Unvan Değişikliğini Belgelemeyen Firmanın İş Deneyimi Geçersiz Sayıldı!

Kamu ihalelerinde yeterlik değerlendirmesinin en önemli unsurlarından biri iş deneyim belgeleridir. Şirketlerin zaman içinde isim (unvan) değiştirmesi ticari hayatın bir parçasıdır. Ancak, eski unvanla alınmış bir iş deneyim belgesinin yeni unvanla girilen bir ihalede kullanılabilmesi için, bu değişikliğin resmi belgelerle (ticaret sicil gazeteleri vb.) kanıtlanması zorunludur. Bu tür karmaşık ihale, sözleşme ve hakediş sorunlarınızda, sürecin doğru yönetilmesi ve hak kayıplarının önlenmesi için Yaka Danışmanlık uzmanlığından destek almak, teklif dosyanızdaki bu tür kritik eksikliklerin önceden tespit edilerek telafi edilmesini sağlar. Kamu İhale Kurulu'nun (KİK) bu analize konu kararı, unvan değişikliğini belgelememenin iş deneyim belgesini nasıl geçersiz kıldığını göstermektedir.

Kararın İlgili Kısmı

"...iş deneyim belgesinde yer alan yüklenici ad ve unvanına ilişkin değişiklikleri bildirme yükümlülüğünü yerine getirmek üzere gerekli belgelerin sunulmasındaki sorumluluğun isteklilere ait olduğu anlaşıldığından, ünvan değişikliğine ilişkin belgelerin teklif kapsamında sunulmadığı... teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği sonucuna varılmıştır."

Olayın Arka Planı: Kısmi Teklifli Yemek İhalesi

Bir kamu idaresi, 3 kısımdan oluşan bir malzemeli yemek hizmeti alımı ihalesi düzenlemiştir. İhaleye katılan bir firma (başvuru sahibi), ihale komisyonu kararı sonrasında, ihaleye katılan diğer tüm firmaların (kazanan, ikinci ve diğer geçerli teklif sahipleri) çeşitli gerekçelerle elenmesi gerektiğini iddia ederek KİK'e başvurmuştur.

Başvurucunun iddiaları arasında; firmaların EKAP kayıtlarının güncel olmadığı, mali tablolarının yetersiz olduğu, iş deneyim belgelerinin benzer işe uymadığı, işletme kayıt belgelerinin geçersiz olduğu ve asgari işçilik maliyetinin altında teklif verdikleri gibi çok sayıda husus bulunmaktaydı.

KİK'in İncelemesi: Unvan Değişikliği Eksikliği

KİK, başvurucunun iddialarının çoğunu (EKAP kayıtları, mali tablolar, asgari işçilik hesapları, işletme kayıt belgeleri vb.) yaptığı detaylı inceleme sonucunda yersiz bulmuş ve reddetmiştir.

Ancak, iddialardan biri olan "iş deneyim belgelerinin uygunsuzluğu" incelenirken, KİK, ihaleye teklif veren firmalardan birinin (Zeynel Catering Yemek Ür. San. Tic. Ltd. Şti.) sunduğu iş deneyim belgesinde kritik bir sorun tespit etmiştir:

  1. İstekli firmanın mevcut unvanı "Zeynel Catering..." iken, iş deneyimini tevsik etmek için sunduğu belgenin "İDE YEMEK TEMİZLİK..." unvanlı bir firma adına düzenlendiği görülmüştür.
  2. Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği'nin 48. maddesi, unvan değişikliği halinde eski unvana ait belgenin kullanılabilmesine izin verir.
  3. Ancak Yönetmelik, bu halde, unvan değişikliğini kanıtlayan ticaret sicil gazetesi gibi resmi belgelerin de teklif kapsamında sunulmasını zorunlu kılar.
  4. KİK, istekli firmanın bu unvan değişikliğini kanıtlayan hiçbir belgeyi yeterlik bilgileri tablosuna yüklemediğini veya beyan etmediğini tespit etmiştir.

Bu eksiklik nedeniyle KİK, bu isteklinin sunduğu iş deneyim belgesinin geçersiz olduğuna ve dolayısıyla iş deneyim şartını sağlayamadığı için teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiğine hükmetmiştir.

Analizin Sonucu

KİK, bir isteklinin teklifinin geçersiz olduğunu tespit etmesine rağmen, ihalenin sonucuna ilişkin itirazen şikâyet başvurusunu reddetmiştir.

Bunun nedeni; KİK tarafından değerlendirme dışı bırakılması gerektiği tespit edilen bu firmanın (..... Catering), ihalenin hiçbir kısmında ne kazanan ne de ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olmamasıdır. Bu firmanın elenmesi, ihalenin kazananını veya ikinci sıradaki firmayı değiştirmemekte ve şikâyet sahibi firmanın (....) sıralamasını iyileştirmemektedir. 4734 sayılı Kanun uyarınca, itirazen şikâyet başvurularının amacı başvuru sahibinin hak kaybını gidermek olduğundan ve bu kararla başvuru sahibinin durumu değişmediğinden, başvuru reddedilmiştir.

Yine de bu karar, unvan değişikliği yaşayan firmaların, eski belgelerini kullanırken bu değişikliği kanıtlayan belgeleri mutlaka tekliflerine eklemeleri gerektiğini, aksi halde iş deneyimlerinin geçersiz sayılacağını net bir şekilde ortaya koymaktadır.