Özel İmalat Kalemlerinde Belgeleme Sorunu

Yapım ihalelerinde, standart Çevre ve Şehircilik Bakanlığı pozları dışında kalan "özel imalat" kalemleri, aşırı düşük teklif sorgulamalarının en çetrefilli kısmını oluşturur. İstekliler, resmi birim fiyatı olmayan bu kalemleri (örneğin özel ölçülü yangın kapısı veya özel mukavemetli ahşap) açıklarken sıklıkla hataya düşmektedir. Bu tür karmaşık ihale, sözleşme ve hakediş sorunlarınızda, sürecin doğru yönetilmesi ve hak kayıplarının önlenmesi için Yaka Danışmanlık uzmanlığından destek almak, teklifinizin geçerliliğini korumanızı sağlar. Bu analizde, Kamu İhale Kurulu'nun 29.05.2025 tarihli ve 2025/UY.I-1254 sayılı Kararı mercek altına alınmıştır.

Kararın İlgili Kısmı

"...tutarı tespit tutanağında mamulün ağırlıklı ortalama birim satış tutarına ilişkin bilgiler ile tutanağın tarih ve sayısının belirtilmediği, tutanağın üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifinin dayanağı olarak düzenlenmediği, bu haliyle söz konusu açıklamanın kamu ihale mevzuatına uygun olmadığı anlaşılmıştır."

Ahşap Karkas ve Yangın Kapısı Maliyetlerinin Açıklanması

Analize konu ihalede, bir istekli "Ahşap Karkas İmalatı" ve "Yangın Kapısı" gibi iş kalemleri için aşırı düşük teklif açıklaması sunmuştur. İstekli, bu kalemlerde kullanılan "C24 Mukavemet Değerine Haiz Yerli Ağaç" gibi özel nitelikli malzemeler için üçüncü firmalardan aldığı fiyat tekliflerini veya kendi geçmiş faturalarını sunmuştur. Ancak rakip firma, sunulan faturaların tarihinin uyumsuz olduğunu, malzemelerin teknik şartnamede istenen (C24 mukavemet gibi) özellikleri karşıladığının belgelenmediğini ve sunulan maliyet tespit tutanaklarının usulüne uygun olmadığını iddia etmiştir.

Maliyet Tespit Tutanaklarındaki Şekil Eksiklikleri

Kurul incelemesinde, isteklinin sunduğu belgelerde ciddi usul hataları tespit edilmiştir. Özellikle, üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifini desteklemek için sunulan "Satış Tutarı Tespit Tutanağı"nda (Ek-O.6), mevzuatın zorunlu kıldığı "ağırlıklı ortalama birim satış tutarı" bilgisinin yer almadığı, tutanağın tarih ve sayısının eksik olduğu görülmüştür. Ayrıca, faturada yer alan ürün tanımı ile ihalede istenen ürün tanımı arasında uyumsuzluklar (örneğin sadece "kereste" yazması, mukavemet sınıfının belirtilmemesi) olduğu belirlenmiştir.

Kurul Kararı: Belge İçeriği ve Uygunluk Şarttır

Kamu İhale Kurulu, aşırı düşük teklif açıklamasının reddedilmesi gerektiğine karar vermiştir. Kararda, sadece bir fiyat teklifi veya fatura sunmanın yeterli olmadığı, bu belgelerin Kamu İhale Genel Tebliği'nde belirtilen standart formlara (Tutanaklara) tam uyumlu olması gerektiği vurgulanmıştır. Ayrıca, dayanak faturadaki malzemenin teknik şartnamedeki özelliklerle (örneğin C24 sınıfı yerli ağaç) örtüştüğünün ispatlanması gerektiği belirtilmiştir. Uyumsuz veya eksik doldurulmuş tutanaklar, fiyatın gerçekliğini tevsik etmez.

Analizin Sonucu

Bu karar, aşırı düşük teklif hazırlayan firmalar için hayati dersler içermektedir:

  • Standart Formlara Dikkat: Maliyet veya satış tutarı tespit tutanaklarında (Ek-O.5, Ek-O.6, Ek-O.7) yer alan hiçbir satır boş bırakılmamalı, tarih/sayı ve ortalama fiyat bilgileri eksiksiz girilmelidir.
  • Ürün Tanımı Uyumu: Dayanak olarak sunulan faturadaki mal tanımı ile ihalede istenen mal tanımı birebir örtüşmelidir. "Kereste" demek yetmez, "C24 Kereste" olduğu belgelenmelidir.
  • Fiyat Teklifi ve Tutanak İlişkisi: Fiyat teklifi veren firmanın, bu fiyatı verebilmesi için gerekli yasal altyapıyı (tutanak, fatura vb.) meslek mensubu (SMMM/YMM) aracılığıyla hatasız oluşturması şarttır.