Kamu ihalelerinde idareler, hizmetin belirli bir kalitede ve standartta sunulmasını güvence altına almak amacıyla isteklilerden çeşitli belgeler talep edebilirler. Ancak bu belgelerin, 4734 sayılı Kanun'un rekabet ve eşit muamele ilkelerini zedelememesi ve işin niteliğiyle doğrudan ilgili olması esastır. Kamu İhale Genel Tebliği, özellikle idarelerin kendi hizmet binalarında gerçekleştirilen yemek, temizlik, güvenlik gibi hizmetlerde "kalite yönetim sistem belgesi" istenmesini yasaklayarak, bu alanda rekabetin gereksiz yere daraltılmasının önüne geçmeyi hedeflemiştir. Bu yasağın kapsamını ve hangi belgelerin bu kapsama girip girmediğini doğru yorumlamak, hem idarelerin doküman hazırlama sürecinde hem de isteklilerin yeterliklerini ispatlamada kritik öneme sahiptir. İhale dokümanlarındaki yeterlik kriterlerinin hukuka uygunluğunun denetlenmesi gibi teknik konularda Yaka Danışmanlık, taraflara yol göstererek olası uyuşmazlıkları en aza indirmektedir. Kamu İhale Kurulunun 30.07.2025 tarihli ve 2025/UH.II-1596 sayılı kararı, "kalite yönetim sistem belgesi" ile "hizmet yeterlilik belgesi" arasındaki bu ince çizgiyi netleştiren öğretici bir nitelik taşımaktadır.

İsteklinin İddiası: "TS 13075 Belgesi Tebliğe Aykırı"

Karara konu olan malzemeli yemek pişirme, dağıtım ve sonrası hizmet alımı ihalesinde idare, isteklilerden yeterlik kriteri olarak "TS 13075 Belgesi (İş Yerleri - Gıda Maddeleri Taşıma Hizmetleri - Genel Kurallar)" sunmalarını istemiştir. Başvuru sahibi istekli, bu belgenin istenmesinin Kamu İhale Genel Tebliği'nin 74.5.1'inci maddesine aykırı olduğunu iddia etmiştir. İsteklinin temel argümanı, tebliğin "yemek hazırlama ve dağıtım hizmetleri gibi" idarelerin kendi görev sahalarında gerçekleştirilen hizmetlerde kalite yönetim sistem belgesi istenemeyeceğini amir bir dille hükme bağladığıydı. İstekli, TS 13075 belgesini bu kapsamda bir kalite yönetim sistemi belgesi olarak yorumlayarak, düzenlemenin rekabeti kısıtladığını ve hukuka aykırı olduğunu savunmuştur.

Kurulun Değerlendirmesi: Belgenin Niteliği ve İşle Uyumu Esastır

Kamu İhale Kurulu, isteklinin bu iddiasını yerinde bulmamış ve başvuruyu reddetmiştir. Kurul'un kararının temelini, şikâyete konu belgenin hukuki niteliğini doğru tespit etmek oluşturmuştur. Kurul, yaptığı değerlendirmede şu sonuçlara varmıştır:

  1. İşin Kapsamı: Öncelikle ihale konusu işin sadece idare mutfağında yemek pişirmekten ibaret olmadığı, aynı zamanda pişirilen yemeklerin idareye bağlı farklı semt poliklinikleri ve ağız ve diş sağlığı merkezlerine taşınması hizmetini de kapsadığı tespit edilmiştir.
  2. TS 13075 Standardının İçeriği: Kurul, TS 13075 standardının ne anlama geldiğini incelemiştir. Bu standardın, gıda maddelerinin bir yerden başka bir yere taşınmasında uyulacak kuralları, taşıma araçlarının özelliklerini ve bu hizmeti veren iş yerlerinin taşıması gereken şartları düzenlediği görülmüştür.
  3. Belgelerin Hukuki Ayrımı: Bu tespitler ışığında Kurul, en önemli hukuki nitelemeyi yapmıştır. TS 13075 belgesi, genel ve soyut bir yönetim sürecini (ISO 9001 gibi) denetleyen bir "kalite yönetim sistem belgesi" değildir. Aksine, belirli bir hizmetin (gıda taşıma) sunulduğu hizmet yerinin ve o hizmetin ifa edilme şeklinin, belirli bir standarda uygunluğunu gösteren, somut ve teknik bir "hizmet yeterlilik belgesi"dir.
  4. Tebliğ Yasağının Dışında Kalması: Kamu İhale Genel Tebliği'ndeki yasak, "kalite yönetim sistem belgeleri" için geçerlidir. Hizmet yeterlilik belgeleri, işin niteliğiyle doğrudan uyumlu olduğu sürece istenebilir. İncelenen ihalede yemeklerin taşınması hizmeti de bulunduğundan, gıda taşımacılığına ilişkin bir hizmet yeterlilik standardı olan TS 13075 belgesinin istenmesi, işin niteliğiyle doğrudan ilgili ve mevzuata uygundur.

Analizin Sonucu ve Taraflar İçin Çıkarımlar

Bu karar, kalite ve standart belgelerine ilişkin düzenlemelerin yorumlanmasında, belgenin adından ziyade içeriğinin ve hukuki niteliğinin belirleyici olduğunu göstermektedir.

  • İdareler Açısından: İdareler, Tebliğ'deki "kalite yönetim sistem belgesi" yasağını, işle ilgili tüm standart belgelerini kapsayacak şekilde geniş yorumlamamalıdır. İhale konusu işin kendine özgü teknik gereklilikleri varsa (bu örnekteki gıda taşıma gibi), bu gerekliliklere yönelik spesifik "hizmet yeterlilik belgeleri" istenebilir. Önemli olan, istenen belgenin işin bir parçası olan somut bir faaliyete yönelik standartları belgeliyor olmasıdır.
  • İstekliler Açısından: İstekliler, bir yeterlik belgesine itiraz ederken, o belgenin hukuki niteliğini doğru analiz etmelidir. Sadece Tebliğ'de geçen "yemek hizmeti" ifadesine odaklanmak yerine, hem ihalenin tam kapsamını hem de istenen belgenin ne tür bir standart getirdiğini derinlemesine incelemelidirler. Bu kararda olduğu gibi, bir belgenin hizmet yeterlilik belgesi mi yoksa kalite yönetim sistem belgesi mi olduğu ayrımı, başvurunun sonucunu doğrudan etkilemektedir.

Sonuç olarak Kurul, istenen TS 13075 belgesinin bir hizmet yeterlilik belgesi olduğu ve işin niteliğiyle uyumlu olduğu gerekçesiyle, düzenlemede mevzuata aykırılık bulunmadığına karar vererek başvuruyu reddetmiştir.