birlikte, bu ortaklık şartının ihalenin ilan tarihinden geriye doğru son beş yıldır kesintisiz olarak korunduğunu gösteren bir "Ortaklık Durum Belgesi"nin de sunulması zorunludur.

Başvuru sahibi, bu belgeyi bir SMMM'ye düzenletmiş ve teklif dosyasına eklemiştir. Belge, içerik olarak istenen tüm bilgileri (ortaklık oranı, kesintisizlik vb.) barındırmakta ve SMMM'nin imzası ile standart kaşesini taşımaktaydı. Ancak idare, belgede Kamu İhale Genel Tebliği ve ilgili SMMM yönetmeliği uyarınca bulunması zorunlu olan özel TÜRMOB mührünün/kaşesinin bulunmadığı gerekçesiyle teklifi doğrudan değerlendirme dışı bırakmıştır. İstekli ise, bu eksikliğin teklifin esasını değiştirmediğini ve idare tarafından tamamlatılması gerektiğini savunmuştur.

Kurulun Kararı: Eksiklik Teklifin Esasını Değiştirmiyor

Kamu İhale Kurulu, isteklinin iddiasını haklı bularak idarenin kararını hukuka aykırı bulmuştur. Kurul'un kararının temelinde, Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği'nin 57. maddesinde yer alan "bilgi eksikliklerinin tamamlatılması" kurumu yatmaktadır. Bu madde, "teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla", sunulan belgelerdeki bilgi eksikliklerinin idarece tamamlatılabileceğini hükme bağlar.

Kurul, somut olayı bu çerçevede değerlendirerek şu sonuçlara varmıştır:

  1. Belge Sunulmuştur: İstekli, istenen "Ortaklık Durum Belgesi"ni hiç sunmamış değildir. Belge, teklif zarfı içinde fiziken mevcuttur.
  2. Esas Bilgi Mevcuttur: Belgenin içeriği incelendiğinde, tevsik edilmesi gereken temel bilgi olan "ortağın beş yıldır kesintisiz olarak %51'den fazla hisseye sahip olduğu" bilgisi belgede yer almaktadır. Belge, yetkili bir SMMM tarafından imzalanmış ve kaşelenmiştir.
  3. Eksikliğin Niteliği: Eksik olan husus, belgenin içeriği veya doğruluğu değil, sadece bir şekil unsurudur; yani SMMM'nin standart kaşesi yerine özel kaşesini kullanmamış olmasıdır. Bu durum, teklifin fiyatı, işin niteliği veya isteklinin yeterliği gibi "teklifin esasını" oluşturan unsurları değiştiren bir eksiklik değildir.
  4. Tamamlatılabilirlik: Dolayısıyla, özel kaşenin eksikliği, idare tarafından istekliye makul bir süre verilerek tamamlattırılabilecek bir "bilgi eksikliği" niteliğindedir. İdarenin bu yola gitmeden teklifi doğrudan değerlendirme dışı bırakması, mevzuatın "bilgi tamamlama" kurumunun amacına aykırıdır.

Analizin Sonucu ve Taraflar İçin Çıkarımlar

  • İdareler Açısından: İdareler, bir belgedeki eksikliği tespit ettiklerinde, bunun "hiç sunulmama" mı, "teklifin esasını değiştiren bir hata" mı, yoksa "tamamlatılabilir bir bilgi eksikliği" mi olduğunu dikkatle ayırt etmelidir. Onay mekanizmasındaki bir şekil hatası (imza, mühür, kaşe eksikliği gibi), belgenin içeriğindeki ana bilgiyi etkilemiyorsa, idare bilgi tamamlama prosedürünü işletmelidir. Aşırı şekilci bir yaklaşımla teklifi doğrudan elemek, bu kararda görüldüğü gibi, Kurul tarafından hukuka aykırı bulunabilir.
  • İstekliler Açısından: İstekliler, tekliflerini hazırlarken tüm belgelerin mevzuatta öngörülen şekil şartlarına (imza, kaşe, mühür vb.) tam olarak uyduğundan emin olmalıdır. Bu, olası bir eleme riskini en baştan ortadan kaldırır. Ancak, bu kararda olduğu gibi, bir şekil hatası nedeniyle teklifleri reddedilirse, bu eksikliğin teklifin esasını değiştirmediği ve tamamlatılabilir nitelikte olduğu argümanıyla haklarını aramalıdırlar.

Sonuç olarak Kurul, özel kaşe eksikliğinin tamamlatılabilir bir bilgi eksikliği olduğuna hükmederek, idarece bu eksikliğin tamamlatılması istenerek sürecin yeniden yürütülmesi yönünde düzeltici işlem belirlenmesine oybirliğiyle karar vermiştir.