Aşırı düşük tekliflerin sorgulanması, kamu ihalelerinde hem kamu kaynağının korunması hem de hizmetin sözleşmeye uygun şekilde ifa edilmesinin güvence altına alınması açısından en önemli mekanizmalardan biridir. Bu sürecin sağlıklı işleyebilmesi için, idarenin sorgulamayı hangi kriterlere göre yapacağını net bir şekilde ortaya koyması ve tüm isteklilere eşit ve objektif bir açıklama yapma imkânı tanıması gerekir. Kamu İhale Genel Tebliği, özellikle malzemeli yemek hizmeti alımları gibi maliyet analizinin karmaşık olduğu ihaleler için özel usul kuralları getirmiştir. Bu kurallara uyulmaması, tüm sorgulama sürecini hukuka aykırı hale getirebilir. Aşırı düşük teklif açıklamalarının hazırlanması ve idarece yapılan sorgulamaların mevzuata uygunluğunun denetlenmesi gibi teknik süreçlerde Yaka Danışmanlık, isteklilere ve idarelere uzman desteği sağlamaktadır. Kamu İhale Kurulunun 30.07.2025 tarihli ve 2025/UH.II-1601 sayılı kararı, bu özel usul kurallarından birinin ihlal edilmesinin sonuçlarını net bir şekilde göstermektedir.

İdarenin Hatalı Sorgulama Prosedürü

Karara konu olan 12 aylık yemek hizmeti alımı ihalesinde, idare, teklifi sınır değerin altında kalan isteklilere aşırı düşük teklif açıklaması sunmaları için bir yazı göndermiştir. Ancak başvuru sahibi istekli, bu sorgulama sürecinde temel bir usul hatası yapıldığını iddia etmiştir. İsteklinin iddiasına göre, Kamu İhale Genel Tebliği'nin 79.2.6'ncı maddesi, malzemeli yemek hizmeti ihalelerinde aşırı düşük teklif sorgulamasının, idarece hazırlanacak "asgari iki haftalık örnek menü" üzerinden yapılması gerektiğini açıkça hükme bağlamaktadır. Ancak idare, ne Teknik Şartname'de bu amaçla özel bir örnek menü belirlemiş ne de sorgulama yazısının ekinde böyle bir menüye yer vermiştir. Teknik Şartname'de yer alan çeşitli (yazlık, kışlık, diyet, normal vb.) ve farklı sürelere (7 günlük, 15 günlük, 31 günlük) yayılan menüler, isteklilerin hangi menüyü baz alarak açıklama yapacağı konusunda bir belirsizlik yaratmıştır.

Kurulun Değerlendirmesi: Örnek Menü Zorunluluğu Objektif Değerlendirmenin Ön Şartıdır

Kamu İhale Kurulu, isteklinin bu iddiasını haklı bulmuş ve idarenin sorgulama işlemini hukuka aykırı olarak nitelendirmiştir. Kurul'un kararının temelinde yatan mantık şudur:

  1. Tebliğ Hükmünün Amacı: Tebliğ'in "iki haftalık örnek menü" zorunluluğu getirmesinin temel bir amacı vardır. Bu amaç, tüm aşırı düşük teklif sahibi isteklilerin, aynı ve standart bir maliyet setine göre açıklama yapmasını sağlamaktır. Bu sayede idare, farklı isteklilerin açıklamalarını elma ile elmayı karşılaştırır gibi objektif bir şekilde değerlendirebilir.
  2. Belirsizliğin Ortadan Kaldırılması: İhale dokümanında çok sayıda ve farklı içerikte menü bulunması, her isteklinin kendi işine gelen veya farklı yorumladığı bir menü üzerinden maliyet analizi yapmasına yol açabilir. Bu durum, hem istekliler arasında fırsat eşitliğini bozar hem de idarenin sağlıklı bir karşılaştırma yapmasını imkânsız kılar. İki haftalık standart bir örnek menü, bu belirsizliği ortadan kaldıran bir araçtır.
  3. Amir Hükme Aykırılık: Tebliğ'in ilgili maddesi, bu düzenlemenin yapılmasını idarenin takdirine bırakmamış, "düzenlemesi yapılır" ifadesiyle bir zorunluluk getirmiştir. İdarenin bu amir hükme uymaması, sorgulama işlemini en başından usulen sakat hale getirmiştir.

Bu gerekçelerle Kurul, idarenin mevcut Teknik Şartname'deki menülerden faydalanarak iki haftalık bir örnek menü oluşturması, bu menüde yer alan yemeklerin gramajlarını netleştirmesi ve bu yeni, standart menüyü esas alarak aşırı düşük teklif sorgulamasını yeniden yapması gerektiğine karar vermiştir.

Analizin Sonucu ve Taraflar İçin Çıkarımlar

Bu karar, aşırı düşük teklif sorgulama sürecinin keyfiliğe yer bırakmayacak şekilde, mevzuatta öngörülen usul kurallarına harfiyen uyularak yürütülmesi gerektiğini vurgulamaktadır.

  • İdareler Açısından: İdareler, özellikle Tebliğ'de özel kurallar getirilmiş olan ihale türlerinde (yemek hizmeti, personel çalıştırılmasına dayalı hizmetler vb.) sorgulama yapmadan önce ilgili tüm usul şartlarını yerine getirdiklerinden emin olmalıdır. Malzemeli yemek ihalelerinde, dokümanda veya en geç sorgulama yazısında, açıklamaya esas teşkil edecek standart bir örnek menüyü mutlaka hazırlayıp isteklilere sunmak zorundadırlar.
  • İstekliler Açısından: Aşırı düşük teklif sorgulamasına davet edilen istekliler, sadece kendi maliyetlerini açıklamakla kalmamalı, aynı zamanda idarenin sorgulama usulünün mevzuata uygun olup olmadığını da kontrol etmelidir. Bu kararda olduğu gibi, usule aykırı bir sorgulama (örnek menü sunulmaması gibi), açıklama sunulmuş olsa bile tüm sürecin yenilenmesini gerektirebilir. Bu durum, haksız bir değerlendirmeyi önlemek adına önemli bir hukuki güvencedir.

Sonuç olarak Kurul, idarenin usule aykırı işlemi nedeniyle aşırı düşük teklif sorgulama sürecinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi yönünde düzeltici işlem belirlenmesine oybirliğiyle karar vermiştir.