Yeterlik Belgelerinde Şekil ve İspat: Unvan Değişikliğinin Etkisi

Kamu ihalelerinde yeterlik değerlendirmesi, sıkı şekil şartlarına ve belgelendirme esasına dayanır. İsteklilerin sunduğu her belgenin, hem içerik hem de sunuluş şekli olarak ihale dokümanında aranan şartları eksiksiz karşılaması gerekir. Özellikle, bir şirketin ticari hayatı boyunca geçirdiği hukuki değişiklikler (unvan değişikliği, nevi değişikliği, devir vb.), eski unvanla elde edilmiş yeterlik belgelerinin yeni unvanla girilen ihalelerde kullanımını karmaşıklaştırabilir. Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği bu duruma açıklık getirse de, uygulamada yapılan hatalar ciddi sonuçlar doğurabilmektedir. Kamu İhale Kurulunun 10.09.2025 tarihli ve 2025/UH.I-1927 sayılı kararı, unvan değişikliği sonrası iş deneyim belgesi kullanımında ispat yükümlülüğünün tamamen istekliye ait olduğunu ve bu yükümlülüğün yerine getirilmemesinin teklifin değerlendirme dışı bırakılmasıyla sonuçlanacağını göstermektedir.

 

Uyuşmazlık Konusu: Beyan Edilmeyen Unvan Değişikliği

Bir hastane tarafından düzenlenen laboratuvar hizmeti alımı ihalesinde, ihaleyi kazanan istekli "Lab Works Diagnostik Sist. San. Tic. Ltd. Şti.", iş deneyimini tevsik etmek amacıyla, "Ak Analiz Diagnostik Sistemler San. Tic. Ltd. Şti." adına düzenlenmiş bir iş bitirme belgesini yeterlik bilgileri tablosunda beyan etmiştir. Ancak istekli, ihaleye teklif veren şirket ile iş deneyim belgesindeki şirket unvanlarının neden farklı olduğuna dair herhangi bir açıklama veya unvan değişikliğini gösteren bir belgeyi (örneğin Ticaret Sicil Gazetesi) teklifi kapsamında beyan etmemiştir.

İhalede ikinci en avantajlı teklif sahibi olan firma, bu durumu fark ederek, ihaleyi kazanan isteklinin kendi tüzel kişiliğine ait olmayan bir iş deneyim belgesi kullandığını, bir devir veya unvan değişikliği varsa bile bunu kanıtlayan belgelerin sunulmadığını, dolayısıyla iş deneyim şartının sağlanmadığını iddia ederek Kurula itirazen şikayet başvurusunda bulunmuştur.

 

Kurulun Değerlendirmesi: İspat Yükümlülüğü İsteklinindir

Kamu İhale Kurulu, yaptığı incelemede başvurucunun iddiasını haklı bulmuştur. Kurul, öncelikle Ticaret Sicili Gazetesi kayıtları üzerinden yaptığı araştırmada, ihaleyi kazanan "Lab Works..." şirketinin, aslında iş deneyim belgesine sahip olan "Ak Analiz..." şirketinin unvanını değiştirmiş hali olduğunu, yani hukuken aynı tüzel kişilik olduğunu tespit etmiştir.

Ancak Kurul, bu hukuki tespitin tek başına yeterli olmadığını vurgulamıştır. Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği'nin 48. maddesi, bir sermaye şirketinin unvan değiştirmesi halinde, eski unvan adına düzenlenmiş iş deneyim belgesinin kullanılabilmesi için "bu değişikliğe ilişkin belgelerin de teklif veya başvuru kapsamında sunulmasının zorunlu olduğunu" açıkça hükme bağlamaktadır.

Elektronik ortamda gerçekleştirilen bu ihalede, tekliflerin değerlendirilmesi öncelikle isteklilerin Yeterlik Bilgileri Tablosu'nda beyan ettiği bilgi ve belgelere göre yapılır. İhale üzerinde bırakılan istekli, bu tabloda unvan değişikliğine ilişkin hiçbir bilgi veya belge beyan etmemiştir. Bu durum, teklifin sunulduğu an itibarıyla, sunulan iş deneyim belgesi ile teklif veren tüzel kişilik arasında hukuki bir bağ kurulamaması anlamına gelmektedir. İdarenin veya Kurulun, sonradan harici bir araştırma yaparak (Ticaret Sicili Gazetesi'ni inceleyerek) bu bağı tespit etmesi, isteklinin baştaki ispat yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz. Bu eksiklik, sonradan tamamlatılabilecek bir "bilgi eksikliği" değil, teklifin esasını etkileyen bir "belge eksikliği" niteliğindedir.

Bu gerekçelerle Kurul, ihale üzerinde bırakılan isteklinin iş deneyim yeterlik kriterini sağlamadığına ve teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiğine hükmederek düzeltici işlem belirlenmesine karar vermiştir.

 

Analizin Sonucu ve Taraflar İçin Çıkarımlar

Bu karar, yeterlik belgelerinin sunumunda şekil şartlarına uymanın ve hukuki durumları eksiksiz belgelendirmenin önemini bir kez daha göstermektedir.

  • İstekliler İçin Çıkarımlar: Ticari hayatlarında unvan değişikliği, nevi değişikliği veya birleşme/devralma gibi hukuki süreçler yaşamış olan firmalar, eski unvanlarına ait iş deneyimi gibi yeterlik belgelerini kullanacakları zaman azami dikkat göstermelidir. Bu hukuki devamlılığı kanıtlayan Ticaret Sicil Gazetesi, mahkeme kararı gibi resmi belgeleri, mutlaka teklifleri kapsamında, Yeterlik Bilgileri Tablosu'nun ilgili bölümünde beyan etmeli ve elektronik ortama yüklemelidirler. "Nasılsa aynı şirketiz, idare anlar" varsayımıyla hareket etmek, bu kararda görüldüğü gibi, doğrudan değerlendirme dışı kalma sonucunu doğurur.
  • İdareler İçin Çıkarımlar: İdareler, teklifleri değerlendirirken, beyan edilen yeterlik belgesindeki unvan ile teklif veren isteklinin unvanı arasında bir fark olup olmadığını titizlikle kontrol etmelidir. Bir fark tespit edildiğinde, isteklinin bu durumu açıklayan ve hukuken geçerli kılan bir belgeyi teklif kapsamında sunup sunmadığına bakmalıdır. Eğer böyle bir belge beyan edilmemişse, idare, harici bir araştırma yaparak durumu istekli lehine yorumlama yoluna gitmemelidir. Değerlendirme, sadece ve sadece teklif kapsamında sunulan bilgi ve belgelerle sınırlı kalmalıdır. Bu yaklaşım, tüm isteklilere eşit muamele ilkesinin bir gereğidir.