İş Deneyim Belgesindeki Hatalı Tutar İhaleye Engel mi? KİK'in "Sehven Hata" Yorumu

İhale sürecinde sunulan yeterlik belgeleri, özellikle de iş deneyim belgeleri, en küçük bir hata veya tutarsızlıkta dahi tekliflerin değerlendirme dışı bırakılmasına neden olabilmektedir. Ancak bu hatanın kaynarı idarenin kendisi (belgeyi düzenleyen) ise durum değişmektedir. Bu tür karmaşık ihale, sözleşme ve hakediş sorunlarınızda, sürecin doğru yönetilmesi ve hak kayıplarının önlenmesi için Yaka Danışmanlık uzmanlığından destek almak, belgelerdeki maddi hataların hukuki sonuçlarını doğru analiz etmenizi sağlar. Kamu İhale Kurulu'nun 19.02.2025 tarihli ve 2025/UH.I-558 sayılı kararı, idare kaynaklı "sehven" bir hatanın, isteklinin aleyhine kullanılamayacağını göstermiştir.

Kararın İlgili Kısmı

"... "Belge Tutarı" kısmına sehven 960.900,00TL yazıldığı, esasen 1.921.800,00 TL yazılması gerekliliği anlaşılmıştır. ... Söz konusu iş bitirme belgesinin belge tutarının EKAP üzerinden hatalı düzenlenmesine ilişkin hususun belge kaydını yapan idarenin hatasından kaynaklandığı ve değerlendirmeye esas alınacak belge tutarının 1.921.800,00 TL olduğu anlaşılmış olup..."

Olayın Arka Planı: İş Deneyim Belgesindeki Kafa Karıştıran Tutar Farkı

Bir "Personel Öğle Yemeği Hizmeti" ihalesinde, bir istekli, ihale üzerinde bırakılan kazanan firmanın (Sezer Demir) yeterliğine itiraz etmiştir. İtirazın odak noktası, kazanan firmanın sunduğu iş deneyim belgesidir.

KİK'in yaptığı incelemede, kazanan firmanın sunduğu iş bitirme belgesinin (ki bu belge, ihaleyi yapan idarenin kendisi tarafından düzenlenmişti) EKAP kaydında şu bilgilerin yer aldığı görüldü:

  • Gerçekleştirilen İş Tutarı: 1.921.800,00 TL
  • Belge Tutarı: 960.900,00 TL

İhalenin asgari iş deneyim şartı 1.407.900,00 TL idi. Eğer "Belge Tutarı" (960 Bin TL) esas alınırsa, istekli yeterlik şartını sağlamıyordu. Eğer "Gerçekleştirilen İş Tutarı" (1.92 Milyon TL) esas alınırsa, şartı sağlıyordu.

KİK'in Değerlendirmesi: Belgeyi Düzenleyen İdareye Sordu ve Hatayı Düzeltti

KİK, bu bariz tutarsızlığı netleştirmek için belgeyi düzenleyen (ve ihaleyi yapan) idareden (Tapu Kadastro 17. Bölge Müdürlüğü) bilgi istemiştir.

İdare, Kurum'a gönderdiği cevabi yazıda durumu şu şekilde açıklamıştır:

İhale komisyonu, belgenin kendileri tarafından düzenlendiğini görmüş ve inceleme yapmıştır. İnceleme sonucunda, iş bitirme belgesinin "Belge Tutarı" kısmına sehven (maddi bir hata sonucu) 960.900,00 TL yazıldığı, esas alınması gereken tutarın 1.921.800,00 TL olduğu anlaşılmıştır. İdare, bu durumu teyit eden hakediş takip tablosunu da Kurum'a sunmuştur.

Bu bilgi üzerine KİK, şu değerlendirmeyi yapmıştır:

  1. İş bitirme belgesindeki hatalı tutarın, belgeyi düzenleyen idarenin hatasından kaynaklandığı sabittir.
  2. İdare, bu hatayı kabul etmiş ve hakediş raporları gibi kanıtlayıcı belgelerle birlikte esas alınması gereken doğru tutarın 1.921.800,00 TL olduğunu teyit etmiştir.
  3. Bu durumda, değerlendirmeye esas alınacak belge tutarı 1.921.800,00 TL'dir.
  4. Bu tutar (1.92 Milyon TL), ihalede aranan asgari iş deneyim tutarını (1.4 Milyon TL) fazlasıyla karşılamaktadır.

Bu gerekçelerle KİK, iş deneyim belgesinin geçerli olduğuna ve şikâyetçinin (İlvan Gıda) iddiasının yerinde olmadığına karar vererek başvuruyu reddetmiştir. Kurul ayrıca, idareye, EKAP'taki bu hatalı iş bitirme belgesini (2023/1485898-8384450-1-1) düzelterek doğru tutar üzerinden yeniden düzenlemesi için bildirimde bulunulmasına hükmetmiştir.

Analizin Sonucu

Bu karar, hem idareler hem de istekliler için önemli dersler içermektedir:

  • İdare Kaynaklı Hatalar İstekliye Yüklenemez: Bir yeterlik belgesindeki hata (tutar, tarih, unvan vb.), belgeyi düzenleyen idarenin "sehven" yaptığı bir yanlışlıktan kaynaklanıyorsa ve bu durum kanıtlanabiliyorsa, bu hata isteklinin aleyhine yorumlanarak elemeye gerekçe yapılamaz.
  • KİK'in Araştırma Görevi: KİK, belgelerde bu tür bariz tutarsızlıklar gördüğünde, sadece şekli bir incelemeyle karar vermez. Belgeyi düzenleyen kurumdan re'sen bilgi ve belge isteyerek (tevsik ederek) maddi gerçeği araştırır.
  • Esas Olan Maddi Gerçektir: Hakediş raporları ve idarenin resmi teyidi ile kanıtlandığı üzere, isteklinin gerçekte yaptığı işin tutarı asgari şartı sağlıyorsa, belgedeki bir yazım hatası (sehven hata) nedeniyle hak kaybına uğratılamaz.
  • İsteklilerin Sorumluluğu: İstekliler, EKAP'ta kendi adlarına kayıtlı iş deneyim belgelerini periyodik olarak kontrol etmeli, bu tür maddi hatalar fark ettiklerinde, herhangi bir ihaleye girmeden önce belgeyi düzenleyen idareye başvurarak düzeltilmesini talep etmelidir.