Kabul Tarihi İşin Bitiş Tarihinden Önce Olan İş Deneyim Belgesi Geçerli midir? İş Bitmeden Alınan İş Bitirme Belgesi Geçersizdir! KİK'ten Hatalı Belge Tespiti

İhalelerde yeterlik kriterlerinin başında gelen iş deneyim belgelerinin, Kamu İhale Mevzuatı'nda belirtilen usul ve esaslara harfiyen uygun olarak düzenlenmesi şarttır. Özellikle hizmet alımlarında, bir işin "iş bitirme belgesi"ne hak kazanabilmesi için o işin sözleşmeye uygun olarak tamamlanması ve idare tarafından "kabul işlemlerinin" yapılmış olması gerekir. Bu tür karmaşık ihale, sözleşme ve hakediş sorunlarınızda, sürecin doğru yönetilmesi ve hak kayıplarının önlenmesi için Yaka Danışmanlık uzmanlığından destek almak, sunduğunuz veya rakiplerinizin sunduğu belgelerin geçerliliğini denetleyerek ihale sürecindeki pozisyonunuzu güçlendirir. Kamu İhale Kurulu'nun (KİK) 05.02.2025 tarihli ve 2025/UH.II-415 sayılı kararı, iş tamamlanmadan düzenlenen bir iş deneyim belgesinin geçersiz olduğuna hükmetmiştir.

Kararın İlgili Kısmı

"Yapılan tespit ve incelemeler neticesinde; Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği'nin 45'inci maddesi uyarınca, kabulü henüz yapılmayan hizmet işlerinde yüklenici iş bitirme belgesi düzenlenmesinin mümkün olmadığı, iddiaya konu hususa ilişkin olarak yapılan yazışmalar neticesinde ihale üzerinde kalan istekli tarafından sunulan 16.12.2024 tarihli iş deneyim belgesine konu hizmet işinin ancak 31.12.2024 tarihinde tamamlandığı... iş bitirme belgesinin düzenlendiği tarihte, belgeye konu işin henüz tamamlanmamış olduğu bu sebeple de iddiaya konu iş deneyim belgesinin hatalı şekilde hazırlandığı ve ihale üzerinde kalan isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği..."

Olayın Arka Planı: İşin Bitiş Tarihinden Önce Düzenlenen Belge

Bir "Personel Servisi Kiralama" ihalesinde, ihaleyi kazanan firma (Kent Taşımacılık) iş deneyimini tevsik etmek için EKAP üzerinden alınan bir iş bitirme belgesi sunar. Belgede, işin kabul tarihi "16.12.2024" olarak görünmektedir. Başvuru sahibi firma, bu belgenin usulsüz olduğunu, çünkü belgeye konu işin sözleşmesinin 31.12.2024 tarihinde bittiğini, dolayısıyla iş bitmeden kabul yapılamayacağını ve belge düzenlenemeyeceğini iddia eder.

KİK'in İncelemesi ve Belgenin Geçersizliği

KİK, iddiayı araştırmak için iş deneyim belgesini düzenleyen idareye (Malatya Açık Ceza İnfaz Kurumu) yazı yazar.

  1. İdarenin Cevabı: Belgeyi düzenleyen idare, yüklenicinin 16.12.2024 tarihinde "iş deneyim belgesi talebinde bulunduğunu" doğrular. İdare, o tarih itibarıyla işin %80'inden fazlasının tamamlandığını tespit ederek ve işin 31.12.2024'e kadar sorunsuz devam edeceğini öngörerek "iyi niyetle" 16.12.2024 tarihinde iş bitirme belgesini düzenlediğini belirtir. İdare, işin fiilen 31.12.2024 tarihinde tamamlandığını ve son hakedişin bu tarihte yapıldığını da teyit eder.
  2. KİK'in Hukuki Değerlendirmesi: KİK, bu durumu mevzuata açıkça aykırı bulur. Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği'nin (HİUY) 39. ve 45. maddeleri, iş bitirme belgesinin ancak "kabul işlemleri tamamlanan" hizmet alımları için düzenlenebileceğini emreder.
  3. %80 Kuralının Yanlış Yorumlanması: İdarenin "işin %80'i bitti" savunması da geçersizdir. %80 gerçekleşme oranıyla belge düzenlenebilmesi, sadece HİUY Md. 39(1)(b) kapsamında "devredilen işler" için geçerli istisnai bir durumdur. Normal devam eden bir işte, işin %100'ü bitmeden ve kabulü yapılmadan belge düzenlenemez.
  4. Sonuç: Belge, düzenlendiği tarih (16.12.2024) itibarıyla iş henüz tamamlanmadığı ve kabulü yapılmadığı için "hatalı olarak düzenlenmiş" kabul edilmiştir. Bu nedenle, ihaleyi kazanan firmanın yeterlik şartını sağlamadığına ve değerlendirme dışı bırakılması gerektiğine karar verilmiştir.

KİK, ayrıca hatalı belgeyi düzenleyen idareye, bu belgeyi iptal etmesi ve işin gerçek bitiş tarihine (31.12.2024) uygun yeni bir belge düzenlemesi için bildirimde bulunulmasına karar vermiştir.

Analizin Sonucu

  • İş deneyim belgeleri (iş bitirme, iş durum) mutlak suretle işin fiilen tamamlanıp "kabul işlemleri" yapıldıktan sonra düzenlenmelidir.
  • Bir işin bitiş tarihinden (sözleşmesel bitiş) veya fiili kabul tarihinden önce düzenlenmiş bir iş bitirme belgesi, ihalede geçersiz sayılır.
  • İdarelerin, "işin %80'i bitti" veya "iyi niyetle" hareket ederek iş bitmeden belge düzenlemesi mevzuata aykırıdır. %80 kuralı sadece sözleşmenin devredildiği istisnai durumlar için geçerlidir.
  • İstekliler, rakiplerinin sunduğu iş deneyim belgelerindeki kabul tarihi ile EKAP'tan ulaşılabilecek sözleşme bitiş tarihlerini karşılaştırarak bu tür usulsüzlükleri tespit edebilirler.