Tür Değişikliği veya Birleşme Gibi Durumlarda Önceki Unvanla Alınmış Belgelerin Yeni Tüzel Kişilikte Kullanılması

Yapım işi ihalelerinde iş deneyim belgesi, isteklilerin teknik yeterliğini kanıtlayan en önemli belgelerden biridir. Bu belgenin, ihaleye teklif veren istekli adına düzenlenmiş olması esastır. Ancak Türk Ticaret Kanunu çerçevesinde şirketlerin unvan veya tür değiştirmesi, başka bir şirketle birleşmesi gibi durumlarda, önceki unvan adına düzenlenmiş belgelerin yeni tüzel kişilik tarafından kullanılması mümkündür. Kamu İhale Kurulu'nun 17.09.2025 tarihli ve 2025/UY.II-1999 sayılı kararı, bu kullanımın hangi usul ve şartlara bağlı olduğunu net bir şekilde ortaya koymaktadır.

Bir onarım işi ihalesine teklif veren bir iş ortaklığının teklifi, idare tarafından değerlendirme dışı bırakılmıştır. Gerekçe olarak, iş ortaklığının pilot ortağı olan "Arbilen Yapı Malzemeleri A.Ş."nin sunduğu iş deneyim belgesinin, "Bilen Yapı Malzemeleri Ltd. Şti." adına düzenlenmiş olması gösterilmiştir. İdare, bu iki şirket arasındaki hukuki bağı gösteren ve belge kullanımına olanak tanıyan herhangi bir ek bilginin veya belgenin Yeterlik Bilgileri Tablosu'nda beyan edilmediğini belirterek teklifi reddetmiştir. Kamu ihalelerinde karşılaşılan bu tür teknik ve hukuki sorunlar, sürecin en başında doğru adımlar atılmadığında ciddi hak kayıplarına yol açabilir. Yaka Danışmanlık, ihale, sözleşme ve hakediş konularında uzmanlığıyla bu süreçlerde firmalara yol göstermektedir.

Başvuru Sahibinin İddiası ve Kurulun Değerlendirmesi

İş ortaklığı, Kurul’a yaptığı itirazen şikâyet başvurusunda, "Bilen Yapı Ltd. Şti."nin tasfiyesiz olarak feshedildiğini ve tüm hak ve varlıklarının yeni kurulan "Arbilen Yapı A.Ş."ye devredildiğini, dolayısıyla bu şirketin hukuki halefi olarak iş deneyim belgesini kullanma hakkına sahip olduğunu iddia etmiştir. Ayrıca, ihale dokümanında birleşmeye ilişkin ticaret sicil gazetesi sunma zorunluluğu getirilmediğini savunmuştur.

Kurul, bu iddiayı Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği'nin ilgili hükümleri çerçevesinde değerlendirmiştir. Yönetmelik, unvan değişikliği, tür değişikliği veya şirket birleşmesi gibi durumlarda eski şirket adına düzenlenen iş deneyim belgesinin yeni şirket tarafından kullanılabilmesi için, "bu değişikliklere ilişkin belgelerin de teklif veya başvuru kapsamında sunulmasının zorunlu olduğunu" açıkça belirtmektedir.

Elektronik ortamda (e-ihale) gerçekleştirilen ihalelerde bu zorunluluk, Yeterlik Bilgileri Tablosu'nda ilgili durumun ve bu durumu kanıtlayan belgelerin (örneğin ticaret sicil gazetesinin tarih ve sayısı gibi) açıkça beyan edilmesi şeklinde yerine getirilir. Kurul, yaptığı incelemede başvuru sahibinin Yeterlik Bilgileri Tablosu'nda sadece iş deneyim belgesinin numarasını beyan ettiğini, ancak bu belgeyi hangi hukuki gerekçeyle kullandığına dair hiçbir ek bilgi, açıklama veya belge beyanında bulunmadığını tespit etmiştir.

Kararın Hukuki Temeli: E-İhalede Beyan Esası

Bu tespit, kararın temelini oluşturmuştur. E-ihalelerde, idarelerin ve ihale komisyonlarının değerlendirmesi, temel olarak istekliler tarafından Yeterlik Bilgileri Tablosu'nda beyan edilen bilgilere dayanır. İsteklinin hukuken bir hakka sahip olması tek başına yeterli değildir; bu hakkı ve dayanaklarını usulüne uygun şekilde beyan etmesi gerekir.

Başvuru sahibinin, iki şirket arasındaki hukuki halefiyet ilişkisini ispatlayacak ticaret sicil gazetesi gibi belgelerin bilgilerini Yeterlik Bilgileri Tablosu'na işlememiş olması, idarenin bu bağı kurmasına ve sunulan iş deneyim belgesini geçerli kabul etmesine olanak tanımamıştır. Dolayısıyla idare, yalnızca beyan edilen bilgilerle bağlı kalarak, başkası adına düzenlenmiş bir belgenin sunulduğu sonucuna varmış ve teklifi değerlendirme dışı bırakmıştır. Kurul, bu işlemin mevzuata uygun olduğuna karar vermiştir. İsteklinin, "dokümanda ayrıca istenmediği" yönündeki savunması ise, Yönetmelik'teki genel ve amir hükmü ortadan kaldırmayacağı için geçersiz bulunmuştur.

Analizin Sonucu ve Taraflar İçin Çıkarımlar

Bu karar, özellikle e-ihale süreçlerine katılan istekliler için kritik bir usul kuralını vurgulamaktadır:

  • İstekliler için: Bir şirketin hukuki halefi olarak (birleşme, devralma, unvan/tür değişikliği yoluyla) önceki şirkete ait bir iş deneyim belgesini kullanacaklarsa, bu durumu Yeterlik Bilgileri Tablosu'nda açık ve net bir şekilde beyan etmek zorundadırlar. Sadece belge numarasını girmek yeterli değildir. "Diğer Belgeler" veya ilgili açıklama kısımlarına, değişikliği gösteren ticaret sicil gazetesinin tarih, sayı gibi bilgilerini ekleyerek hukuki bağı kurmalıdırlar. Beyan edilmeyen bir hak, ihale değerlendirmesinde yok hükmündedir.
  • İdareler için: Değerlendirme yaparken, bir isteklinin sunduğu iş deneyim belgesindeki unvan ile teklif veren isteklinin unvanı farklıysa, Yeterlik Bilgileri Tablosu'nda bu farklılığı açıklayan bir beyan olup olmadığını dikkatle kontrol etmelidirler. Eğer böyle bir beyan yoksa, belgeyi geçersiz sayarak teklifi değerlendirme dışı bırakma işlemi hukuka uygun olacaktır.

Sonuç olarak, e-ihale süreçleri, beyanların eksiksiz ve doğru yapılması konusunda katı kurallara tabidir. Hukuken var olan bir hakkın, usulüne uygun şekilde beyan edilmemesi, o hakkın ihale sürecinde kullanılamaması sonucunu doğurur.