Kamu ihalelerinde idareler tarafından kullanılan standart formlar, isteklilerden talep edilen bilgilerin belirli bir düzen ve formatta sunulmasını sağlayarak değerlendirme sürecinde kolaylık ve standardizasyon yaratmayı amaçlar. İdari Şartnamelerde genellikle bu formların doldurulup sunulması bir yeterlik kriteri olarak belirlenir ve sunulmaması halinde teklifin değerlendirme dışı bırakılacağı belirtilir. Ancak, bir isteklinin istenen standart formu sunmayıp, o formda talep edilen bilgilerin tamamını içeren başka bir resmi veya muteber belgeyi sunması durumunda ne yapılacağı, "aşırı şekilcilik yasağı" ile "dokümana bağlılık" ilkeleri arasında bir denge kurulmasını gerektirir. İhale süreçlerinde karşılaşılan bu tür usulî uyuşmazlıklarda, mevzuatın ruhuna uygun bir çözüm bulmak için Yaka Danışmanlık gibi uzman kuruluşların görüşüne başvurmak faydalı olabilir. Kamu İhale Kurulunun 13.08.2025 tarihli ve 2025/UH.I-1737 sayılı kararı, bu dengeyi nasıl kurduğuna dair öğretici bir örnek sunmaktadır.

İdarenin Kararı ve Gerekçesi

Karara konu olan şoförlü hizmet aracı kiralanması ihalesinde, İdari Şartname'nin 7.5.4'üncü maddesi, isteklilerin ihale dokümanı ekindeki "Teklif Edilen Araç Bilgileri Formu"nu doldurarak yeterlik bilgileri tablosuna eklemelerini zorunlu kılmıştır. Maddede, bu formu eklemeyen isteklilerin değerlendirme dışı bırakılacağı açıkça belirtilmiştir. Form, teklif edilecek araçların marka kodu, tip kodu, marka adı, tip adı, model yılı ve kasko bedeli gibi bilgilerini içermekteydi.

Başvuru sahibi istekli, bu standart formu doldurup sunmak yerine, teklif edeceği her bir araç için Türkiye Sigorta Birliği (TSB) web sitesinden alınmış kasko değer listesi çıktılarını yeterlik bilgileri tablosuna yüklemiştir. İdare, "istenilen formun sunulmadığı" gerekçesiyle, şartnamenin amir hükmüne dayanarak isteklinin teklifini doğrudan değerlendirme dışı bırakmıştır.

Kurulun Değerlendirmesi: Şekil Değil, Esas Önemlidir

Kamu İhale Kurulu, Kurul çoğunluğuyla aldığı kararda, idarenin bu işlemini hukuka aykırı bulmuş ve düzeltici işlem belirlenmesine karar vermiştir. Kurul'un kararının temelinde, sunulan belgelerin, istenen formun amacını karşılayıp karşılamadığı ve idarenin yeterlik değerlendirmesi yapmasına engel olup olmadığı yatmaktadır.

Kurul, başvuru sahibinin sunduğu TSB kasko değer listesi çıktılarını incelemiştir. Bu inceleme sonucunda, idarenin standart form ile talep ettiği bilgilerin tamamının (araç kodları, marka, tip, model yılı ve kasko bedeli) sunulan bu çıktılarda mevcut olduğu tespit edilmiştir. İdarenin bu kriteri istemesindeki temel amaç, teklif edilen araçların kasko bedellerini görmek ve şartnamede yer alan "Kasko bedelinin %2'sinden fazla teklif sunan istekliler değerlendirme dışı bırakılacaktır" kuralını denetlemektir.

Kurul, başvuru sahibinin sunduğu belgeler üzerinden, idarenin bu denetimi ve değerlendirmeyi eksiksiz bir şekilde yapabileceğinin açık olduğunu belirtmiştir. Her ne kadar istenen form sunulmamış olsa da, formun işlevini yerine getiren, hatta dayanağını oluşturan resmi bir kaydın (TSB listesi) sunulmuş olması karşısında, teklifin sadece form sunulmadığı gerekçesiyle reddedilmesini "aşırı şekilci" bir yaklaşım olarak değerlendirmiştir. Bu durum, teklifin esasını etkilemeyen, değerlendirme yapılmasına engel olmayan bir eksiklik olarak kabul edilmiş ve idarenin kararı yerinde bulunmamıştır.

Analizin Sonucu ve Taraflar İçin Çıkarımlar

  • İdareler Açısından: İdareler, yeterlik belgelerini değerlendirirken, dokümandaki şekil şartlarının arkasındaki amacı göz önünde bulundurmalıdır. Eğer bir istekli, istenen standart bir form yerine, o formda talep edilen tüm bilgileri içeren ve değerlendirme yapmaya imkân tanıyan başka bir muteber belge sunmuşsa, bu durumu doğrudan bir eleme sebebi olarak görmekten kaçınmalıdır. Mevzuatın ruhu, rekabeti sağlamak ve en uygun teklifi bulmaktır; aşırı şekilcilik bu amaca hizmet etmez.
  • İstekliler Açısından: İstekliler için en güvenli yol, her zaman ihale dokümanında istenen standart formları eksiksiz doldurup sunmaktır. Bu karar, istekli lehine sonuçlanmış olsa da, her zaman bu şekilde yorumlanmayabilir ve risk teşkil eder. Ancak, bir hata yapılması veya form yerine muadil bir belgenin sunulması durumunda, bu kararda olduğu gibi, sunulan belgenin istenen formun amacını tam olarak karşıladığı ve değerlendirmeye imkân verdiği argümanıyla haklarını aramaları mümkündür.

Sonuç olarak Kurul çoğunluğu, sunulan belgelerin yeterlik kriterini esastan karşıladığı gerekçesiyle, başvuru sahibinin teklifinin yeniden değerlendirmeye alınması yönünde düzeltici işlem tesis etmiştir.