Malzemeli yemek hizmeti alımı ihalelerinde aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi, kendine özgü ve detaylı kurallar içeren bir süreçtir. Kamu İhale Genel Tebliği, bu süreçte maliyet analizlerinin, idare tarafından belirlenen ve teknik şartnamede yer alan "örnek menü" üzerinden yapılmasını şart koşar. Bu örnek menü, maliyet hesaplamalarının temelini oluşturduğundan, isteklilerin doğru menüyü esas alması, açıklamanın geçerliliği için hayati önem taşır. İhale süreçlerinde idare tarafından yapılan zeyilname veya açıklamaların dikkatle takip edilmemesi, ciddi hak kayıplarına yol açabilir. Bu tür teknik ve usuli konularda Yaka Danışmanlık, ihale, sözleşme ve hakediş süreçlerinde firmalara profesyonel destek sunarak, olası hataların önüne geçilmesine yardımcı olmaktadır. Kamu İhale Kurulunun 16.07.2025 tarihli ve 2025/UH.II-1509 sayılı kararı, aşırı düşük teklif açıklamasında yanlış referans dokümanını kullanmanın sonuçlarını net bir şekilde ortaya koymaktadır.

İdarenin Değişen Açıklama Talebi ve İsteklinin Hatası

Bir üniversitenin 3 yıllık öğrenci ve personel yemeği hizmet alımı ihalesinde, iki isteklinin teklifi sınır değerin altında kalmış ve idare tarafından aşırı düşük teklif sorgulamasına tabi tutulmuştur. İdare, ilk olarak 07.05.2025 tarihinde gönderdiği yazıda, isteklilerden açıklamalarını Teknik Şartname ekinde yer alan örnek menüye göre yapmalarını istemiştir. Teknik Şartname'de ise "dört haftalık" bir örnek menü bulunmaktadır.

Ancak idare, bir gün sonra, 08.05.2025 tarihinde yeni bir yazı göndererek, açıklama süresini uzattığını ve daha da önemlisi, "açıklamaya esas iki haftalık örnek menünün" bu yeni yazının ekinde sunulduğunu belirtmiştir. Bu ikinci yazı, ilk talebi revize ederek, maliyet analizinin temelini değiştirmiştir.

Aşırı düşük teklif sahibi isteklilerden biri olan Metrani Entegre Hizmet Yönetimi Ltd. Şti. (anonimleştirilmiştir), bu ikinci ve son geçerli olan yazıyı dikkate almamış ve açıklamasını, artık geçersiz hale gelen ilk yazıya ve Teknik Şartname'deki dört haftalık menüye göre hazırlayarak idareye sunmuştur. İdare, bu temel hatayı gözden kaçırarak isteklinin açıklamasını uygun bulmuş ve ihaleyi bu istekli üzerinde ikinci en avantajlı teklif olarak bırakmıştır.

Kurulun Değerlendirmesi: Açıklamanın Temelinin Çökmesi

İhaleye katılan başka bir firmanın itirazı üzerine konuyu inceleyen Kamu İhale Kurulu, Metrani Entegre şirketinin aşırı düşük teklif açıklamasının temelden sakat olduğuna karar vermiştir. Kurul'un gerekçesi son derece nettir:

Malzemeli yemek ihalelerinde aşırı düşük teklif açıklamasının bel kemiğini, örnek menüdeki ana girdilerin maliyet hesabı oluşturur. İsteklinin bu girdiler için hesapladığı "ortalama öğün maliyeti", tüm açıklamanın üzerine inşa edildiği temeldir. Bu maliyet, ana girdi oranı ve nihai olarak Kamu İhale Genel Tebliği'nin aradığı kritik (Ana Girdi Maliyeti + İşçilik Maliyeti) / Toplam Teklif Tutarı oranını doğrudan etkiler.

İstekli, idarenin son talimatıyla bağlayıcı hale gelen iki haftalık menü yerine, dört haftalık bir menüyü esas alarak hesaplama yapmıştır. İki menünün içeriği ve dolayısıyla maliyet yapısı birbirinden farklıdır. Bu durum, isteklinin sunduğu "Malzemeli Yemek Sunumu Hesap Cetveli"ndeki tüm verileri (ana girdi maliyetleri, ana girdi oranı ve nihai oran) geçersiz kılmıştır. Açıklama, idarenin istediği temele değil, tamamen farklı bir temele dayandığı için "yekünen bütünlüğü bozulmuş" ve hukuken yok hükmünde sayılmıştır. Kurul, bu nedenle idarenin açıklamayı uygun bulma kararının hatalı olduğunu ve isteklinin teklifinin reddedilmesi gerektiğini belirterek düzeltici işlem kararı vermiştir.

Analizin Sonucu ve Taraflar İçin Çıkarımlar

Bu karar, ihale sürecindeki iletişimin ve doküman takibinin ne kadar kritik olduğunu göstermektedir.

İdareler için: Aşırı düşük teklif isteme yazılarında, açıklamanın hangi verilere (örneğin hangi menüye) göre yapılacağını net ve şüpheye yer bırakmayacak şekilde belirtmelidirler. Eğer süreç içinde bir değişiklik yapılıyorsa (yeni bir menü gönderilmesi gibi), bu değişikliğin tüm isteklilere ulaştığından ve anlaşıldığından emin olmalıdırlar. Değerlendirme aşamasında ise, sunulan açıklamaların, kendi son talimatlarına uygun bir temele dayanıp dayanmadığını dikkatle kontrol etmelidirler.

İstekliler için: İdareden gelen tüm yazıları, zeyilnameleri ve açıklamaları son derece dikkatli bir şekilde takip etmelidirler. Özellikle aşırı düşük teklif açıklama sürecinde, idarenin en son gönderdiği talimatlar ve ekleri bağlayıcıdır. Önceki yazıları veya ihale dokümanının ilk halini esas alarak hazırlanan bir açıklama, temelden hatalı kabul edilerek teklifin reddedilmesine neden olabilir. Bu karar, idarenin talimatlarına harfiyen uymanın ve en güncel verileri kullanmanın zorunluluğunu ortaya koymaktadır.