Elektronik ihale (e-ihale) sistemi, kamu alımlarında verimliliği ve şeffaflığı artırırken, istekliler için de uyulması gereken katı usul kuralları getirmiştir. Bu sistemin merkezinde yer alan Yeterlik Bilgileri Tablosu, teklifin adeta bir "beyin tomografisi" gibidir ve bu tabloda yapılan en küçük bir hata veya ihmal, teklifin geçersiz sayılmasına neden olabilir. İhale süreçlerinin bu dijital ve hassas doğası, profesyonel rehberliğin önemini ortaya koymaktadır. Yaka Danışmanlık, e-ihale süreçlerinde, Yeterlik Bilgileri Tablosu'nun doğru doldurulmasından teklifin usulüne uygun sunulmasına kadar tüm aşamalarda, isteklilerin hak kaybı yaşamasını önleyecek uzmanlık desteği sağlamaktadır. Kamu İhale Kurulunun 23.07.2025 tarihli ve 2025/UH.I-1569 sayılı kararı, vekaleten teklif verme durumunda vekaletname bilgisinin Yeterlik Bilgileri Tablosu'nda beyan edilmemesinin sonuçlarını net bir şekilde gözler önüne sermektedir.

Dijital İmza Var, Beyan Yok: Değerlendirme Dışı Bırakılan Teklif

Bir su ve atıksu idaresi tarafından düzenlenen "Arıtma Çamuru Nakli ve Bertarafı Hizmet Alımı" ihalesine elektronik ortamda teklif sunan bir şirketin teklifi, "e-teklifi imzalayan kişiye ilişkin vekaletnamenin beyan edilmediği" gerekçesiyle idare tarafından değerlendirme dışı bırakılmıştır.

Başvuru sahibi şirket, Kuruma yaptığı itirazda, e-teklifi imzalayan vekilin noter onaylı vekaletnamesinin ihale öncesinde EKAP sistemine zaten yüklenmiş olduğunu, bu bilginin EKAP veya Türkiye Noterler Birliği sistemi üzerinden sorgulanarak teyit edilebileceğini savunmuştur. Bu nedenle, durumun bir "belge eksikliği" değil, idare tarafından tamamlatılması gereken bir "bilgi eksikliği" olduğunu iddia ederek, tekliflerinin yeniden değerlendirmeye alınmasını talep etmiştir.

Kurulun Kararı: Yeterlik Bilgileri Tablosu Teklifin Esasıdır

Kamu İhale Kurulu, yaptığı incelemede idarenin kararını yerinde bularak başvuruyu reddetmiştir. Kurul'un kararının temelini, e-ihalelerin kendine özgü yapısı ve Yeterlik Bilgileri Tablosu'nun bu yapıdaki merkezi rolü oluşturmaktadır.

Kurul, öncelikle İdari Şartname'de "Vekaleten ihaleye katılma halinde, vekil adına düzenlenmiş, ihaleye katılmaya ilişkin noter onaylı vekaletname" bilgisinin beyan edilmesinin bir yeterlik kriteri olarak istendiğini tespit etmiştir. Elektronik ihalelerde, istekliler bu tür bilgileri Yeterlik Bilgileri Tablosu'ndaki ilgili alanları doldurarak veya ilgili belgeyi bu tablo ile ilişkilendirerek beyan etmek zorundadır.

Başvuru sahibinin savunmasının aksine Kurul, bir belgenin sadece isteklinin kendi EKAP sayfasına yüklenmiş olmasının, o ihaleye sunulmuş olduğu anlamına gelmediğini vurgulamıştır. İsteklinin, her bir ihale için özel olarak oluşturulan Yeterlik Bilgileri Tablosu'nda, o ihalede kullanacağı belgeleri ve bilgileri açıkça beyan etmesi gerekmektedir.

Kurul, vekaletname gibi "teklif vermeye yetkili olunduğunu" gösteren temel bir belgenin Yeterlik Bilgileri Tablosu'nda hiç beyan edilmemesini, "bilgi eksikliği" olarak değil, teklifin esasını değiştiren nitelikte bir "belge eksikliği" olarak yorumlamıştır. Bilgi eksikliği, sunulmuş bir belgedeki küçük, teyide muhtaç veya eksik yazılmış bir bilgiyi ifade ederken; bir belgenin hiç beyan edilmemesi, o yeterlik şartının hiç karşılanmadığı anlamına gelmektedir. 4734 sayılı Kanun ve ilgili yönetmelikler, bu tür eksik belgelerin sonradan tamamlatılmasına izin vermemektedir. Sonuç olarak, teklifi imzalayan kişinin yetkisi ihale anında belgelenmediği için teklif usulüne uygun sunulmamış sayılmış ve değerlendirme dışı bırakma işlemi hukuka uygun bulunmuştur.

Analizin Sonucu ve Taraflar İçin Çıkarımlar

Bu karar, e-ihaleye katılan tüm istekliler için kritik bir uyarı niteliğindedir.

İstekliler için en önemli ders, Yeterlik Bilgileri Tablosu'nu doldururken azami dikkat ve özeni göstermeleri gerektiğidir. Teklifi kimin imzalayacağı, bu kişinin şirket ortağı/yöneticisi mi yoksa vekil mi olduğu netleştirilmeli ve buna uygun beyanlar eksiksiz yapılmalıdır. Vekaleten katılım durumunda, vekaletname belgesinin ilgili satırda beyan edilmesi veya tabloyla ilişkilendirilmesi mutlak bir zorunluluktur. Belgelerin daha önce EKAP'a yüklenmiş olması, bu zorunluluğu ortadan kaldırmaz.

İdareler açısından ise bu karar, e-ihalelerde değerlendirmenin temel ekseninin Yeterlik Bilgileri Tablosu olduğunu teyit etmektedir. İdareler, değerlendirme yaparken bu tabloda beyan edilen bilgilerle sınırlıdır. Bir isteklinin beyan etmediği bir belgeyi, "EKAP'ta vardır" veya "sorgulanabilir" diyerek re'sen dikkate alamazlar. Bu durum, tüm isteklilere eşit muamele ilkesinin bir gereğidir. Karar, "bilgi eksikliği" ve "belge eksikliği" arasındaki ince çizgiyi netleştirerek, idarelerin tamamlatma yetkisinin sınırlarını da çizmektedir.