Elektronik kamu alımları (e-ihale), ihale süreçlerini hızlandırmak ve kolaylaştırmak amacıyla "beyan esası" ilkesi üzerine kurulmuştur. Bu sistemde istekliler, teklif aşamasında çok sayıda belge sunmak yerine, yeterlik bilgilerini standart bir tablo üzerinden beyan ederler. Ancak bu kolaylık, bir sorumluluğu da beraberinde getirir: Beyan edilen her bilginin, idare tarafından talep edildiğinde eksiksiz ve doğru bir şekilde belgelendirilmesi zorunluluğu. İhale, sözleşme ve hakediş süreçlerinde bu tür teknik detayların atlanması ciddi mali kayıplara yol açabilir. Bu noktada Yaka Danışmanlık, süreçlerin doğru yönetilmesi ve hak kayıplarının önlenmesi için profesyonel destek sağlamaktadır. Kamu İhale Kurulunun 18.06.2025 tarihli ve 2025/UM.II-1326 sayılı kararı, beyan edilen bilgilerin tevsik edilememesinin sonuçlarını göstermesi açısından kritik bir örnektir.

Elektronik İhalelerde Beyan Esası ve İspat Yükümlülüğü

İncelemeye konu olan araç lastiği alımı ihalesi, elektronik ortamda ve kısmi teklife kapalı olarak gerçekleştirilmiştir. İdari şartnamede, isteklilerin teklif edilen tüm ebatlardaki lastiklere ait resim ve açıklamaları içeren katalogları sunmaları bir yeterlik kriteri olarak belirlenmiştir. E-ihale sistematiği gereği, başvuru sahibi firma, teklif aşamasında bu katalogları sisteme yüklemek yerine, yeterlik bilgileri tablosunda tüm kalemler için gerekli kataloglara sahip olduğunu beyan etmiştir.

İhale komisyonu, teklifleri değerlendirme sürecinde, ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi olabilecek firmadan, beyan ettiği bu bilgileri tevsik eden belgeleri, yani katalogları sunmasını istemiştir. Bu, e-ihale sürecinin standart bir adımıdır ve "önce beyan et, sonra ispatla" prensibinin bir gereğidir.

Tevsik Edici Belgelerin Eksik Sunulması ve Hukuki Sonucu

Başvuru sahibi istekli, idarenin talebi üzerine katalogları sunmuş, ancak yapılan incelemede, ihale konusu 36 kalemden 9'una ait ürün bilgilerinin sunulan kataloglarda yer almadığı tespit edilmiştir. Bazı kalemler için beyan edilen marka/modele ait katalog hiç sunulmamış, bazılarında ise sunulan katalogda ilgili ürün ebadı bulunamamıştır.

Bu durum, isteklinin yeterlik bilgileri tablosunda yaptığı beyanın gerçeği yansıtmadığı veya en azından ispatlanamadığı anlamına gelmektedir. İdare, bu tespitten hareketle, Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği'nin o tarihte yürürlükte olan 58/A maddesi hükmüne dayanarak isteklinin teklifini değerlendirme dışı bırakmıştır.

Geçici Teminatın Gelir Kaydedilmesinin Dayanağı

Kararın en dikkat çekici yönü, sadece teklifin değerlendirme dışı bırakılmasıyla yetinilmeyip, aynı zamanda isteklinin geçici teminatının da gelir kaydedilmesidir. Yönetmeliğin ilgili maddesi, "Beyan edilen bilgi/belgeler ve teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmayan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir" şeklinde açık bir hüküm içermektedir.

Bu hüküm, e-ihalelerde beyan edilen bilgilerin doğruluğuna ve ispatlanabilirliğine verilen önemi göstermektedir. Sistemin kötüye kullanılmasını, yani yeterli olmadığı halde varmış gibi beyanda bulunarak ihaleyi manipüle etme girişimlerini önlemeyi amaçlayan caydırıcı bir yaptırımdır. İstekli, beyan ettiği yeterliği kanıtlayamayarak taahhüdünü yerine getirmemiş sayılmakta ve bu durum, sözleşme imzalamaktan kaçınma gibi değerlendirilerek geçici teminatın gelir kaydedilmesine yol açmaktadır. Kamu İhale Kurulu da idarenin bu yöndeki işlemini hukuka uygun bulmuştur.

Analizin Sonucu ve Taraflar İçin Çıkarımlar

Bu karar, e-ihale sürecine katılan tüm taraflar için önemli bir uyarı niteliğindedir.

İstekliler açısından: Yeterlik bilgileri tablosuna girilen her beyan, hukuki bir taahhüt niteliğindedir. İstekliler, bu tabloyu doldururken, beyan ettikleri her bir bilgi ve belgeye (katalog, yetki belgesi, iş deneyim belgesi vb.) fiilen sahip olduklarından ve talep edildiğinde bunları eksiksiz sunabileceklerinden yüzde yüz emin olmalıdır. Özellikle çok kalemli ihalelerde, her bir kalemin gerekliliklerinin karşılandığı dikkatle kontrol edilmelidir. Aksi takdirde, sonuç sadece ihaleyi kaybetmek değil, aynı zamanda ciddi bir mali kayıp olan geçici teminatın yanması olacaktır.

İdareler açısından: İdarelerin, e-ihalelerde beyan edilen bilgilerin tevsikini isteme ve eksiklik durumunda Yönetmelik'te öngörülen yaptırımları uygulama konusunda tereddüt etmemesi gerekmektedir. Bu, hem sürecin adil ve doğru işlemesini sağlar hem de beyan esasının kötüye kullanılmasını engeller.

Sonuç olarak, e-ihalelerde beyan esası bir kolaylık olsa da bir sorumsuzluk alanı değildir. Bu karar, beyanın ardındaki ispat yükümlülüğünün ne kadar ciddi olduğunu ve bu yükümlülüğü yerine getirememenin mali sonuçlarının ağır olduğunu net bir şekilde göstermektedir.