Uluslararası alanda faaliyet gösteren firmaların kamu ihalelerine katılımı, rekabeti artırması açısından teşvik edilen bir durumdur. Ancak bu firmaların yurt dışında edindikleri deneyimleri Türkiye'deki ihalelerde kullanabilmeleri, sundukları yabancı menşeli belgelerin usulüne uygun olarak tasdik edilmesine bağlıdır. Bu tasdik süreçleri, belgenin gerçekliğini ve hukuki geçerliliğini teyit etmeyi amaçlayan katı kurallara tabidir. İhale, sözleşme ve hakediş süreçlerinde bu uluslararası tasdik kurallarının doğru uygulanması, teklifin geçerliliği için kritik önem taşır. Yaka Danışmanlık, yurt dışı belgelerin Türkiye'deki ihale mevzuatına uygun hale getirilmesi konusunda firmalara uzman danışmanlık hizmeti sunmaktadır. Kamu İhale Kurulunun 02.07.2025 tarihli ve 2025/UD.I-1443 sayılı kararı, yurt dışı iş deneyim belgelerinin tasdikinde sıkça yapılan bir hatayı ve bu hatanın sonuçlarını göstermesi bakımından aydınlatıcıdır.

Yabancı Resmi Belgelerin Tasdikinde Apostil Kuralı

Danışmanlık Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği'nin 31. maddesi, yabancı ülkelerde düzenlenen resmi belgelerin Türkiye'de geçerli olabilmesi için nasıl tasdik edileceğini detaylı olarak düzenler. Yabancı Resmi Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması Sözleşmesi'ne (Lahey Sözleşmesi) taraf olan ülkelerde (Özbekistan bu ülkelerdendir) düzenlenen belgeler için "apostil tasdik şerhi" yeterlidir. Apostil şerhinin temel işlevi; belgedeki imzanın doğruluğunu, belgeyi imzalayan kişinin hangi sıfatla imzaladığını ve varsa belge üzerindeki mührün aslı ile aynı olduğunu teyit etmektir. Yani apostil, belgenin içeriğini değil, belgedeki imzanın ve yetkinin gerçekliğini onaylar.

Tasdik Silsilesindeki Kritik Hata

İncelemeye konu olan danışmanlık ihalesinin ön yeterlik aşamasında, bir iş ortaklığının özel ortağı, Özbekistan'da özel bir firmadan aldığı iş deneyim belgesini sunmuştur. Belgenin tasdik süreci şu şekilde işlemiştir:

  1. Özbekistan'daki özel firma, iş deneyim belgesini düzenlemiş ve imzasız bir şekilde mühürlemiştir.
  2. İstekli, bu belgenin bir kopyasını Taşkent'teki bir notere götürmüş ve noter, bu kopyanın aslının birebir aynısı olduğunu tasdik etmiştir.
  3. Son olarak, Özbekistan Dışişleri Bakanlığı, noterin imzasını ve mührünü onaylayan bir apostil tasdik şerhi düzenlemiştir.

Kamu İhale Kurulu, bu tasdik silsilesinde ("teselsülen tasdik") kritik bir hata tespit etmiştir. Apostil şerhi, iş deneyim belgesini aslen düzenleyen özel firma yetkilisinin imzasını ve yetkisini değil, sadece belgenin kopyasını onaylayan noterin imzasını ve yetkisini tasdik etmektedir. Noter ise belgenin aslını düzenleyenin imzasının doğruluğunu değil, sadece kendisine ibraz edilen kopyanın aslına uygunluğunu onaylamıştır. Sonuç olarak, iş deneyim belgesini ilk düzenleyen kişinin imzasının ve yetkisinin gerçekliğine dair zincirde hiçbir resmi teyit bulunmamaktadır. Yönetmelik, apostil şerhinin veya teselsülen tasdikin, "bir önceki merciye ilişkin" olması gerektiğini açıkça belirtir; bu durumda aslolan, orijinal belgeyi imzalayan kişinin imzasının doğrulanmasıdır. Bu yapılmadığı için Kurul, belgenin sunuluş şeklinin mevzuata aykırı olduğuna karar vermiştir.

Analizin Sonucu ve Taraflar İçin Çıkarımlar

Bu karar, yurt dışı iş deneyim belgelerinin sunumunda son derece dikkatli olunması gerektiğini göstermektedir.

İdareler açısından: Ön yeterlik veya yeterlik değerlendirmesi sırasında yurt dışından temin edilmiş ve apostil şerhi taşıyan belgeleri incelerken, apostilin neyi tasdik ettiğine dikkatle bakmalıdırlar. Apostil, sadece bir noterin "aslının aynıdır" şerhini onaylıyorsa, bu yeterli değildir. Apostilin veya tasdik zincirinin, belgeyi aslen düzenleyen kurum veya kişinin imza ve yetkisini doğruladığından emin olunmalıdır.

İstekliler açısından: Yurt dışında tamamladıkları bir işe ait deneyim belgesini Türkiye'deki bir ihalede kullanacaklarsa, tasdik sürecini doğru işletmeleri hayati önem taşır. Belgenin bir kopyasını notere onaylatıp, ardından noterin imzasına apostil almak, yaygın ancak hatalı bir yöntemdir. Doğru yöntem, iş deneyim belgesinin aslını, o ülkenin apostil vermeye yetkili makamına (genellikle dışişleri bakanlığı, adalet bakanlığı veya valilikler) götürerek, belgeyi düzenleyen kişinin imzasının ve yetkisinin doğrudan tasdik edilmesini sağlamaktır. Bu basit usul hatası, milyonlarca liralık bir iş deneyim belgesinin geçersiz sayılmasına neden olabilir.

Sonuç olarak Kurul, bu kararıyla, uluslararası belgelerin tasdikinde şekil şartlarına ne kadar sıkı bağlı olduğunu ve tasdik zincirindeki en ufak bir kopukluğun belgenin geçerliliğini ortadan kaldıracağını net bir şekilde ortaya koymuştur.