Malzemeli yemek hizmet alımı ihalelerinde aşırı düşük teklif savunmaları, sadece maliyet analizinden ibaret değildir; aynı zamanda teknik şartnameye ve gıda rasyonuna harfiyen uyumu da ispatlamak zorundadır. İdarelerin istediği ürünün niteliği (örn: "hazır" veya "imalat") ve gramajı, maliyeti doğrudan etkileyen temel unsurlardır. Bu tür karmaşık ihale ve aşırı düşük teklif savunması süreçlerinizde, sürecin doğru yönetilmesi ve hak kayıplarının önlenmesi için Yaka Danışmanlık uzmanlığından destek almak, şartnamedeki küçük bir detayın teklifinizin reddedilmesine yol açmasını engeller. Kamu İhale Kurulu'nun 05.02.2025 tarihli ve 2025/UH.II-417 sayılı kararı, aşırı düşük teklif açıklamasında yapılan bir gramaj hatasının doğrudan değerlendirme dışı bırakılma sebebi olduğunu net bir şekilde ortaya koymaktadır.

Kararın İlgili Kısmı

"Başvuru sahibinin aşırı düşük teklif açıklamasının 'Özel Gün Menüsü içerisinde yer alan 'Peynirli su böreği (hazır)' ürünü için Gıda Rasyonunun ... hazır peynirli su böreğinin miktarının 200 gr olduğu, başvuru sahibinin açıklamalarında 105 gr olarak açıklandığı' gerekçesiyle uygun bulunmadığı anlaşılmıştır. ...idare tarafından özel gün menüsünün hazır su böreği olarak belirtildiği ve gıda rasyonunda hazır su böreği gramajının 200 gr olarak yer aldığı dolayısıyla gıda rasyonuna uygun açıklama yapılmadığı gerekçesiyle açıklamaların uygun bulunmamasında mevzuata aykırılık bulunmadığından iddia yerinde görülmemiştir."

Olayın Arka Planı: "Hazır" Su Böreği vs. "İmalat" Su Böreği

Bir aile ve sosyal hizmetler müdürlüğünün 4 kısımlı mamul yemek alımı ihalesinde, başvuru sahibi firma (Nesli Yemekçilik) ihalenin 2. kısmına teklif vermiş ve teklifi aşırı düşük bulunmuştur. İdare, isteklinin aşırı düşük teklif açıklamasını istemiştir.

İhale dokümanında, "Özel Gün Menüsü" içeriğinde "Peynirli su böreği (hazır)" (ready-made) kalemine yer verilmiştir. İhale ekindeki gıda rasyonunda ise "hazır peynirli su böreği" için porsiyon gramajı 200 gr olarak belirlenmiştir.

Başvuru sahibi firma ise aşırı düşük teklif açıklamasında, bu kalemin maliyetini hesaplarken gıda rasyonundaki "hazır" ürün gramajını değil, kendi imalatı için kullanılan (un, peynir, yumurta vb. içeren) "imalat" su böreği gramajı olan 105 gr'ı esas almıştır.

İdarenin Pozisyonu: Gramaj ve Nitelik Şartnameye Aykırı

İdare, isteklinin aşırı düşük teklif açıklamasının teknik şartnameye ve gıda rasyonuna aykırı olduğunu tespit etmiştir. İdare, 200 gr'lık "hazır" ürün talep etmişken, istekli 105 gr'lık "imalat" maliyeti sunmuştur. Bu uyumsuzluk nedeniyle idare, aşırı düşük teklif açıklamasını uygun bulmamış ve teklifi değerlendirme dışı bırakmıştır.

KİK'in Değerlendirmesi: aşırı düşük teklif Açıklaması Şartnameye Uygun Olmak Zorundadır

KİK'e başvuran istekli, peynirli su böreğinin her durumda aynı ürün olduğunu ve gramaj farkının hazırlık sürecinden kaynaklandığını, reddin haksız olduğunu iddia etmiştir.

KİK, bu iddiayı reddetmiştir. Kurul, Kamu İhale Genel Tebliği'nin malzemeli yemek alımlarına ilişkin 79.2.6. maddesini ve ihale dokümanını bir bütün olarak değerlendirmiştir.

Aşırı düşük teklif açıklamalarının temel amacı, teklif edilen bedele işin şartnamede istenen nitelik ve miktarda yapılabileceğini kanıtlamaktır. Teknik Şartname ve gıda rasyonu, idarenin ne istediğini net bir şekilde tanımlar. Bu olayda idare, "Özel Gün Menüsü" için firmadan imalat yapmasını değil, dışarıdan tedarik edeceği "hazır" bir ürün getirmesini istemiş ve bunun minimum gramajını 200 gr olarak belirlemiştir.

İsteklinin, şartnamedeki bu açık talebi göz ardı ederek 105 gr'lık (ve muhtemelen daha düşük maliyetli) imalat gramajı üzerinden maliyet analizi yapması, teklifinin şartnameye uygunluğunu tevsik edemediği anlamına gelmektedir. KİK, idarenin bu gerekçeyle teklifi reddetmesinde mevzuata aykırılık bulmamış ve başvuruyu reddetmiştir.

(Not: KİK, aynı kararda, diğer firmalara yöneltilen SMMM tutanakları, yeterlik belgeleri ve gıda spesifikasyonlarına (örn: "tam yağlı", "dana but", "20 gr paket") ilişkin çok sayıda iddiayı da incelemiş ve bu firmaların açıklamalarının şartnameye uygun olduğuna karar vermiştir.)

Analizin Sonucu

Bu karar, malzemeli yemek ihalelerinde aşırı düşük teklif savunması hazırlayan firmalar için kritik bir ders içermektedir:

  1. Aşırı düşük teklif Savunması Teknik Şartnameye Uymalıdır: Aşırı düşük teklif açıklaması sadece bir maliyet beyanı değil, aynı zamanda bir teknik yeterlik ispatıdır. Açıklamadaki her bir girdi, teknik şartnamedeki ve gıda rasyonundaki tanıma (örn: hazır/imalat, taze/dondurulmuş, tam yağlı/yarım yağlı) ve gramaja birebir uymak zorundadır.
  2. "Hazır" ve "İmalat" Maliyeti Farklıdır: İdare bir ürünü "hazır" (piyasadan tedarik) olarak istiyorsa, istekli bu ürünün maliyetini "kendi imalatı" (çiğ girdi maliyeti) üzerinden açıklayamaz. Bu iki kalem, hem nitelik hem de maliyet yapısı olarak farklıdır.
  3. Gramaj İhlali Doğrudan Ret Sebebidir: Şartnamede istenen minimum gramajın altında bir gramaj üzerinden maliyet analizi sunmak, aşırı düşük teklif açıklamasının doğrudan reddedilmesi için yeterli bir gerekçedir.