Yemek İhalesi Şartnamesindeki Hangi Eksiklikler İhaleyi İptal Ettirir?

Malzemeli yemek hizmeti alımı ihaleleri, teknik detayların ve maliyet bileşenlerinin en yoğun olduğu ihalelerdendir. İdarelerin, hizmetin kalitesini garanti altına almak için şartnameye eklediği bazı maddeler, sağlıklı bir teklif oluşturulmasını imkansız hale getirebilir veya yükleniciye öngörülemez maliyetler yükleyerek rekabeti bozabilir. Bu tür karmaşık ihale, sözleşme ve hakediş sorunlarınızda, sürecin doğru yönetilmesi ve hak kayıplarının önlenmesi için Yaka Danışmanlık uzmanlığından destek almak, şartnamedeki belirsizliklerin ve haksız sorumlulukların ihale öncesinde tespit edilip düzeltilmesini sağlar. Kamu İhale Kurulu'nun (KİK) 29.01.2025 tarihli ve 2025/UH.II-354 sayılı kararı, bu türden üç kritik hatayı tespit ederek ihaleyi iptal etmiştir.

Kararın İlgili Kısmı

"...söz konusu düzenlemede idarenin demirbaşlarının arızalanması durumunda gerekli tamiratın yapılması sorumluluğunun yüklenicinin kullanımdan kaynaklanan kusuruna bağlanmadığı... iddianın yerinde olduğu sonucuna ulaşılmıştır... Teknik Şartname'de bu tutanakların idare personeli tarafından tek yanlı olarak tutulacağı ve yüklenici için kesin delil niteliğinde olacağı düzenlenmiş olup, anılan düzenleme Hizmet İşleri Genel Şartnamesi'nin... hükümlerine aykırılık teşkil etmektedir... örnek menüde 'kemalpaşa tatlısı, mantı ve orman kebabı' yemeklerinin içeriğinde yer alacak malzemelere ve gramajlarına yer verilmediği tespit edilmiş olup... örnek menüde yer alan söz konusu yemeklerin içeriklerinin ve malzeme miktarlarının belirli olmamasının isteklilerin ihaleye sağlıklı şekilde teklif oluşturmalarını engelleyici nitelikte olduğu..."

Olayın Arka Planı: Yemek İhalesi Şartnamesine Kapsamlı İtiraz

Bir üniversite idaresi, "Malzemeli Yemek Pişirme ve Servis Hizmet Alımı" için ihaleye çıkar. Bir istekli firma, ihale dokümanında (İdari Şartname, Sözleşme Tasarısı ve Teknik Şartname) yer alan 9 farklı maddenin mevzuata aykırı olduğunu belirterek idareye başvurur, idarenin reddi üzerine KİK'e itirazda bulunur. KİK, yaptığı incelemede 9 iddiadan 3 tanesini (2, 4 ve 9 numaralı iddialar) ihalenin iptalini gerektirecek önemde bularak haklı kabul etmiştir.

İddia 1 (Haklı Bulundu): Örnek Menüdeki Yemeklerin Gramaj Listesi Eksik (İddia 9)

İdari Şartname, teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden aşırı düşük teklif (ADT) açıklaması isteneceğini belirtmiştir. Malzemeli yemek ihalelerinde ADT açıklamasının temeli, örnek menü ve gramaj listesidir. KİK, idarenin "Örnek Menü"sünde "kemalpaşa tatlısı, mantı ve orman kebabı" gibi yemeklere yer verdiğini, ancak bu yemeklerin hangi malzemelerden (çiğ girdi) ve kaçar gram kullanılarak üretileceğinin "EK-3: Gramaj Listesi"nde belirtilmediğini tespit etmiştir. Bu belirsizliğin, isteklilerin sağlıklı maliyet hesabı yapmasını ve ADT açıklaması hazırlamasını imkansız hale getirdiği, dolayısıyla rekabeti engellediği sonucuna varılmıştır.

İddia 2 (Haklı Bulundu): İdare Demirbaşlarının Sorumluluğu Kusursuz Olarak Yükleniciye Yüklenemez (İddia 2)

Sözleşme Tasarısı'ndaki ceza tablosu, idare tarafından yükleniciye teslim edilen (idareye ait) demirbaşların "bakım, onarım ve kalibrasyonlarının zamanında yaptırılmaması" halinde ceza öngörmüştür. KİK, bu maddenin "yüklenicinin kullanımından kaynaklanan kusuruna" atıf yapmadığını, yani normal aşınma veya yüklenicinin kusuru dışındaki arızalarda dahi onarım sorumluluğunu yükleniciye yüklediğini tespit etmiştir. Bu durumun yüklenici için öngörülemez bir maliyet yarattığına ve hukuka aykırı olduğuna karar verilmiştir.

İddia 3 (Haklı Bulundu): İdarenin Tek Taraflı Tutanağı "Kesin Delil" Sayılamaz (İddia 4)

Teknik Şartname'nin 13. maddesi, "İdarenin gıda mühendisi veya diyetisyeni tarafından... tutacağı tutanaklar Yüklenici için kesin delil niteliğindedir" hükmünü içermiştir. KİK, bu düzenlemenin Hizmet İşleri Genel Şartnamesi'ne (HİGŞ) aykırı olduğunu belirtmiştir. HİGŞ'e göre, işin yürütülmesine ilişkin kayıt ve tutanakların Kontrol Teşkilatı (İdare) ile Yüklenicinin "birlikte" tutulması esastır. İdarenin tek taraflı tutanağının "kesin delil" sayılması, sözleşmenin yürütülmesinde uyuşmazlığa yol açacağı için aykırı bulunmuştur.

Reddedilen İddia: Kıdem Tazminatının Teklife Dahil Edilmesi

Başvuru sahibi, "kıdem ve ihbar tazminatı"nın teklife dahil edilmesinin istendiğini, ancak bunun belirsiz bir maliyet olduğunu iddia etmiştir. KİK, bu ihalenin "personel çalıştırılmasına dayalı" bir ihale olmadığını (işçilik maliyeti <%70), bu nedenle 4857 S.K. Md. 112'deki (idarenin kıdem tazminatını ödemesi) kuralın burada geçerli olmadığını , asıl işveren-alt işveren ilişkisi kapsamında yüklenicinin bu maliyetten sorumlu olmasının ve bunu teklifine dahil etmesinin mevzuata uygun olduğunu belirterek bu iddiayı reddetmiştir.

Analizin Sonucu

  • İdareler İçin: Malzemeli yemek ihalelerinde, örnek menüde yer alan her bir yemeğin (tatlılar dahil) çiğ girdi ve gramaj listesi (Ek-3) eksiksiz ve net olarak belirtilmelidir. Aksi takdirde, ADT sorgulaması yapılamaz ve ihale iptal olur.
  • İdareye ait demirbaşların (fırın, kazan vb.) onarım sorumluluğu, ancak "yüklenicinin kusurundan kaynaklanması" şartına bağlanabilir. Kusurdan bağımsız, genel bir bakım-onarım sorumluluğu yükleniciye yüklenemez.
  • Sözleşme sürecinde tutulacak tutanaklar, HİGŞ gereği idare ve yüklenici tarafından "birlikte" tutulur. İdarenin tek taraflı tutanaklarını "kesin delil" sayan düzenlemeler hukuka aykırıdır.