Elektronik kamu alımları (e-ihale), süreçleri hızlandırsa ve şeffaflaştırsa da, isteklilerin yeterliklerini kanıtlamak için beyan ettikleri bilgilerin ve yükledikleri belgelerin eksiksiz ve doğru olmasını gerektirir. Özellikle, iş deneyimi gibi temel yeterlik kriterlerinin tevsikinde mevzuatın aradığı tüm belgelerin baştan doğru bir şekilde sunulması kritiktir. 4734 sayılı Kanun, "teklifin esasını değiştirmeyen bilgi eksikliklerinin" idarece tamamlatılmasına imkan tanırken, "eksik belgelerin" tamamlatılmasına izin vermez. Bu iki kavram arasındaki ince çizgi, sıklıkla uyuşmazlıklara neden olmaktadır. İhale, sözleşme ve hakediş aşamalarında bu tür usuli ancak sonucu belirleyici konularda profesyonel destek almak, firmaların hak kayıplarını önleyebilir. Bu noktada Yaka Danışmanlık, güncel mevzuat ve Kurul içtihatları doğrultusunda firmalara rehberlik etmektedir. Kamu İhale Kurulunun 16.07.2025 tarihli ve 2025/UH.II-1508 sayılı kararı, e-ihalede yeterlik bilgileri tablosunda hiç sunulmamış bir belgenin "bilgi tamamlattırma" kapsamında değerlendirilemeyeceğini net bir şekilde ortaya koymaktadır.

İş Deneyim Belgesindeki Eksiklik ve İdarenin Hatalı Uygulaması

Bir personel taşıma hizmet alımı ihalesinde, ihaleyi kazanan istekli, iş deneyimini tevsik etmek amacıyla özel bir şirkete gerçekleştirdiği işe ait belgeleri yeterlik bilgileri tablosunda beyan etmiştir. Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği'nin 47. maddesi uyarınca, bu tür bir deneyimin kanıtlanabilmesi için sözleşme, faturalar, damga vergisi makbuzu ve işin personel çalıştırılan bir iş olması halinde "o işe ait sözleşme kapsamında personel çalıştırıldığını gösteren Sosyal Güvenlik Kurumu belgelerinin" birlikte sunulması zorunludur.

İhaleyi kazanan istekli, yeterlik bilgileri tablosuna sözleşme ve faturaları yüklemiş, ancak işin niteliği gereği zorunlu olan SGK belgelerini yüklememiştir. İdare, bu eksikliği fark etmiş ancak bunu tamamlatılabilecek bir eksiklik olarak değerlendirerek, istekliden "beyan edilen bilgileri tevsik eden belgelerin sunulması" yazısıyla sonradan SGK belgelerini talep etmiştir. İsteklinin bu belgeleri sunması üzerine, idare iş deneyimini geçerli kabul ederek ihaleyi bu istekli üzerinde bırakmıştır.

Kurulun Değerlendirmesi: "Eksik Belge" vs. "Bilgi Eksikliği"

İhaleyi kaybeden bir iş ortaklığının itirazı üzerine konuyu inceleyen Kamu İhale Kurulu, idarenin bu işleminin 4734 sayılı Kanun'un 37. maddesine aykırı olduğuna karar vermiştir. Kurul, "bilgi eksikliğinin tamamlatılması" ile "eksik belgenin tamamlatılması" arasındaki temel farkı vurgulamıştır:

  • Bilgi Eksikliği: İstekli tarafından sunulmuş bir belgenin içerisinde bulunması gereken, ancak teklifin esasını değiştirmeyen (örneğin belgenin tarihi, sayısı gibi) tali bir bilginin eksik olmasıdır. Bu durumda idare, eksik bilginin tamamlanmasını isteyebilir.
  • Eksik Belge: İhale dokümanında sunulması zorunlu kılınan bir belgenin, teklif kapsamında hiç sunulmamış olmasıdır. Bu durum, sonradan tamamlatılamaz ve teklifin doğrudan değerlendirme dışı bırakılmasını gerektirir.

Kurul'a göre, özel sektöre yapılan ve personel çalıştırılan bir işe ait deneyimin tevsikinde SGK belgeleri, o deneyimin bir parçası, yani sunulması zorunlu bir "belge" niteliğindedir. Bu belgeler olmadan, sunulan sözleşme ve faturalar tek başına iş deneyimini kanıtlamaya yetmez. İstekli, yeterlik bilgileri tablosunda bu belgeyi hiç beyan etmemiş ve sisteme yüklememiştir. Dolayısıyla ortada, sunulmuş bir belgedeki bilgi eksikliği değil, sunulması zorunlu olan bir belgenin eksikliği durumu vardır.

Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği de, e-teklif kapsamında yüklenmesi gereken belgelerden herhangi birinin sunulmamış olması halinde, bu belgelerin idarelerce tamamlatılamayacağını açıkça hükme bağlamıştır. Bu nedenle idarenin, sonradan SGK belgelerini isteyerek teklifi geçerli kabul etmesi, mevzuata açıkça aykırıdır. Kurul, bu gerekçeyle ihaleyi kazanan isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiğine karar vererek düzeltici işlem belirlenmesine hükmetmiştir.

Analizin Sonucu ve Taraflar İçin Çıkarımlar

Bu karar, e-ihalelerde yeterlik belgelerinin sunulmasındaki sorumluluğun isteklide olduğunu ve idarelerin bilgi tamamlattırma yetkisinin sınırlarını net bir şekilde çizmektedir.

İdareler için: Teklifleri değerlendirirken, "bilgi eksikliği" ve "belge eksikliği" ayrımını dikkatli bir şekilde yapmalıdırlar. Mevzuatın bir yeterlik kriterinin ispatı için bir bütün olarak sunulmasını şart koştuğu belgelerden birinin (örneğin özel sektör iş deneyimindeki SGK kaydı gibi) hiç sunulmaması durumunda, bilgi tamamlattırma yoluna gidemezler. Bu tür bir eksiklik, teklifin esasını etkileyen ve giderilemeyecek bir hata olup, teklifin doğrudan değerlendirme dışı bırakılmasını gerektirir.

İstekliler için: E-ihaleye teklif verirken, yeterlik bilgileri tablosunu doldurmak ve ilgili belgeleri yüklemek en kritik aşamadır. Her bir yeterlik kriteri için mevzuatın aradığı tüm belgelerin eksiksiz olarak sisteme yüklendiğinden emin olmalıdırlar. Özellikle özel sektöre ait iş deneyimi sunuluyorsa, sözleşme, faturalar, damga vergisi makbuzu ve SGK kayıtları gibi tüm bileşenlerin bir bütün olarak sunulması gerektiğini unutmamalıdırlar. Bir belgenin unutulması veya eksik yüklenmesi, sonradan telafi edilemeyecek ve teklifin geçersiz sayılmasına yol açacaktır. "Nasıl olsa idare sonra ister" düşüncesi, bu tür durumlarda geçerli değildir.