Giriş: Belgeler Arasındaki İnce Çizgi

Kamu ihalelerine katılım süreci, titizlik ve dikkat gerektiren, bol belgeli bir maratondur. Bu maratonda atılacak en küçük bir yanlış adım, bir firmanın belki de aylarca hazırlandığı bir ihaleden elenmesine neden olabilir. Bu adımların en temel olanlarından biri de, teklifi imzalayan kişinin yetkili olduğunu ve imzasının bir örneğini (tatbik imzasını) idareye sunmaktır. Bu amaçla mevzuat, gerçek kişiler için "imza beyannamesi," tüzel kişiler için ise "imza sirküleri" sunulmasını ister.

Ancak 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu'nda yapılan bir değişiklikle, tüzel kişilerin (şirketlerin) imza sirküleri yerine ticaret sicil müdürlüğünden alacakları imza verilerini içeren belgeleri kullanabilmesinin önü açıldı. Bu durum, pratikteki "imza sirküleri" ve "imza beyannamesi" kavramları arasındaki ayrımı daha da karmaşık hale getirdi. Peki, mevzuatın açıkça "imza beyannamesi" istediği bir durumda, bir istekli sehven "imza sirküleri" sunarsa ne olacaktı? Bu şekli hata, teklifin doğrudan reddedilmesi için yeterli bir sebep midir? Kamu İhale Kurulu (KİK), 2021/DK.D-283 sayılı ilke kararıyla, "şeklin öze feda edilmemesi" gerektiğini vurgulayan, son derece pragmatik bir karar vermiştir.

 

İmza Beyannamesi ve İmza Sirkülerinin Esası

Sorunun temelinde, idari işlemlerde "usul" ile "esas" arasındaki hassas denge yatmaktadır.

Şekilci (Usulcü) Yaklaşım: Bu yaklaşıma göre, mevzuat bir belgeyi belirli bir isimle ("imza beyannamesi") istiyorsa, istekli tam olarak o belgeyi sunmak zorundadır. Farklı bir isim taşıyan bir belge ("imza sirküleri") sunmak, dokümana aykırılıktır ve teklifin değerlendirme dışı bırakılmasını gerektirir. Bu yaklaşım, kuralların katı bir şekilde uygulanmasını ve idarelerin takdir yetkisini ortadan kaldırmayı hedefler.

Öz (Esas) Odaklı Yaklaşım: Bu yaklaşıma göre ise, önemli olan belgenin adı değil, yerine getirdiği fonksiyondur. İdare, "imza beyannamesi"ni neden istemektedir? Amacı, teklifi imzalayan kişinin yetkili olduğunu ve imzasının neye benzediğini görmektir. Eğer sunulan "imza sirküleri," bu iki bilgiyi de eksiksiz ve hukuken geçerli bir şekilde sağlıyorsa, belgenin adının farklı olması esasa etkili bir eksiklik değildir. Bu yaklaşım, aşırı şekilcilik nedeniyle hak kaybı yaşanmasının önüne geçmeyi amaçlar.

 

KİK'in Kararı: Önemli Olan Belgenin Anlamı

KİK, bu ikilem karşısında açıkça "öz odaklı" yaklaşımı benimsemiştir. Kurul, Türk Ticaret Kanunu'ndaki değişiklikleri ve belgelerin hizmet ettiği amacı göz önünde bulundurarak, bu tür bir şekli hatanın tek başına bir eleme sebebi olamayacağına karar vermiştir.

KİK'in 2021/DK.D-283 sayılı kararına göre:

İhaleye katılım, aşırı düşük teklif açıklaması veya şikayet başvuruları gibi işlemlerde, imza beyannamesi yerine imza sirküleri sunulması, tek başına bir ret veya değerlendirme dışı bırakma gerekçesi oluşturmaz.

Ancak bu esnekliğin kritik bir şartı vardır: Sunulan imza sirkülerinin, ilgili belgeyi (teklif mektubu, açıklama yazısı, şikayet dilekçesi vb.) imzalayan yetkili kişinin tatbik imzasını (imza örneğini) net bir şekilde gösteriyor olması kaydıyla.

Yani, KİK özetle şunu söylemektedir: "Belgenin adına takılmayın. Benim için önemli olan, Ahmet Yılmaz'ın imzaladığı teklif mektubundaki imza ile, onun yetkili olduğunu gösteren resmi belgedeki imza örneğinin aynı kişi tarafından atıldığını teyit edebilmektir. Eğer sunduğun imza sirküleri bu teyidi yapmamı sağlıyorsa, sorun yoktur." KİK'in bu kararı, kamu ihale sistemini daha adil ve daha az bürokratik hale getiren son derece olumlu bir adımdır.

Hak Kayıplarını Önlemesi: Karar, basit bir belge isimlendirme hatası veya dalgınlık nedeniyle, esası tamamen uygun olan bir teklifin elenmesinin önüne geçmektedir. Bu, hakkaniyet ilkesinin somut bir yansımasıdır.

İdarelerin İş Yükünü Azaltması: Bu karar, idareleri "imza sirküleri mi, beyanname mi?" gibi esasa etkili olmayan şekli tartışmalardan kurtararak, enerjilerini tekliflerin mali ve teknik yeterliğini incelemeye odaklamalarını sağlar.

Ticari Hayatla Uyum: Türk Ticaret Kanunu'ndaki modernleşme ve dijitalleşme adımlarıyla uyumlu bir yorum getirerek, ihale hukukunun ticari hayatın gerçeklerinden kopuk olmaması gerektiğini göstermektedir.

Karara yönelik ciddi bir eleştiri getirmek pek mümkün değildir. Zira karar, bir kuralı ortadan kaldırmak yerine, bir kuralın amacına uygun şekilde yorumlanmasını sağlamaktadır. Belgenin temel fonksiyonu olan "imza teyidi" sağlandığı sürece, şekli farklılıkların tolere edilmesi, hem adil hem de verimli bir idari yaklaşımın gereğidir.

 

Sonuç

KİK'in 2021/DK.D-283 sayılı kararı, idarelere ve ihale komisyonlarına net bir mesaj vermektedir: Aşırı şekilcilikten kaçının ve belgelerin ruhuna, yani hizmet ettikleri amaca odaklanın. İmza beyannamesi ile imza sirküleri arasındaki fark, eğer her ikisi de yetkili kişinin imzasını doğrulama görevini yerine getiriyorsa, bir eleme sebebi olamaz. Bu karar, kamu ihalelerinde bürokratik engellerin azaltılması ve ihalelerin esasa ilişkin rekabet üzerinden sonuçlanması hedefine hizmet eden, akılcı ve pragmatik bir adımdır.