İhalenin Arka Planı ve Şikâyetin Odak Noktası

İhale süreçlerinde yeterlik belgelerinin geçerliliği, tekliflerin değerlendirilmesindeki en temel unsurlardan biridir. Bu belgelerin, özellikle "ihale tarihi itibarıyla" geçerli olması aranır. Ancak "ihale tarihi" ifadesinin, takvimdeki bir günü mü yoksa ihalenin yapıldığı o gün içindeki spesifik bir anı mı (saati) işaret ettiği, zaman zaman uyuşmazlıklara neden olabilmektedir. Kamu İhale Kurulu'nun 17.09.2025 tarihli ve 2025/UH.II-1995 sayılı kararı, bu kritik zamanlama meselesine açıklık getirmektedir.

Bir devlet hastanesinin yemek hizmeti alımı ihalesinde, ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi firma, ihaleyi kazanan rakibinin yeterliğinin bulunmadığını iddia etmiştir. İddianın merkezinde, İdari Şartname'de sunulması zorunlu tutulan "Gıda Üretim İzin Belgesi" veya "İşletme Kayıt Belgesi" yer alıyordu. Başvuru sahibi, kazanan firmanın bu belgesinin Tarım ve Orman Bakanlığı'na bağlı Gıda Güvenliği Bilgi Sistemi (GGBS) üzerinden sorgulandığında aktif olmadığını, dolayısıyla ihale tarihi itibarıyla geçersiz olduğunu ve teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiğini öne sürmüştür. İhale ve sözleşme süreçlerinde bu gibi teknik ve hukuki detayların takibi kritik önem taşır. Yaka Danışmanlık, sunduğu danışmanlık hizmetleriyle bu karmaşık süreçlerde firmaların doğru adımlar atmasına yardımcı olmaktadır.

Kurulun Araştırması: Belgenin Geçerlilik Anının Tespiti

Kamu İhale Kurulu, basit bir GGBS sorgulamasıyla yetinmeyip, iddianın temelini oluşturan "zamanlama" faktörünü derinlemesine araştırmıştır. Belgenin geçerliliği konusunda nihai otorite olan ve belgeyi düzenleyen Çankaya Kaymakamlığı İlçe Tarım ve Orman Müdürlüğü'ne resmi bir yazı yazılarak konuya ilişkin detaylı bilgi talep edilmiştir.

İlçe Müdürlüğü'nden gelen cevap yazıları, olayın seyrini tamamen değiştirmiştir. Gelen bilgilere göre:

  1. İhaleyi kazanan firma, ihale tarihi olan 23.06.2025 günü İlçe Müdürlüğü'ne başvurarak faaliyetini sonlandırdığını beyan etmiş ve İşletme Kayıt Belgesi'nin sistemde pasif hale getirilmesini talep etmiştir.
  2. İlçe Müdürlüğü, bu talep üzerine aynı gün, yani 23.06.2025 tarihinde, saat 17:22'de firmanın GGBS'deki kaydını "pasif" olarak güncellemiştir.

Bu bilgi, ihalenin zaman çizelgesiyle karşılaştırıldığında kilit bir rol oynamıştır. İhale, aynı gün saat 11:30'da gerçekleştirilmiş ve teklifler bu saatte alınarak kapatılmıştır.

Hukuki Değerlendirme: "İhale Anı" Kavramının Önemi

Kurul, bu iki zaman bilgisini bir araya getirerek hukuki değerlendirmesini yapmıştır. Mevzuat uyarınca, bir yeterlik belgesinin geçerliliği, tekliflerin sunulması için son tarih ve saat olan "ihale anı" itibarıyla değerlendirilir.

Somut olayda, ihalenin yapıldığı 23.06.2025 saat 11:30'da, ihaleyi kazanan firmanın İşletme Kayıt Belgesi halen Gıda Güvenliği Bilgi Sistemi'nde "aktif" ve geçerli durumdaydı. Belgenin pasif hale getirilmesi işlemi ise bu saatten yaklaşık altı saat sonra gerçekleşmiştir. Dolayısıyla, isteklinin teklifini sunduğu ve ihalenin karara bağlandığı kritik anda, aranan yeterlik şartını tam olarak sağladığı anlaşılmıştır.

Bir belgenin, ihale kapandıktan sonra aynı gün içinde veya ilerleyen günlerde geçerliliğini yitirmesi, ihale anındaki yeterlik durumunu geriye dönük olarak etkilemez. Rekabetin ve değerlendirmenin yapıldığı "fotoğrafın çekildiği an", ihale saatidir. Bu nedenle Kurul, ihale saati itibarıyla geçerli ve aktif bir belge sunan isteklinin durumunda herhangi bir mevzuata aykırılık bulunmadığı sonucuna varmıştır.

Analizin Sonucu ve Taraflar İçin Çıkarımlar

Bu karar, yeterlik belgelerinin geçerliliğinin değerlendirilmesinde zamanlamanın ne kadar hassas olduğunu göstermektedir.

  • İstekliler için: Yeterlik belgelerinin, teklif sunma süresinin son anına kadar geçerli olduğundan emin olmaları hayati önem taşımaktadır. Aynı şekilde, bir rakibin yeterliğini sorgularken, sadece belgenin mevcut durumuna değil, ihale anındaki durumuna odaklanmak gerekir. İhale günü gerçekleşen bir iptal işlemi, ihale saatinden sonra ise, şikâyet için geçerli bir gerekçe oluşturmayacaktır.
  • İdareler için: Bir yeterlik belgesinin geçerliliğine ilişkin bir şüphe veya iddia ortaya çıktığında, yüzeysel bir kontrol yerine, belgeyi düzenleyen kurumdan resmi teyit alarak belgenin "ihale saati" itibarıyla durumunu netleştirmeleri, hukuken sağlam bir karar vermelerini sağlar. Bu vaka, idarelerin değerlendirmelerinde takvim gününden ziyade, ihale saatini esas almalarının zorunluluğunu bir kez daha teyit etmiştir.

Sonuç olarak, hukukta zamanlama her şeydir ve bu kural, kamu ihalelerinin geçerlilik denetiminde de en belirleyici unsurlardan biri olarak karşımıza çıkmaktadır.